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Paso inical para conectar Python con SQL Server

Antes de empezar con esta guía para conectar Python con SQL Server, deberás tener Primavera P6 previamente configurado en una base de datos SQL Server. Si aún no lo has hecho, echa un vistazo primero a nuestro artículo sobre cómo configurar una base de datos Microsoft SQL Server para Primavera P6 Professional.  Del mismo modo, deberás tener instalado Python en tu computadora. Y si ya tienes todo listo, comencemos.

Configurar un nuevo «Login» en Microsoft SQL Server Management Studio

Accede a Microsoft SQL Server Management Studio

El siguente paso para conectar Python con SQL Server será abrir el gestor de base de datos Microsoft SQL Server Management Studio desde el menú «Inicio» de tu ordenador. En la ventana que se abre, con nombre «Connect to Server», elige el nombre del servidor donde se encuentre la base de datos de Primavera P6 con la que trabajas y presiona el botón «Connect».

Es hora de crear un nuevo «Login» para realizar la conexión desde Python

Crea un nuevo Login ahora. Para ello, deberás acceder  dentro de la carpeta «Logins», que se encuentra dentro de la carpeta «Security». Una vez dentro, con el botón derecho del ratón sobre la carpeta «Logins», haz clic en la opción «New Login».

Configura tu nuevo «Login»

Se abrirá una nueva ventana que se llama «Login-New», donde podrás ver en la esquina superior izquierda una serie de páginas para poder navegar. En primer lugar, ve a la página que se denomina «General». En ella, deberás poner un nombre para loguear. En nuestro caso hemos seleccionado «project2080».  Selecciona la opción «SQL Server authentication» y añade una contraseña. Nosotros hemos elegido «Project*2080» como contraseña. Recuerda apuntarlo porque necesitarás estos dos datos a la hora de realizar la conexión desde Python. En el campo correspondiente a «Default database» selecciona la base de datos que usas para Primavera P6 Professional. En nuestro caso es «PROJECT2080».

En la página «Server Roles», asegúrate de marcar la función «sysadmin». La opción «public» viene por defecto y la puedes dejar marcada también si tu perfil es público.

Asegúrate de que en cada una de las ventanas siguienes tienes haces la misma selección que te mostramos a continuación.

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Por último, en la página «Status», asegúrate de tener marcadas las opciones que te mostramos en el siguiente pantallazo. Presiona «Ok» para continuar.

Una vez se haya cerrado la ventana, cierra la conexión y vuélvela a abrir. Ya habrás terminado con la configuración de acceso y podrás comenzar con la conexión con SQL Server desde Python.

Cómo crear una conexión con SQL Server desde Python

Una vez hayas creado el nuevo «Login», es hora de conectar Python con SQL Server. Para ello, abre un nuevo notebook en Python y crear una conexión con SQL Server. De este modo, podremos tener acceso total a las tablas, campos y registros de la base de datos de Primavera P6.

Configuración del entorno en Python

En este primer paso, vamos a importar las librerías que nos van a hacer falta para realizar la conexión de Python con SQL Server. Para este artículo, sólo necesitaremos las librerías «pyodbc» y «pandas», como se muestra en el siguiente código.

Crear conexión con SQL Server

Para poder trabajar, vamos a leer los datos de la base de datos de Primavera P6 (en nuestro caso, se llama «PROJECT2080») que se encuentra en `SQL Server`. Para ello, vamos a crear una conexión a SQL Server gracias al usuario `project2080` que previamente hemos creado. También necesitarás descargar e instalar el controlador ODBC para SQL Server, para poder realizar la conexión con la librería «pyodbc» de Python.

Usa el siguiente código en Python y asegúrate de poner las cuatro variables según lo hayas configurado tú en tu ordenador.

Crear dataframes basados en consultas a la base de datos

A continuación, vamos a crear dos dataframe:

1. el primer dataframe mostrará las tablas que hay en nuestra base de datos de P6
2. el segundo dataframe hará referencia a los campos o columnas de la base de datos.

Para ello, será necesario crear un cursor a la conexión para poder ir almacenando la información en memoria. Mediante consultas o «queries» accederemos a las tablas de nuestra base de datos de Primavera P6 Professional. Por último, guardaremos estas consultas como dataframes que inspeccionaremos a continuación. A continuación, puedes echar un vistazo al código a usar en Python.

Asegúrate de cerrar el cursor.

Tras conectar Python con SQL Server: inspecciona los datos

Ya tenemos guardados dos dataframe: uno que hace referencia a las tablas de nuestra base de datos y otro que hace referencia a las columnas. En este último paso, vamos a inspeccionar ambos dataframes para ver qué tipo de datos hemos obtenido. Para hacer una inspeccción básica, lo haremos mediante las funciones .info() y .sample().

Como has podido observar, ya tenemos mucha información sobre el dataframe de las tablas (df_tablas) usando la función .info(). Hay 404 entradas que van de la 0 a la 403. El número total de columnas es 4, las cuales vienen identificadas con un número de índice (#), el nombre de la columna («Column»), el número de valores no nulos («Non-Null Count») y el tipo de dato («Dtype). Nuestras tablas no presentan ningún valor no nulo, y los datos son del tipo «object». Por último, podemos ver que se ha usado 12.8 kB de memoria.

Cuando usamos la función .sample() vemos una muestra aleatoría de 10 filas de nuestro dataframe de las tablas (df_tablas). Al poner el número 10 dentro del paréntesis, le estamos diciendo a Python que nos devuelva únicamente 10 filas del dataframe.

Si quieres saber cómo inspeccionar el dataframe con las columnas de nuestra base de datos de Primavera p6, puedes descargar el notebook completo sobre cómo conectar Python con SQL Server. En él también incluimos algunos filtros básicos para ver cuáles son las columnas «Primary Key» de cada tabla de la base de datos de P6.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Te dijimos que íbamos a comenzar a aplicar el Data Science y el Deep Learning a la Planificación y Control de Proyectos, y lo hemos cumplido. Conectar Python con SQL Server es sólo el primer paso. Quizá no te conviertas en un experto en programación con Python o un gurú en SQL, pero sí que tendrás todas las herramientas necesarias para poder hacer un análisis exhaustivo de tus cronogramas de actividades, encontrar patrones y hacer un análisis predictivo de tus proyectos. Y nosotros te vamos a enseñar a hacerlo. Así que si no lo has hecho aún:

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La entrada ¿Cómo conectar Python con SQL Server? se publicó primero en Project 2080.

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Cómo configurar una Microsoft SQL Server Database para Primavera P6 en 8 pasos

Antes de que sigas leyendo, te sugerimos que eches un vistazo a nuestro artículo sobre dos de las configuraciones de base de datos que nos ofrece Primavera P6 Professional y que más se utilizan cuando trabajamos con esta potente herramienta de planificación y control de proyectos.

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Paso 1: instala Microsoft SQL Express en tu ordenador

El primer paso para poder configurar Microsoft SQL Server Database para Primavera P6 es instalar Microsoft SQL Express Server. Desde la Web de Microsoft te dan la opción de descargar SQL Server con permisos o en la nube, y también te ofrecen la posibilidad de poder descargar una versión gratuita (Developer o Express). En nuestro caso, elegiremos la opción gratuita «Express» para descargar.

Una vez presiones el boton de descarga «Download now» comenzará automáticamente la descarga y podrás encontrarlo en la carpeta de «Descargas» en tu computadora. Accede a él y haz doble click sobre el archivo ejecutable («.exe») para comenzar el proceso de instalación.

A continuación, en la ventana que se abra, seleccionar el tipo de instalación «Personalizado» para poder ejecutar paso a paso el asistente de instalación y elegir los elementos que queremos instalar.

Cuando hayamos seleccionado el tipo de instalación «Personalizado», nos pedirá que seleccionemos el idioma de instalación y el directorio donde instalarlo. Una vez lo seleccionemos, clickaremos en el botón de «Instalar».

A continuación, se abrirá el Centro de Instalación de SQL Server para comenzar con el proceso de instalación. Para comenzar, selecciona la opción «Nueva instalación independiente de SQL Server o agregar características a una instalación existente» y se iniciará un asistente para instalar SQL Server 2022 (o la versión que esté disponible cuando leas este artículo).  A continuación, se abrirá una ventana de Configuración de SQL Server.

Comienza aceptando los «Términos de licencia» y demás puntos de la configuración, presionando en «Siguiente»  y así poder continuar con la instalación.  En cuanto a llegues al punto de la «Configuración de instancia», será hora de escribir el nombre que se usará en la ruta de instalación de SQL Server. Por defecto, el nombre de la instancia será «SQLExpress». Sin embargo, para este artículo hemos decidido usar el nombre «SQLExpressP2080» ya que la instancia «SQLExpress» ya la estamos usando. No obstante, podrás modificar el nombre de la instancia en cualquier momento. NOTA: asegúrate de apuntar este nombre ya que tendrás que usarlo más adelante. Una vez hayas elegido un nombre de instancia, pulsa en el botón «Siguiente».

Sigue pulsando en el botón «Siguiente» de las siguientes ventanas hasta llegar a la opción de «Configuración del Motor de base de datos». En esta ventana, selecciona «Modo mixto» como «Modo de autentificación de Window», y especifica la contraseña de la cuenta de administrador del sistema de SQL Server. Una vez haya hecho ésto, especifica los administradores de SQL Server. NOTA: apunta tanto la contraseña como los administradores de SQL Server que has especificado porque lo tendrás que usar más tarde. Una vez hayas hecho ésto, pulsa en el botón «Siguiente» para seguir con la instalación.

Continúa con la instalación usando la configuración por defecto para las siguientes pantallas, pulsando «Aceptar» o «Siguiente», según corresponda. Una vez se haya complatado la instalación de manera satisfactoria, debería aparecerte una pantalla similar a la siguiente donde podrás ver información sobre la configuración de la instalación, detalles de la instalación y la ruta del archivo «log». Pulsa entonces el botón «Cerrar» para salir del Instalador de SQL Server.

Paso 2: instala Microsoft SQL Server Management Studio (SSMS) en tu ordenador

Una vez instalado Microsoft SQL Express Server, necesitarás descargar e instalar Microsoft SQL Server Management Studio (SSMS). Podrás descargarte el instalador en este enlace de descarga, pinchando en el enlace bajo el título «Download SSMS», como aparece en el siguiente pantallazo. Una vez hagas clic en el enlace, comenzará la descarga automáticamente.

Como ocurría en el paso anterior, la descarga se habrá realizado dentro de la carpeta de «Descargas». Haz doble clic en el archivo para que se ejecute la instalación del paquete y aparezca la ventana de instalación del Microsoft SQL Server Management Studio. A continuación, selecciona el botón de «Instalar». Usa la configuración por defecto según se ejecute la instalación del software.

Comprueba que se han instalado correctamente Microsoft SQL Express Server y Microsoft SQL Server Management Studio

Antes de pasar con el «Paso 3» de nuestra guía de «cómo configurar una Microsoft SQL Server Database para Primavera P6 en 8 pasos», vamos a comprobar que hemos instalado correctamente tanto Microsoft SQL Express Server y Microsoft SQL Server Management Studio (SSMS).

Comenzaremos abriendo Microsoft SQL Server Management Studio (SSMS) desde el Inicio de Windows, en la barra de tareas de tu ordenador.

Una vez le demos al botón de «Abrir», el programa te pedirá que inicies sesión en el servidor SQL Server. Recuerda que en el Paso 1 configuramos una nueva instancia llamada «SQLExpressP2080», la cual debemos buscar dentro del campo «Server name» / «<Browse for more…>». Dentro del desplegable «Database Engine» debería aparecer nuestro motor de base de datos «SQLExpressP2080». 

En Authentication, puede elegir entre iniciar sesión mediante Autenticación de Windows («Windows Authentication) o Autenticación de SQL Server («SQL Server Authentication»). Con la Autenticación de Windows, no tendrá que introducir ninguna credencial. Con la autenticación de SQL Server, tendrá que introducir un nombre de usuario y una contraseña. El nombre de usuario será «sa» (que significa Server Administrator o Administrador del Servidor) y la contraseña será la contraseña que había configurado durante el proceso de instalación de Microsoft SQL Server Express en el Paso 1. Te recomendamos mantener seleccionada la Autenticación de Windows. Finalmente, selecciona «Connect».

Si no has recibido ningún mensaje de error indicándote que no ha sido posible logearte, ya te habrás logeado dentro de SQL Server. Ahora ya podemos comenzar a con los siguientes pasos para configurar una Microsoft SQL Server Database para Primavera P6.

Paso 3: configura el puerto TCP/IP en tu servidor SQL Express

El siguiente paso consiste en configurar el puerto TCP/IP para el servidor SQL Express. Queremos destacar que si no completas este paso, no serás capaz de configurar la base de datos. Para ello, abriremos el «Administrador de configuración de SQL Server 2019». Como en el paso anterior, puedes abrirlo desde el Inicio de Windows, en la barra de tareas de tu ordenador.

En el SQL Server Configuration Manager, extiende «Configuración de red de SQL Server» y selecciona «Protocolos de SQLEXPRESSP2080» (en tu caso, selecciona el SQL Server que hayas creado tú).

Una vez lo hayas seleccionado, en la ventana de la derecha aparecerán los diferentes protocolos. Selecciona «TCP/IP» y abre el menú desplegable con el botón derecho de tu ratón. Selecciona «Habilitar». Se abrirá entonces una ventana de diálogo que te pedirá que se reinicie el servicio y a lo que deberás seleccionar «Aceptar».

De nuevo, con el botón derecho del ratón sobre «TCP/IP» selecciona ahora «Propiedades». En la ventana de propiedades de TCP/IP, dirígete a la pestaña «Direcciones IP» y baja hasta la altura donde veas «IPAII». Una vez lo hayas localizado, en la fila donde pone «Puerto TCP» pincha en la celda derecha que está vacía y escribe «1433». Una vez lo hayas hecho, dale a «Aceptar» y una nueva ventana de diálogo nos dirá que los cambios se guardarán, pero que no surtirán efecto hasta que se detenga y reinicie el servicio. Selecciona «Aceptar» para salir de la ventana de diálogo.

Ahora ya estamos en disposición de reiniciar el SQL Server directamente desde dentro del «SQL Server Configuration Manager».  Para ello, selecciona «Servicios de SQL Server» en la ventana de la izquierda. Luego, en la ventana de la derecha, selecciona «SQL Server (SQLEXPRESSP2080)» (o el que corresponda con la instancia que hayas creado tú) y, con el boton derecho del ratón, abre el menú desplegable y selecciona «Reiniciar».

Una vez que el SQL Service se haya reiniciado satisfactoriamente, puedes ya cerrar el «SQL Server Configuration Manager» y seguir con los siguientes pasos de esta guía.

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Paso 4: descarga la herramienta de Configuración de Base de Datos de Primavera P6

Una vez que hemos configurado SQL Server en nuestro ordenador, es hora de descargar los paquetes relativos a Primavera P6 Professional. Para ello, nos descargaremos todos los archivos de instalación que necesitaremos desde Oracle Software Delivery Cloud. Para poder descargar los archivos desde el Cloud de Oracle, lo primero que deberás hacer es crear una cuenta. Una vez tengas tu cuenta creada, busca «Primavera P6 Professional Project Management» y selecciona la versión que desees. En nuestro caso seleccionamos la versión 21.12.

Una vez hayas seleccionado una de las versiones que ofrece Oracle, se añadirá a la carrito y podrás darle a «Continue».

Deberás descargarte al menos tres archivos: uno para las Aplicaciones, otro para la Configuración de la Base de Datos, y un tercero para la integración API. En nuestro caso, al haber seleccionado la opción DLP, nos incluye un archivo con documentación sobre el software que hemos seleccionado. Apunta el nombre del archivo que hace referencia a la Configuración de la Base de Datos (en nuestro caso, el archivo se llama V1018841.zip), que es el que usaremos en este paso. Los otros dos archivos los usaremos en el Paso 8. Presiona en el botón «Download».

Se descargará un gestor de descargas de Oracle que deberás ejecutar. Se abrirá una ventana en la que deberás seleccionar dónde quieres descargar los archivos comprimidos. Una vez lo hayas hecho, presiona «Next».

Los archivos comprimidos se habrán descargado en el destino que hayas elegido. En nuestro caso éstos se encontrarán en la carpeta de «Descargas». Selecciona el archivo «.zip» que corresponede a la Configuración de la Base de Datos y extrae todos los archivos a una nueva carpeta haciendo clic derecho con tu ratón y seleccionando «Extraer todo».

Otro paso importante es la descarga e instalación de Java, que pasamos a ver a continuación. 

Paso 5: descarga e instala Java

En este paso, vamos a necesitar descargar e instalar Java en nuestro ordenador. Para ello, nos iremos a la página de descargas de Java. Pincha en el botón de descarga, «Download Java» y se iniciará la descarga automática en la carpeta de «Descargas» de tu computadora.

Una vez se haya completado la descarga, ve a la carpeta «Descargas» y haz doble click en el archivo .exe que acabamos de descargar. En la ventana de instalación que se te abra dale a «Instalar».

Una vez se haya completado la instalación, debería aparecer una pantalla como la que se muestra a continuación. Dale al botón «Cerrar» para cerrar la pantalla y seguir con el siguiente paso.

Paso 6: configura la variable de entorno para JAVA_HOME

Una vez instalado Java en nuestro ordenador, debemos definir la variable de entorno JAVA_HOME en Windows. En caso de no hacerlo, no podremos usar la herramienta de instalación de bases de datos de Primavera P6 Professional. 

Para configurar la variable de entorno JAVA_HOME en Windows, deberás acceder al Panel de Control. Para ello, vete al botón de Inicio de Windows, teclea «Panel de Control» y ábrelo.

Dentro de la ventana del Panel de Control, busca «sistema» en la caja de búsqueda y pincha en «Editar las variables de entorno del sistema».

Una ventana de «Propiedades del Sistema» se abrirá. Ve a la pestaña «Opciones avanzadas» y selecciona el botón «Variables de entorno…».

Una vez dentro de las «Variables de entorno», en la sección «Variables del sistema», selecciona «Nueva».

Se abrirá una nueva ventana donde deberemos introducir el nombre y el valor de la nueva variable.

En el campo «Nombre de la» deberás escribir «JAVA_HOME». Para el campo «Valor de la», escribe la ruta completa en tu ordenador a la carpeta de programa de aplicaciones Java. En nuestro caso, esta ruta es «C:\Program Files\Java\jre1.8.0_341». Una vez rellenos estos dos campos, presionamos en «Aceptar» y salimos de la ventana de Panel de Control.

NOTA: si no tienes claro cómo encontrar esta ubicación, abre el Explorador de Windows y accede a tu disco local. Desde el disco local, busca en la carpeta Archivos de Programa y en la carpeta Archivos de Programa (x86) hasta que encuentres la carpeta Java. Abre la carpeta Java y, dentro de ella, la carpeta de programas (lo más probable es que empiece por jre). Una vez en esa carpeta, selecciona la dirección que aparece en el cuadro de directorio de ubicación y copia ese texto en la celda «Valor de la». Finalmente, selecciona «Aceptar» y sal de la ventana de Panel de Control.

Paso 7: ejecuta la herramienta dbsetup.bat

Estamos ya sólo a dos pasos de completar la configuración de una Microsoft SQL Server Database para Primavera P6. Es hora de trabajar con la herramienta de Configurador de Base de Datos de Primavera P6. Para ello, ve a la carpeta donde hiciste la extracción de los archivos en el Paso 4 y haz doble click sobre el archivo «dbsetup.bat».

El «Primavera Database Setup Wizard» se abrirá y podremos comenzar con el proceso de configuración de la nueva base de datos. En «Database options» elegiremos «Install a new database» y en «Server Type» seleccionaremos «Microsoft SQL Server». Pulsa «Next» para pasar a la ventana sobre información de la conexión o «Connection Information».

En esta pantalla deberás añadir el nombre de usuario y la contraseña que especificaste durante la configuración de tu SQL Server (ver Paso 1). Por defecto, el «DBA user name» es»sa» (Server Administrator) y debes dejarlo así. Para el campo «DBA password», pon la contraseña que elegiste también en el Paso 1 durante la creación del SQL Server. En cuanto al campo «Database host address», pon la dirección que creaste también anteriormente. Generalmente, esta dirección será «nombre del ordenador\SQLExpress» en caso de que hayas usado el nombre por defecto. En caso de que hayas cambiado el nombre de la instancia durante su creación, la dirección será «nombre del ordenador\nombre de la instancia». El campo «Database host port» se rellenará automáticamente con el valor «1433».

En la siguiente ventana («Configure Microsoft SQL Server), deberás elegir un nombre para tu base de datos y ponerlo en el campo «Database name». Nosotros elegiremos el nombre «PROJECT2080POST». Referente a los archivos «Data» y «Log», se crearán en la carpeta donde se encuentra el SQL Server Express. Presiona «Next» para poder seguir.

Ya hemos llegado a la ventana «Create SQL Server Users», donde crearemos dos tipos de usuarios: uno público y otro con privilegios. Dejaremos los nombres de usuario que vienen por defecto y sólo añadiremos una contraseña para cada uno de ellos. Una vez que Primavera P6 se haya conectado a la base de datos, podrás añadir usuarios adicionales, por lo que pensamos que es mejor dejar estos dos usuarios tal y como vienen por defecto por ahora. NOTA: toma nota de estos nombres de usuario y su contraseña ya que los necesitarás para conectarte a la base de datos de Primavera P6 Professional. Pulsa «Next» para continuar.

La siguiente ventana es la de opciones de configuración o «Configuration Options». Es hora de crear un usuario de administrador y una contraseña para poder logearte. Elegiremos el usuario  que viene por defecto («admin») y una contraseña. NOTA: apunta este nuevo usuario y su contraseña ya que lo necesitarás para acceder a Primavera P6.

En esta ventana también te da la opción de cargar datos de ejemplo. Estos incluyen: proyectos, recursos, calendarios, y otros datos tanto globales como específicos de proyecto. Si eres nuevo en el uso de esta potente herramienta de Planificación y Control de Proyectos, te recomendamos que cargues todos estos datos y, por tanto, mantengas esta casilla marcada.

Por último, tamibén te da la opción de elegir la moneda que usará Primavera P6 por defecto. En nuestro caso, elegiremos el euro.

Presiona «Install» para completar el asistente de configuración de la base de datos.

El asistente de configuración de la base de datos comenzará ahora a crear tu nueva base de datos. Si seleccionaste la casilla de «Load sample data», el proceso llevará unos cuantos minutos más hasta completarse. Una vez el proceso de creación se haya completado, selecciona «Next» y luego «Finish para salir de la aplicación.

Paso 8: conecta tu Primavera P6 Professional (versión cliente) a la base de datos

Casi hemos llegado al final de este largo viaje. Un viaje que en un futuro te facilitará la vida en tu día a día como planificador de proyectos y como project controls. Hemos creado ya una nueva base de datos de Primavera P6 en un servidor Microsoft SQL Server. A continuación, necesitarás conectar el software de planificación y control de proyectos Primavera P6 Professional con esta nueva base de datos para poder hacer uso de ella. Ahora deberás elegir una de las siguientes dos opciones: Opción 1 si no tienes aún P6 instalado en tu ordenador u Opción 2 si ya tienes instalado el software Primavera P6 en tu ordenador.

Opción 1: en caso de que no tengas Primavera P6 Professional instalado en tu ordenador

Vayamos a nuestra querida carpeta de «Descargas». Recuerda que cuando descargamos los paquetes de Primavera P6 Professional se descargaron cuarto archivos. Uno de ellos fue el que usamos para la configuración de la base de datos, otro fue el de la integración API, otro era documentación del software y, por último, el que hacia referencia a la aplicación en sí misma. En nuestro caso, el archivo donde se encuentra la aplicación es el «V1018508-01.zip». Una vez lo hayas descomprimido y extraído todos los archivos, podrás ver la carpeta «P6_Pro_R2112» (dependiendo de la versión que hayas descargado, tu carpeta podría cambiar de nombre: P6_Pro_XXXXX).

Entra en la carpeta que acabas de descomprimir, y accede a la subcarpeta «P6ProfessionalSetup». Dentro, podrás ver el archivo ejecutable «P6ProfessionalSetup.exe». Haz doble clic en él para que se ejecute.

Seleccionamos la opción «Typical» y presionamos en «OK».

A continuación, selecciona «Install».

En la siguiente pantalla, selecciona «Run Database Configuration», que es la opción por defecto, y presiona «OK» para que se abra la ventana de Configuración de la Base de datos.

Opción 2: si ya tienes Primavera P6 Professinal instalado en tu ordenador

Si ya tienes Primavera P6 instalado en tu ordenador, puedes acceder a a la configuración de la base de datos cuando abras Primavera P6 Professional y selecciones el enlace «Edit database configuration ?».

Hayas elegido la Opción 1 o la Opción 2, la ventana «Database Configuration» se habrá abierto. Selecciona el botón «Add» para añadir una nueva base de datos.

Asegúrate de que has seleccionado como «Driver Type» la opción «Microsoft SQL Server/SQL Express». Para el campo de «Database Alias» pon el nombre como quieres que se llame la base de datos. Nosotros hemos elegido «P2080SQLPOST». En cuanto al campo «Conection String», normalmente valdría con tu «Nombre del ordenador/Nombre de la base de datos». Sin embargo, en nuestro caso, tenemos que hacer referencia al puerto 1433 y a la base de datos que hayamos creado (en este ejercicio hemos elegido la que base de datos que se llama «PROJECT2080».

Para finalizar, selecciona la casill «Use default database keystore» y pulsa «Next» para continuar.

En la siguiente ventana, añade la información de acceso pública que anotaste en el Paso 7. Ésto es el Usuario (si has mantenido el usuario por defecto, éste será «pubuser») y Contraseña que hayas creado para dicho usuario. Manten el número 1 como «Public Group ID» y presiona el botón «Test» para comprobar que la 

A continuación, debería salirte un mensaje de test satisfactorio («Test connection is successful»). Pulsa el botón «Aceptar» para continuar y el botón «Save» finalmente.

Llegado a este punto, habrás conseguido crear una base de datos SQL Server y la habrás conectado con Primavera P6 Professional.

Accede a tu nueva Base de Datos de Primavera P6 en Microsof SQL Server

Ya es hora de sacarle el máximo rendimiento a Primavera P6. Inicia sesión en Primavera P6 Professional y selecciona la base de datos que acabas de crear. Abre Primavera P6 Professional e inicia sesión utilizando las credenciales de inicio de sesión administrativas que configuraste y anotaste en el Paso 7.

Expande la pestaña «Advanced» y en «Database» asegúrate en seleccionar la base de datos que acabas de crear (en nuestro caso: «P2080SQLPOST»).

Es hora de pinchar en el botón «Connect» y ya estarás dentro de Primavera P6 Professional y conectado a una base de datos Microsoft SQL Server. Enhorabuena!!

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Sabemos que este artículo sobre cómo configurar una Microsoft SQL Server Database para Primavera P6 va a marcar un antes y un después para ti. A partir de ahora se abre un nuevo mundo en el cual vas a tener acceso total a cada una de las tablas, de las columnas y de los registros de tu base de datos de Primavera  P6 Professional. Prepárate porque pronto podrás disfrutar de nuevos artículos sobre la integración de Primavera P6 con Power BI y con Python. Comenzaremos a aplicar el Data Science y el Deep Learning a la Planificación y Control de Proyectos, y no queremos que te lo pierdas. Así que si no lo has hecho aún:

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La entrada Cómo configurar una base de datos Microsoft SQL Server para Primavera P6 Professional se publicó primero en Project 2080.

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¿Por qué usar la configuración de base de datos standalone de Primavera P6 Professional?

Una base de datos standalone de Primavera P6 Professional es una base de datos que se utiliza para almacenar y gestionar los datos de un proyecto. Se considera una base de datos standalone porque está diseñada para ser utilizada por un solo usuario o por un pequeño grupo de usuarios. Además, no está conectada a ningún otro sistema o base de datos. La base de datos standalone o SQLite Database viene ya con el mismo paquete de Primavera P6 Professional que te descargues de la web de Oracle.

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Hay varias razones por las que se podría configurar una base de datos standalone de Primavera P6 Professional:

1. Facilidad de uso: una base de datos standalone es fácil de configurar y utilizar, ya que solo necesita ser instalada y configurada en un solo equipo. No es necesario preocuparse por la configuración de servidores o bases de datos centrales.
2. Costo: una base de datos standalone suele ser más económica que otras opciones de bases de datos, ya que no requiere la compra de licencias adicionales o la contratación de personal especializado para administrarla.
3. Escalabilidad: una base de datos standalone es adecuada para proyectos pequeños o de corto plazo, ya que no está diseñada para soportar grandes cantidades de datos o un gran número de usuarios concurrentes.
4. Seguridad: una base de datos standalone es más fácil de proteger que una base de datos centralizada, ya que solo se accede a ella a través de un solo equipo y se puede configurar para exigir autenticación de usuario.

Sin embargo, tenga en cuenta que una base de datos standalone mediante SQLite también tiene sus limitaciones. Por ejemplo, no es adecuada para proyectos de gran escala o de largo plazo. Esto es debido a que no es tan escalable como otras opciones de bases de datos. Además, no ofrece las mismas opciones de colaboración y compartición de datos que otras opciones, como bases de datos centralizadas o en la nube.

¿Por qué usar Microsoft SQL Server como configuración de base de datos cuando trabajamos Primavera P6 Professional?

En ocasiones, y debido a las limitaciones de una base de datos standalone, nos interesa almacenar y gestionar los datos de un proyecto utilizando Primavera P6 Professional y una base de datos SQL Server. Microsoft SQL Server Database es un sistema de gestión de bases de datos relacionales desarrollado por Microsoft que ofrece un alto rendimiento, escalabilidad y seguridad.

Hay varias razones por las que se podría usar una configuración de base de datos del timpo Microsoft SQL Server o SQL Express con Primavera P6 Professional:

1. Escalabilidad: SQL Server es adecuado para proyectos de gran escala o de largo plazo. Es capaz de manejar grandes cantidades de datos y un gran número de usuarios concurrentes.
2. Seguridad: SQL Server ofrece un nivel elevado de seguridad, incluyendo autenticación de usuario, cifrado de datos y control de acceso.
3. Colaboración y compartición de datos: SQL Server permite a varios usuarios acceder y trabajar con los datos del proyecto al mismo tiempo, lo que facilita la colaboración y la compartición de datos.
4. Integración con otras herramientas: SQL Server se puede integrar con otras herramientas de gestión de proyectos y de negocios. Esta característica permite a los usuarios acceder y utilizar los datos del proyecto de manera más efectiva.

Utilizar una base de datos SQL Server con Primavera P6 Professional puede ser más complicado y costoso que la opción standalone. Es necesario adquirir una licencia de SQL Server y puede ser necesario contratar personal especializado para administrar y mantener la base de datos. Además, la configuración y el uso de SQL Server pueden requerir una mayor curva de aprendizaje.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

A la hora de la configuración de base de datos para trabajar con Primavera P6 Professional, tenemos 4 opciones para elegir como tipo de controlador. Hemos evaluado diferentes opciones de bases de datos. La Standalone (SQLite) es la más fácil de configurar y es adecuada para proyectos pequeños con poca demanda de gestión. Sin embargo, si tenemos un mayor volumen de proyectos, recomendamos configurar Microsoft SQL Server o SQL Express. Microsoft SQL Server es fácil de usar y se conecta bien con otras herramientas de planificación y control de proyectos, como Power BI o Python.

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Por qué conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI

La era de los informes dinámicos basados en Business Ingeligence y el cruce masivo de diferentes base de datos nos ha abierto un nuevo camino en el mundo de los informes de planificación y control de proyectos. Generar informes gracias a los datos obtenidos de la herramienta de planificación y control de proyectos Primavera P6 nunca fue una tarea tan sencilla. En nuestro artículo sobre cómo conectar Primavera P6 con Power BI ya te enseñamos a crear informes en Power BI gracias a la conexión con hojas Excel.

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El uso de hojas excel es un proceso que, ha día de hoy, es ciertamente amigable para la mayoría de usuarios. Sin embargo, puede llegar a ser un proceso que genere errores más fácilmente o que no sea 100 % automático. Esa es la razón por la que pensamos que trabajar directamente con archivos XER como fuentes de datos nos ahorrará a la larga mucho trabajo manual y reducirá en gran medida los riesgos que conlleva el trabajo con hojas de cálculo creadas manualmente.

Antes de enseñaros cómo conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI, vamos a ver qué hay detrás del archivo nativo XER de esta potente herramienta de planificación y control de proyectos que es Primavera P6. 

Qué encontrar en un archivo XER de Primavera P6

Cómo se almacenan los datos en la base de datos de Primavera P6

La base de datos de la herramienta de planificación de proyectos Primavera P6 almacena todos los datos en más de 170 tablas. Cada una de estas tablas contiene diferentes campos que a su vez contienen registros. Estas tablas se referencian entre sí mediante relaciones entre una clave principal (Primary Key) y una clave externa (Foreign Key). A pesar del gran número de tablas que contiene la base de datos de Primavera P6, deberemos estar más familiarizados con únicamente 20 de ellas.

Cabe destacar que los campos calculados no se almacenan en la base de datos de Primavera, ya que éstos se calculan en función de otros campos de la base de datos.

Ejemplo de dónde se escriben los datos en la base de datos de Primavera

A continuación, vamos a ver un ejemplo donde se muestra cómo se almacenan los datos que introducimos en P6 dentro de su base de datos. Para ello, nos basaremos en el Código de Actividad que se denomina Project 2080.

Los datos se almacen en las tablas, campos y registros de la base de datos, como comentábamos anteriormente. En este ejemplo, este Activity Code que hemos denominado «Project 2080» se almacena en la tabla (%T) «ACTVTYPE«, dentro del campo (%F) «actv_code_type_id«, con un código único a modo de registro (%R) de valor «1986«. Con la ayuda de Excel, así es como se vería:

En cuanto a los diferentes valores dentro del Código de Actividad «Projet 2080«, éstos se almacenan dentro de la tabla (%T) «ACTVCODE«, tal y como se muestran en el siguiente pantallazo:

Cabe destacar que la Primary Key de la tabla ACTVTYPE (1986) pasa a ser la Foreign Key en la tabla ACTVCODE. Esto hará que ambas tablas estén relacionadas entre sí, algo que nos ayudará a la hora de relacionar tablas en Power BI.

Qué es el archivo XER de Primavera P6

Primavera es capaz de trabajar con diferentes tipos de formato, tales como XML, XLSX (Hoja de Cálculo) o MPX (Microsoft Project) para intercambiar datos referentes a programación de proyectos. Sin embargo, el archivo que caracteriza a Primavera P6 es el archivo XER. El archivo XER es un archivo tipo CVS, con delimitadores tipo tabulador (TAB). En otras palabras, el XER es un archivo de texto con datos tabulados que puedes abrir y modificar en cualquier editor de texto u otro software que lea archivos CVS. Antes de pasar a trabajar con el archivo XER de Primavera en Power BI, vamos a enseñarte cómo puedes abrir y ver éste archivo en Excel.

Cómo abrir y ver un archivo XER en Excel

Al tratarse de un archivo de texto, el archivo XER se puede abrir mediante un editor de notas e incluso usando la herramienta Excel, como veremos a continuación, a través de la opción «Desde Texto / CSV»:

Una vez hemos hecho click en esta opción, seleccionamos el archivo XER que queremos importar y se nos abrirá una nueva ventana llamada «Power Query Editor». En ella aparecerá nuestro archivo, pero aún sin formato. Para ello, seleccionaremos el archivo y pulsaremos el botón derecho de nuestro ratón para que nos salte un desplegable donde seleccionaremos la opción «CSV»:

En este momento, aparecerán dos columnas únicamente. Para poder ver todas las columnas, haremos uso de la propiedad de los archivos XER, los cuales sabemos que se tratan de archivos de texto tabulados. Iremos a la opción de dividir columna o «split columns», por delimitador:

En la ventana que nos sale, seleccionaremos como delimitador la opción «Tab», como se muestra a continuación:

En la siguiente imagen ya podemos ver cómo se muestran todas las columnas que forman parte del archivo XER que exportamos de Primavera P6:

Ya podemos dar al botón de Cerrar y Cargar el archivo de la esquina superior izquierda para poder ver el archivo XER como una única tabla en nuestra herramienta Excel:

Antes de pasar a ver cómo conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI, queremos mencionar que este archivo siempre tiene la misma estructura, independientemente de que sea un archivo con datos de uno, dos o más proyectos. La estructura es siempre la misma y hay ciertos atributos de la tabla que es importante conocer antes de pasar al siguiente punto.

Si nos fijamos en la primera columna de la tabla que hemos obtenido al abrir el archivo XER en Excel, vemos que existen cuatro atributos:

1. %T: para referirse a las tablas
2. %F: para referirse a los campos
3. %R: cuando se refiere a los registros
4. %E: hace referencia a la última fila del archivo XER de P6

Por tanto, si deseamos conocer la lista de tablas que nuestro archivo nativo de Primavera P6 contiene, no tenmos más que filtrar la primera columna por «%T»:

Cómo conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI en 4 pasos

Si has llegado hasta este punto, estamos seguros de que ya tienes un conocimiento mucho más profundo sobre los archivos XER de Primavera P6 que el que tenías antes de llegar a este artículo. Es hora de poner estos conocimiento en práctica y comenzar a conectar tus archivos XER de Primavera P6 con Power BI. El objetivo no es otro que automatizar al máximo tu sistema de reporting y ahorrar el mayor tiempo posible mes a mes.

Paso 1: abrir Power BI

En primer lugar, abriremos Power BI y guardaremos el archivo con el nombre que corresponda. En nuestro caso hemos llamado a este archivo “conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI”.

Paso 2: exportar tus proyectos de Primavera P6 a formato XER

A continuación, ya en Primavera P6, seleccionaremos y abriremos aquellos proyectos que nos interesan para generar nuestros informes en Power BI. Una vez abiertos, los exportaremos en formato XER. Cabe mencionar que hay hasta tres tipos de datos a exportar: proyectos, sólo recursos o sólo roles. Seleccionar uno u otro conjunto de datos influirá únicamente en el número de tablas que formen el archivo XER. Para este artículo, hemos elegido la opción de exportar los datos del proyecto.

Paso 3: obtener los datos del archivo XER en Power BI

De vuelta en Power BI, vamos a comenzar a trabajar con el archivo XER. Importaremos los datos del archivo XER en Power BI y trabajaremos con ellos en el editor de consultas. Para ello, el primer paso es importar el archivo de texto XER. Pinchamos en «Obtener datos» y seleccionamos la opción «Texto o CVS». Al tratarse de archivos con extension .XER, deberemos seleccionar la opción de ver “todos los archivos” y seleccionaremos nuestro el archivo XER que hemos creado previamente.

Se nos habrá abierto el «Editor de Power Query», tal y como sucedió anteriormente cuando importamos el archivo a Excel. Seguiremos exactamente los mismos paso que vimos más arriba cuando hablamos de cómo abrir y ver un archivo XER en Excel (refresquemos la memoria: deberemos seleccionar el icono dentro de la ventana “Editor de Power Query”, y con el botón derecho del ratón seleccionar la opción “CSV”. En este momento se transforará en una tabla de dos columnas. A continuación, seleccionaremos la primera columna (”Column 1”), y seleccionaremos INICIO-Dividir Columna-Por Delimitador. Seleccionaremos el delimitador “Tabulador” ya que los archivos XER son archivos tipo CSV con tabulador TAB, y dividir en “cada aparición del delimitador”). Sin embargo, en este caso no le daremos al botón de «Cerrar y aplicar» todavía. 

El segundo paso, consiste en hacer una serie de ajustes en esta consulta. Primero, añadiremos una columna condicional. La condición será que si en la columna 1.1 aparece un %T, entonces devuelve el nombre de la tabla que viene en la Column 1.2.:

Una vez creada esta nueva columna, la seleccionaremos y nos iremos a Transformar – Rellenar Abajo:

A continuación, moveremos la columna entre la Column 1.1 y la Column 1.2 y le pondremos el nombre de “Table”:

Por último, filtraremos la Column 1.1, seleccionando todo menos ERMHDR, %E y %T:

Paso 4: extraer las tablas del archivo XER

En este paso, vamos a comenzar extraer tablas, junto con sus campos y registros particulares. Como no queremos que este artículo se extienda más de lo necesario, únicamente vamos a extraer la tabla ACTVCODE como ejemplo. Una vez sepamos extraer una tabla, el resto de tablas se extraerían del mismo modo usando siempre como fuente de datos la misma tabla procedente del archivo XER que hemos exportado de Primavera P6.

Comezaremos creando una referencia a la consulta del archivo XER que acabamos de crear en los pasos anteriores. Para ello, seleccionaremos la consulta original y con el botón derecho del ratón seleccionaremos “Referencia”. Iremos creando tantas referencias como tablas de los archivos XER queramos tener a nuestra disposición.

Una vez renombremos esta nueva consulta por el nombre de la tabla que vamos a crear (en este caso sería ACTVCODE), filtraremos la columna que llamamos «Table» por el nombre de nuestra tabla y seleccionaremos Transformar – Usar la primera fila como encabezado.

De cara a tener una tabla lo más limpia posible, eliminaremos aquellas columnas que no necesitemos, así como aquellas que estén vacías o tengan valores nulos en ellas.

Por último, cambiaremos el formato de las columnas según corresponda, poniéndo mayor atención a los formatos de fechas y los números decimales para aquellos campos que hacen referencia a cantidades.

TIP DEL DÍA: en ciertos formatos, las comas y puntos pueden variar cuando traemos información de los archivos XER. Nuestra recomendación es que seleccionéis todas las columnas donde haya un delimitador de decimales y que hacen referencia a cantidades y en Trasnformar – Reemplazar valores cambiéis los puntos por comas. De este modo, al cambiar el tipo de dato a número decimal no perderéis los decimales.

Y esto es todo. Ya podéis Cerrar y aplicar para poder ver todos los cambios tanto en la vista Informe, vista Datos y vista Modelo.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Acabas de dar un gran paso como planificador y responsable del control de proyectos. Tal vez aún no eres consciente del gran cambio que se avecina en tu vida profesional, pero a partir de ahora los informes que preparabas pasarán a una nueva dimensión. El universo de los informes dinámicos te da la bienvenida. Y todo ello sin necesidad de vincular la base de datos de Primavera P6 con Power BI. Ahora sólo es cuestión de saber qué tablas del archivo XER necesitarás para generar esos informes que serán la envidia entre tus compañeros. Y, ¿sabes qué? Que nosotros te ayudaremos con ello.

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8 novedades de Primavera P6 Professional Versión 20.12

La versión 20.12 de Primaera P6 nos trae novedades que van desde la configuración de la base de datos hasta la pantalla de asignación de recursos de nuestro cronograma de actividades.

Configuración de la base de datos

Una de las primeras novedades de Primavera P6 Professional Versión 20.12 se da e el asistente de configuración de la base de datos. Hasta la versión 19 de Primavera P6, este asistente no ha tenido grandes actualizaciones. Sin embargo, la versión 20.12 de Primavera P6 nos trae un asistente de configuración de la base de datos mucho más intuitiva y fácil de usar a la hora de configurar la conexión a la base de datos, especialmente útil para las conexiones SQL. A continuación, puedes ver y comparar por ti mismo el asistente de la versión 18 con el de la versión 20.12 de Primavera P6:

Bajo nuestro punto de vista, la gran diferencia de este nuevo asistente es la necesidad de incluir un input en formato <server>/<instance>\<database_name> para conectar a la base de datos SQL. Para saber más cobre la base de datos SQL, puedes leer nuestro artículo sobre cómo conectar la base de datos de Primavera P6 con Power BI.

Cambios en la pantalla de inicio de Primavera P6

No se trata de un cambio como tal. Sin embargo, queremos destacar que se ha includio como nuevo idioma el árabe. Seguro que una de las razones por las que los buenos de Oracle hayan incluido el idioma árabe como uno de los idiomas disponibles en esta nueva versión de Primavera P6 Professional sea el aumento en el número de usuarios árabes de esta gran herramienta de planificación y control de proyectos. El mundo árabe es una parte importante dentro de la industria de la Gerencia de Proyectos, con gran número de proyectos estratégicos a nivel mundial. Sin duda alguna, una gran novedad para Primavera P6.

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Añade comentarios a las relaciones en la versión 20.12 de Primavera P6 Professional

Para los que ya tenemos experiencia en el uso de la herramienta Primavera P6 Professional, esta es una de las más importantes novedades de Primavera P6 Professional Version 20.12. Han sido años de espera, pero ya tenemos con nosotros la opción de añadir comentarios a las diferentes actividades que relacionamos entre sí. Oracle ha creado un nuevo campo denominado «Comments» que podemos añadir en la pestaña «Relationships», «Predecessors» y «Successors».

Gracias a este nuevo campo de texto junto al resto de datos de las actividades predecesoras o sucesoras, podemos añadir información relevante. Dicha información nos ayudará a identificar el porqué de un cierto «lag» utilizado, o por qué hemos elegido una relación y no otra. En otras palabras, ahora disponemos de una opción cuyo valor añadido también se refleja a la hora de preparar informes para nuestra organización. A continuación, os mostramos cómo se puede mostrar la columna «Comments» de nuestras relaciones entre actividades a la hora de crear un nuevo informe gracias al asistente para creación de informes que nos ofrece Primavera P6 Professional en su versión 20.12:

Ahora sí, nuestros programas de trabajo en Primavera P6 tendrán una mayor transparencia gracias a los 250 caracteres que podemos añadir en el campo «Comments».

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Nueva opciones en la ventana de cálculo del cronograma de actividades

Tanto si eres un planificador de proyectos con un gran portfolio de proyectos, como si trabajas dentro de un megaproyecto con multitud de sub-programas de actividades, no vas a quedar indiferente cuando veas estas nuevas opciones que nos ofrece la ventana de cálculo del programa de actividades en Primavera P6 versión 20.12.

Opciones de cálculo para múltiples proyectos

Ésta es una de las novedades de Primavera P6 Professional versión 20.12 más importante bajo nuestro puento de vista. Primavera P6 guardará las opciones que definamos en la ventana de opciones del cronograma («Schedule Opctions» dentro de la ventana de cálculo) de manera independiente para cada uno de los proyectos que tengamos dentro de nuestra base de datos. 

Una vez seleccionemos uno de los proyectos que hemos abierto, tendremos la opción de cambiar su configuración de opciones de cálculo y grabar los cambios, tal y como se muestra en el siguiente pantallazo:

Calcular múltiples proyectos a la vez

Esta nueva funcionalidad que nos trae la nueva versión 20.12 de Primavera P6 Professional, ya es conocida para los usuarios de Primavera P6 EPPM. Esta nueva opción aparece en la ventana de cálculo «»Schedule» del proyecto cuando presionamos F9 en nuestro teclado. Su nombre es «All Projects use their own data date».

En multitud de ocasiones podemos estar trabajando en un mega proyecto que se ha decidido dividir en diferentes sub-proyectos que se gestionan de manera independiente, con diferentes fechas de corte, dependiendo de las necesidades de cada uno de ellos. Como ya sabrás, en versiones anteriores de Primavera P6, cuando calculábamos varios proyectos al mismo tiempo, nos saltaba un aviso en el que se nos notificaba que cada proyecto se calculaba en base a su propia fecha de corte o Data Date. En caso de que quisiéramos que todos los proyectos se calculasen para una determinada fecha Data Date, debíamos ir a la ventana de proyectos y cambiar esta fecha en el campo «Data Date» para luego poder calcular todos a la vez.

Ahora, en esta nueva funcionalidad de Primavera P6 Professional versión 20.12, el software nos deja seleccionar qué deseamos hacer:

• calcular todos los proyectos de manera independiente, teniendo en cuenta la fecha de corte o data date de cada uno de ellos. Esta opción mantiene la fecha de corte establecida previamente para cada proyecto.
• realizar el cálculo basándose en una nueva fecha de corte para todos ellos. Esta opción modificará automáticamente la fecha de corte que hasta entonces tenía cada uno de estos proyectos.

Ahora, el encargado de la planificación de la compañía tendrá un mayor control sobre cada uno de los proyectos que gestione y sus fechas de corte, dentro de un escenario de multi-proyectos.

Archivo «Log» disponible en html

En esta ocasión, la ventana de cálculo de Primavera P6 versión 20.12 nos ofrece de guardar el archivo «log» en formato «.html» y no únicamente en formato «.txt». La ventanja de salvar este archivo en formato «.html» es que podremos abrirlo en nuestro navegador, siendo un formato mucho más manejable donde podremos expandir y contraer los diferentes capítulos del archivo.

Nuevos códigos disponibles en Primavera P6 Professional versión 20.12

Las versiones anteriores de este software de planificación y control de proyectos ya nos ofrecía la opción de crear códigos de proyecto, códigos de actividades y hasta códigos de recursos para poder así usarlos a la hora de mostrar de diferentes maneras los datos de nuestro cronograma de actividades.  Incluso, también disponíamos ya de la opción de crear campos personalizados gracias a los «User Defined Fields». Sin embargo, una de las grandes novedades de Primavera P6 Professional Versión 20.12 es la inclusión de dos tipos de códigos nuevos: códigos de la asignación de recursos y códigos de roles.

Códigos específicos para Resource Assignment: Assignment Codes

Lós código que se han creado nuevos para la asignación de recursos nos servirán para poder ordenar por categorías, agrupar y analizar la asignación de recursos que hagamos en P6 v20.12. Cabe destacar que los códigos de asignación se usan a nivel global, y no a nivel de proyecto. Es por ello, que cuando te encuentres en la ventana de actividades o la ventana de proyectos de Primavera P6, y desees añadir nuevas columnas en tu layout, estos códigos de asignación no aparecerán en la zona de opciones. En otras palabras, estos códigos sólo están disponibles para visualización en la ventana de asignación de recursos de Primavera P6 Professional v20.12.

A la hora de asignarlos a cada recurso, la asignación se podrá hacer tanto desde la ventana de asignación de recursos como desde la ventana de actividades. Dentro de la ventana de actividades, en la zona de detalle de actividades visualizaremos la pestaña «Resources». Una vez veamos la pestaña de «Resources», podremos customizar las columnas que se muestran, incluyendo los diferentes códigos de asignación de recursos o «Assignment Codes» que hayamos creado. Hecho esto, ya sólo será cuestión de ir pinchando en cada uno de los campos y seleccionando el código adecuado para cada recurso.

Por último, estos códigos son elegibles en la ventana de «Resource Assignment» para poder agrupar nuestra asignación de recursos por código. Recordar también que estos códigos no están presentes en la ventana de actividades o en la ventana de proyectos. Como podéis ver a continuación, los User Defined Fields que en versiones anteriores aparecían bajo la columna «User Defined», ahora ya se muestran bajo la categoría correspondiente, tales como «Activity User Defined», «Project User Defined», «Resource User Defined» o «WBS User Defined».

Códigos específicos para Roles o Role Codes

En cuanto a los códigos de roles o «role codes», éstos funcionan de la misma manera que los Assignment Codes vistos en el punto anterior. Por lo que en este artículo consideramos que el punto anterior cubre todo lo necesario cuando nos referimos a Role Codes como novedad de Primavera P6 versión 20.12.

Calendarios para periodos financieros

En esta nueva versión de Primavera P6 destacamos también la opción de usar diferentes periodos financieros o Financial Periods en diferentes proyectos. Ya no tendremos el problema de estar limitados en el uso de periodos financieros en el caso de que tengamos algunos proyectos que se actualicen semanalmente y otros que lo hagan de forma periódica cada mes. En la nueva versión 20.12 de Primavera P6 Professional somos capaces de crear diferentes calendarios financieros: semanales, mensuales, o cualquier otra necesidad temporal en cuanto a periodos de trabajo se refiera. Una vez creados, podremos asignar cada uno de ellos a nuestros proyectos.

La creación de los diferentes calendarios financieros está disponible a través del menú Admin:

Una vez dentro de la ventana «Financial Period Calendars» podremos crear nuevos calendarios y modificarlos según nuestras necesidades, tal y como se muestra en el siguiente pantallazo:

Tras haber creado los diferentes calendarios de periodos financieros, estaremos en disposición de poder asignarlos a nuestros proyectos, almacenar de manera periódica los datos relativos a recursos y costes, y poder visualizarlos en nuestra ventana de actividades una vez abramos el proyecto.

Opción Fill-Down y Fill-Across en la ventana «Resource Assignments»

Otra de las novedades de Primavera P6 Professional Versión 20.12 es la opción de realizar un relleno de celdas automático tanto de modo vertical como horizontal, gracias al uso del «Fill Down» y «Fill Across», en la ventana de asignación de recursos. A continuación podéis ver un ejemplo de cómo podemos usar la opción Fill Down simplemente seleccionando varias celdas a la vez presionando Shift en nuestro teclado y abriendo el menú desplegable con el botón derecho de nuestro ratón.

Para poder llevar a cabo el comando «Fill Across» procederíamos del mismo modo.

El uso de estas dos nuevas funciones en la ventana de asignación de recursos de Primavera P6 versión 20.12 nos puede llevar a ahorar tiempo cuando hablamos de proyectos grandes donde hay rendimientos constantes de nuestros recursos a lo largo del tiempo. A continuación puedes ver un vídeo donde te explicamos cómo llevar a cabo la función Fill Down en Primavera P6 Professional a nivel de actividades:

Mostrar los valores exactos en las barras de histogramas

Llegamos al final de este artículo sobre novedades de Primavera P6 Professional Versión 20.12. Por eso hemos dejado para el final una de las novedades que impactará en mayor medida a la hora de elaborar tus informes periódicos de planificación y control de proyectos. Ahora tus gráficos de histográma podrán mostrar los valores sobre las barras que se muestren gracias a la nueva opción «Show Values».

Una vez seleccionamos esta opción, seremos capaces de ver los valores encima de cada una de las barras de nuestro gráfico, tal y como se ve a continuación:

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Estamos ante una de las actualizaciones más importantes en los últimos años de este gran software de planificación y control de proyectos. Novedades que nos harán ahorrar tiempo en nuestras tareas diarias como planficadores de proyectos. Mejoras funcionales que nos ayudarán a tener un mayor control de nuestro proyecto. A nuestro parecer, las novedades de Primavera P6 Versión 20.12 ayudarán a todos los usuarios a entender, controla y monitorear con un mayor detalle y precisión el portfolio de proyectos en los que trabajen. Sin duda alguna, Primavera P6 Professional ahora añade un plus de calidad del que carecía en versiones anteriores.

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 ¿Qué es una Extension of Time Claim dentro de un contrato?

Una Extension of Time Claim es una reclamación de extensión de tiempo debido al retraso que no se podía prever de manera razonable en el momento de la firma del contrato. La concesión de una prórroga de tiempo libera al contratista de la responsabilidad por daños tales como daños liquidados a partir de la fecha original de finalización del contrato para el período de la reclamación. En otras palabras, una EOT Claim es el documento que nos permite justificar, reclamar y obtener un cambio en el marco temporal en el que se encaja nuestro proyecto.

¿Cuándo tenemos derecho a reclamar una EoT Claim?

Durante la ejecución de un proyecto, siempre y cuando se especifique así en el contrato, tendremos derecho a reclamar una Extension of Time cuando se genere un retraso en la finalización de nuestro proyecto por una causa ajena a nosotros. Es en este momento deberemos notificárselo a nuestro cliente o al administrador del contrato, identificando claramente el evento que causó dicho retraso, su naturaleza, así como el impacto negativo en el hito final de finalización del proyecto que se haya acordado en la línea base contractual del proyecto.

Dependerá de cada proyecto, pero de manera general se suele enviar una primera carta al cliente notificando que se ha incurrido en un retraso debido a un elemento ajeno a nosotros. Tras el envío de esta primera notificación, se procede a enviar la EoT Claim en sí misma, con toda la información que sea necesaria para poder así extender en en el tiempo el plazo de ejecución del proyecto.

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¿Cuál es el propósito de una Extension of Time Claim?

El propósito de una EOT Claim es tener una herramienta contractual que nos permita solicitar un cambio en la duración contractual de nuestro proyecto. Gracias a la Extension of Time Claim estableceremos una relación de eventos cuya causa-efecto impactará directamente en la ejecución del proyecto.

¿Cómo alcanzar el éxito con las Extension of Time Claims?

Bajo nuestro punto de vista, el elemento más importante para tener éxito en las diferentes reclamaciones de extensión de tiempo de nuestro proyecto es disponer de una muy buena y detallada línea base de proyecto antes de comenzar ninguna actividad. Una vez que se ha definido la línea base de proyecto, incluyendo recursos, rendimientos de trabajo, etc. deberemos ser constantes en la fase de actualización de la misma. De este modo, seremos capaces de identificar cuanto antes los diferentes eventos que impacten en la fecha contractual de finalización de trabajos de nuestro proyecto.

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¿Qué son los KPIs?

Los KPIs son Indicadores Clave de Desempeño. Provienen del término inglés Key Performance Indicators. Estos Indicadores de Desempeño son una serie de métricas que se usan en el control de proyectos para sintetizar nuestro proyecto. La idea es sintetizar en un tablero de control toda la información de nuestro proyecto relativa a eficacia y productividad de las tareas que se llevan a cabo con el fin de ayudarnos a tomar mejores decisiones. 

¿Para qué sirven los KPIs?

Los KPIs permiten al equipo de proyecto medir su progreso y hacer un seguimiento del desempeño enfocado hacia objetivos previamente definidos. La manera más adecuada de mostrar los Indicadores Clave de Desempeño es a través de un cuadro de mando integral. El fin último es llegar a ser capaces de tomar mejores decisiones durante la ejecución del proyecto ya que nos ayudarán a ver la tendencia de las unidades de proyecto objeto de control.

Ejemplos de KPIs en la gestión de proyectos

Dentro de un proyecto puedes llegar a tener KPIs muy variados, tales como KPIs de ventas, indicadores KPI de logística, KPIs de producción, indicadores de desempeño de ingeniería, y hasta KPIs sobre seguridad y salud. Algunos ejemplos de KPI serían los ratios de hormigonado, ratios de excavación, la salud del cronograma de proyecto, y el EVM o Gerencia del Valor Ganado. Tu experiencia como Gerente del Proyecto te ayudará a escoger los mejores indicadores de desempeño para tu proyecto.

Indicadores KPI para medir tu cronograma de actividades

Los problemas en la ejecución y la salud del cronograma de actividades pueden incluir el seguimiento de los siguientes puntos:

• Comparativa entre las actividades que comienzas y terminan con el número de actividades que se esperaba comenzar o terminar en un periodo dado.
• Resumen de las actividades en progreso
• Incremento porcentual de la duración de las actividades
• Número de actividades adicionales o de actividades eliminadas
• Cualquier otro tipo de indicador que explique y represente el progreso y ejecución del proyecto

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Los KPIs dentro de la Gestión del Valor Ganado

Te explicaremos ahora por qué son los KPIs tan usados dentro del EVM. La Gestión del Valor Ganado o EVM combina medidas del alcance, del cronograma de actividades y del coste del proyecto dentro de un sistema integrado. Dicho sistema nos proporciona indicadores basados en el coste. La aplicación del análisis del Earned Value Management durante las etapas tempranas del proyecto incrementa la validez y eficacia de la línea base de proyecto, tanto a nivel de actividades como de coste. Una vez establecida, la línea base de proyecto  apuntala el entendimiento del desempeño del proyecto durante la ejecución del proyecto.

El Earned Value Management se puede ampliar hasta incluir el concepto de cronograma ganado o «earned schedule», el cual proporciona indicadores basados en el tiempo para complementar los indicadores basados en coste que se usan para durante la ejecución del proyecto.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Ahora qué ya sabes por qué son los KPIs elementos tan importantes dentro de un proyecto, deberás aprender a identificar los indicadores de desempeño que mejor se ajusten al tuyo. No olvides que los Key Performance Indicators pueden servir para medir desde el progreso de una unidad de obra, como el hormigón vertido o los kilos de acero corrugado que se va colocando diariamente, hasta el número de bajas por accidente laboral o el número de accidentes sin consecuencias graves dentro de nuestro proyecto. Recuerda que absolutamente todo es medible en un proyecto. Sólo debes encontrar la métrica que mejor se adapte al tuyo, que tenga mayor relevancia y que mejor te ayude a sintetizar los datos. Tu experiencia como Project Manager o como Project Controls Manager te será de gran ayuda para identificar los mejores indicadores.

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A continuación, te enseñamos las 5 personas imprescindibles a la hora de controlar un proyecto (más alguna otra que te sorprenderá verla también). Entre todos ellos asegurarán que el proyecto está siendo ejecutado según el plan línea base. Además, harán posible comparar el progreso del proyecto con el plan original, identificarán posibles problemas futuros tan pronto como sea posible para poder realizar acciones correctivas cuanto antes. Por último, ayudarán a recopilar los datos necesarios para preparar una reclamación de extensión de plazo o para la resolución de disputas.

¿Quién hace el Control de un Proyecto de manera profesional?

El Especialista en Control de Proyectos es la persona encargada de hacer el Control de un Proyecto de un modo profesional. No es un Gerente de Proyecto ni un Controlador de Proyectos. El especialista en Control de Proyectos es el nexo de unión entre las diferentes funciones dentro de un proyecto. Es la persona encargada de recopilar información, darle forma y preparar los diferentes informes de avance de un proyecto. Dichos informes llevarán consigo un análisis del proyecto basado en KPIs, curvas de progreso del proyecto y/o histrograma de recursos.

La información que debe recopilar un Especialista en Control de Proyectos es toda aquella relacionada con el cronograma de actividades, información financiera del proyecto, todo lo relativo con la función de Gerencia de la Cadena de Suministro o Supply Chain Management, así como información y datos sobre la fase de ingeniería, calidad y medio ambiente, seguridad y salud, y la que fuera necesaria sobre la propia función de gerencia de proyectos.

La persona Especialista en Planificación de Proyectos

Muchas veces el Especialista en Planificación de Proyectos y el Especialista en Control de Proyectos es la misma persona. Sin embargo, ésto va en función de la naturaleza del proyecto. En proyectos de gran presupuesto, quien hace el Control de un Proyecto de manera profesional es el Especialista en Control de Proyectos. Todas las tareas relacionadas con la creación de la línea base de proyecto, de actualizar el cronograma de Gantt de manera periódica, de analizar el Diagrama de Gantt, o de preparar informes de avance mediante curvas-S son realizadas por el Especialista en Planificación de Proyectos.

El Especialista en Planificación de Proyectos gestiona el Cronograma de Gantt mediante un software profesional de planificación de proyectos. Uno de los programas de planificación de proyectos más utilizados a nivel mundial es Primavera P6, de Oracle. Sin embargo, existen otros como Microsoft Project.

Controlador de Proyectos: figura clave para el control de un proyecto

La tercera figura que desde Project 2080 consideramos importante a la hora de realizar el Control de un Proyecto es el Controlador de Proyectos o Project Controller. Esta figura representa el control financiero del proyecto. El Controlador de Proyectos debe recopilar desde la fase de preparación de la línea base, y de manera regular, los datos financieros del proyecto, tales como: venta del proyecto, coste del proyecto, margen de proyecto, riesgos, oportunidades, contingencias, etc.

El Controlador de Proyectos, es la persona encargada de crear una estructura de códigos para ir imputando el coste de nuestro proyecto mes a mes. Esta estructura deberá ser aprobada por el Project Manager y distribuida a todos los participantes del proyecto. Estos códigos deben englobar el coste de la mano de obra, la maquinaria, equipos subcontratados, así como los materiales que necesite el proyecto para ser ejecutado correctamente. Como herramienta de control de costes, podemos hablar de SAP, ampliamente utilizada a nivel mundial.

Además del control financiero que el Controlador de Proyectos hace de manera regular, éste también trabaja junto con el Especialista en Planificación de Proyectos para desarrollar la Estructura de Descomposición de Costes o Cost Breakdown Structure (CBS). Esta estructura consta de una serie de códigos únicos que mapean tanto con los códigos de coste descritos en el párrafo anterior como con los códigos de la Estructura de Desglose de Trabajos o WBS (Work Breakdown Structure).

Gracias a los códigos CBS, a la WBS, y al mapeo que se haga con los códigos que el Controlador de Proyectos usa para el control de costes de proyecto, el Especialista en Control de Proyectos tendrá la estructura inicial para la creación de multitud informes que crucen los datos relativos al cronograma de proyecto y a los costes de proyecto. Estos datos serán la base para la Gestión del Valor Ganado o Earned Value Management (EVM).

Responsable de la Ingeniería del proyecto

Una vez hemos visto la figura del Especialista en Control de Proyectos, Planificador de Proyectos y Controlador de Proyectos, ¿sabes quién más realiza el control de un proyecto? Hablemos ahora del Responsable de la Ingeniería del Proyecto. En otros foros se le denomina responsable técnico del proyecto. Esta es la figura más importante dentro del departamento de ingeniería del proyecto. Es el encargado de definir la lista de entregables o lista de planos del proyecto. En ella, el responsable de ingeniería asigna cada plano dentro del correspondiente WBS, el cual ha sido previamente definido por el planificador del proyecto. De este modo, será mucho más sencillo realizar el seguimiento del proyecto mes a mes ya que el planificador del proyecto podrá identificar estos planos dentro del cronograma de Gantt.

Además, el responsable técnico del proyecto será el encargado de distribuir las tareas de ingeniería entre su equipo de trabajo.  De este modo, podrá facilitar al Especialista en Planificación y Control de Proyectos la valoración de sus recursos propios.

Gracias a la lista de planos y a la valoración de los recursos propios de ingeniería, el planificador del proyecto podrá asignar a cada tarea la carga de trabajo de la fase de ingeniería. Cabe destacar que el responsable técnico debe revisar y aprobar la línea base de proyecto. Dicho compromiso debe ser con las fechas, actividades a realizar, así como con la valoración de recursos propios.

Responsable de la Cadena de Suministro

Del mismo modo que ocurría con el Responsable de Ingeniería, el Responsable de la Cadena de Suministro alimenta de datos clave tanto al Especialista de Planificación de Proyectos como al Controlador de Proyectos. La fase de compras y logística quedará definida durante la fase de creación de la línea base de proyecto. En este proceso, existe un compromiso del Responsable de la Cadena de Suministro con el cronograma de trabajo. Las actividades de la Cadena de Suministro nos darán información acerca de las fechas en las que se hicieron los pedidos, de los periodos de fabricación, de hitos intermedios, así como de entrega en obra de cada unos de los suministros.

Como en cualquier otra fase de proyecto, todo el alcance referente a la cadena de suministro se distribuirá según la Estructura de Desglose de Trabajos.  Así mismo, dicho alcance se codificará mediante los códigos CBS (Cost Breakdown Structure). Finalmente, la imputación de los costes llegarán a manos de Controlador de Proyectos, para poder actualizar el programa de gestión financiera y de costes del proyecto.

Otro tipo de profesional que hace el Control de un Proyecto

Además de los 5 profesionales dentro de la gestión de proyectos que hemos descrito más arriba, de manera adicional queremos hablar de otras figuras que también aportan su granito de arena cuando se realiza el Control de un Proyecto.

Responsable de Seguridad, Salud y Medio Ambiente dentro del Control de Proyectos

Tanto la seguridad y salud, como el medio ambiente, son aspectos de muy alta importancia durante la ejecución de un proyecto. Es por ello que durante la fase de Control de Proyectos sea necesario ver el progreso de los diferentes KPIs que se hayan definido al comienzo del proyecto. Como sucede en los casos anteriores, el HSE Manager será el encargado de facilitar toda la información necesaria al Especialista de Control de Proyectos.

Responsable de Riesgos, Oportunidades y Contingencias

La importancia del ROC (Risk, Opportunities & Contingencies) proviene de la idea de anticiparnos al futuro. Tanto desde el punto de poder mitigar riesgos, como por el hecho de ver oportunidades que nos ayuden a mejorar el margen de nuestro proyecto. Se trata de un proceso continuo que nace en la fase de licitación u oferta. Mes a mes deberemos ir haciendo un seguimiento y monitoreo de los riesgos, oportunidades y contingencias de nuestro proyecto. Normalmente, ésta es una función del Project Manager. Sin embargo, pueden darse casos en los que sea necesario crear este puesto dentro de un proyecto, debido a la envergadura del mismo. Llevar correctamente la gestión del riesgo, oportunidades y contingencias es una labor de todo el equipo de proyecto. Al fin y al cabo, todos ellos forman parte del ROC, en mayor o menor medida.

Responsable de la Gestión del Cambio

Por último, pero no menos importante, hablaremos de la figura de Responsable de la Gestión del Cambio. Hay proyectos que, por su gran envergadura, requieren una persona que gestione el cambio dentro de un proyecto. Estos cambios pueden impactar tanto en el coste como en el plazo del proyecto. En algunos casos, los cambios son debidos a modificaciones en el alcance del proyecto. Otras veces, son cambios que hacen referencia a costes unitarios. Lo que está claro, es que necesitaremos hacer un seguimiento y control de estos cambios por su impacto en el proyecto. La gestión del cambio se debe reflejar tanto a nivel financiero como a nivel de cronograma de actividades.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

El Control de Proyectos hace que pasemos a un nivel superior dentro de la gestión de proyectos. Ésto es gracias a la información que se obtiene de manera regular de los diferentes responsables del proyecto. Esta información permite al Project Manager gestionar el proyecto, hacer un seguimiento más férreo del mismo y poder informar con antelación de las diferentes acciones a tomar para reducir el nivel de riesgo del proyecto. En definitiva, el Control de Proyectos ayuda a anticiparnos a problemas y tener tiempo de reacción para solucionarlos sin que impacte en el coste, calidad y plazo del proyecto. Es por ello que un buen equipo multidisciplinar, y especialista en cada una de sus tareas, es necesario para poder cumplir con los objetivos marcados en la línea base del proyecto.

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Paso 1: crear la línea base de proyecto

¿Cómo se realiza el control de un proyecto sin conocer aquello que queremos controlar? Complicado. Si no disponemos de una buena línea base de proyecto, no seremos capaces de llevar un adecuado seguimiento y control del proyecto. En otros de nuestros post ya te hablamos sobre qué es una línea base de proyecto . Pero, ¿cómo se realiza el control de un proyecto gracias a la línea base de proyecto?

Nuestra línea base de proyecto debe ser capaz de englobar de una manera clara el alcance del proyecto, los recursos necesarios para la ejecución del proyecto, así como los costes del proyecto. Éstos son los tres mecanismos de seguimiento y control de proyectos que utilizamos en Project 2080. Nuestra experiencia nos dice que estos tres pilares sustentan una sólida línea base de proyecto, la cual es el cimiento de un adecuado seguimiento y control de proyecto.

El camino crítico del proyecto

Por último, la línea base de proyecto será esa fotografía inicial contra la que iremos comparando el progreso de nuestro proyecto de manera regular. Gracias a este primer cronograma de actividades línea base conoceremos el camino crítico de nuestro proyecto, clave para realizar el seguimiento y control de las actividades más críticas de nuestro proyecto. Si quieres, puedes refrescar tus conocimientos en nuestro post sobre qué es el camino crítico de un proyecto .

Paso 2: cómo se realiza el control de un proyecto gracias a las curvas-S

Una vez disponemos de nuestro cronograma de actividades línea base y de la ruta crítica y rutas sub-críticas del proyecto , estamos en disposición de obtener diferentes curvas-S del proyecto. Estas curvas-S deben su nombre a que cuando se acumulan a origen los valores relativos en el tiempo, su forma se va asemejando a una «S» tumbada.

Las curvas-S se obtienen una vez se han introduccido los diferentes recursos en las actividades de nuestro cronograma. Salvo las actividades que son parte del camino crítico, cuya holgura es de cero unidades de tiempo, el resto de actividades presentan cierta holgura. Ésto hace que se obtengan 2 tipo de curvas. A estas curvas-S se les denomina Línea Base más temprana (Early Baseline) y Línea Base más tardía (Late Baseline).

Por último, también seremos capaces de obtener curvas-S según la fase de proyecto o paquete de trabajo que queramos controlar y hacer su seguimiento. A continuación, podéis ver un ejemplo de curva-S que se utilizó para hacer el control de una viga de atado en la construcción de un dique de hormigón armado:

El Método del Valor Ganado

El Método del Valor Ganado es uno de los métodos más claros para realizar el seguimiento de un proyecto. ¿Cómo se realiza el control de un proyecto gracias al Método del Valor Ganado? El seguimiento y control de un proyecto utilizando la metodología del Valor Ganado se realiza teniendo en cuenta las diferentes curvas-S que se van generando durante la ejecución de un proyecto.

A continuación puedes ver un cuadro interactivo para refrescar tus conocimientos sobre la Gestión del Valor Ganado:

Paso 3: definir KPIs

¿Cómo se realiza el control de un proyecto gracias a KPIs o, dicho de otro modo, cómo ayudan los KPIs a llevar el control y seguimiento de un proyecto? Muy sencillo. Los Indicadores Clave de Desempeño o KPIs (Key Performance Indicators) son aquellos indicadores que se usan para poder medir todo tipo de variables de un proyecto, como el avance de determinadas fases o paquetes de trabajo que, debido a su naturaleza, es necesario sintetizar e ir analizando de manera regular. Estos medidores de desempeño nos ayudan, por tanto, a analizar diferentes elementos del proyecto, así como a tomar decisiones. Nos ofrecen una visión global y simplificada del proyecto.

A la hora de definir estos indicadores de desempeño o KPI, deberemos tener en cuenta:

• qué tipo de paquetes o elementos queremos controlar. Por ejemplo, un KPI podría ser el número de m3 de hormigón a verter en obra.
• qué datos necesitamos y dónde conseguirlos para obtener la información que necesitamos. En el caso de nuesto ejemplo, los datos que necesitamos los conseguiríamos a través de los albaranes de entrega del camión cuba de hormigón, o de la planta de hormigonado.
• asignarles un valor objetivo o un rango de valores en el cual debermos movernos.  Siguiendo con el ejemplo anterio, el KPI podría ser no hormigónar menos de 2.000 m3 de hormigón al día debido a la capacidad de la planta de hormigón que nos hace el suministro de material en obra.
• fijar la frecuencia con la que se analizarán (diaria, semanal, mensual, etc.). Para finalizar con el ejemplo anterior, queremos controlar el progreso de manera diaria.

Del mismo modo que se hace para un proyecto, también se pueden marcar diferentes KPI objtetivo dentro de un cronograma de actividades. Por ejemplo, un indicador de desempeño sería el número de actividades con holgura total menor a 10 días que se han retrasado respecto a la actualización del periodo anterior. El valor no debiera exceder del 2% de las actividades retrasadas en el periodo en curso. Otro medidor de desempeño podría ser el número de actividades con holgura total mayor de 40 días, cuyo valor no debiera exceder del 5 % del total de actividades.

Paso 4: el panel de control

Una vez creada la línea base del proyecto, de haber generado las curvas-S tras incorporar recursos a las actividades dentro del cronograma línea base, y de haber definido los KPI o Indicadores de Desempeño para medir algunas variables del proyecto, ¿sabes cómo se realiza el control de un proyecto de la manera más óptima posible, cuantitativamente hablando? A través de un panel de control, también llamado cuadro de mando o dashboard.

El panel de control es la herramienta que nos ayudará a conocer, desde un punto de vista cuantitativo, la situación del proyecto en base a sus principales métricas de control.  Dichas métricas serán comparadas con los objetivos marcados al comienzo del proyecto.

Cabe decir que los cuadro de mando o paneles de control puede realizarse de una manera global dentro del proyecto, o de modo individual para cada una de las fasesd del mismo. De este modo, podríamos contar con un panel de control operacional, así como un panel de control para el seguimiento y control de la fase de ingeniería, compras y logística, fase de construcción, etc. En todos ellos, es importante no olvidar nunca los objetivos que se plantearon durante la fase de preparación de la línea base de proyecto, así como fechas de implementación, desvíos, encargados de controlar cada objetivo, así como cualquier tipo de comentario o material adicional que complemente el cuadro de mando.

Paso 5: reuniones de seguimiento

Durante las reuniones de seguimiento el objetivo será recopilar toda la información necesaria sobre la situación actual del proyecto, el estado de los riesgos y oportunidades, y el progreso de las actividades en curso. La intención es ir viendo posibles desviaciones, además de si se ha generado algún riesgo u oportunidad en el proyecto que debamos comenzar a controlar.

Las reuniones de seguimiento se realizan de manera periódica.  La naturaleza del proyecto, su nivel de riesgo o criticidad, o su presupuesto, nos ayudarán a valorar mejor con qué frecuencia se llevarán a cabo estas reuniones de seguimiento. No debéis confundir una reunión de seguimiento con una reunión de planificación colaborativa.

Es en estas reuniones donde se ponen encima de la mesa los 4 pasos anteriores para llevar a cabo el seguimiento y control de tu proyecto. Se analizan los KPI, se compara la situación actual con la línea base del proyecto, y también observamos las diferentes curvas-S de progreso o el análisis del valor añadido del proyecto. Normalmente, a estas reuniones acuden los responsables de cada departamento, así como la persona responsable de la planificación y control de proyecto.

Una vez finalizada la reunión de seguimiento, se comunica a todas las partes involucradas las contramedidas o medidas de acción a llevar a cabo durante el siguiente periodo.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

En este momento, creemos que ya sabes todo lo necesario sobre cómo se realiza el control de un proyecto en 5 sencillos pasos. No obstante, tu opinión nos interesa. Por ello, si además de la línea base de proyectos, las curvas-S, la definición de los KPI, el panel de control o las reuniones de seguimiento, crees que hay algún otro punto que se nos escapa, déjanos un comentario más abajo. Y recuerda, casi todo se puede medir, controlar y seguir.

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¿Qué es un Diagrama de Gantt?

El Diagrama de Gantt es una herramienta utilizada en la planificación de proyectos. En Project 2080 nos gusta considerar el Cronograma de Gantt o Gráfico de Gantt como el resultado final del trabajo de planificación. Tras llevar a cabo todas las tareas durante el proceso de planificación de un proyecto, obtenemos un diagrama de barras que nos sirve para identificar dentro de una línea de tiempo las actividades, paquetes de actividades y estructura de desglose de trabajos que representan visualmente el alcance de nuestro proyecto. En otras palabras, un Diagrama de Gantt nos muestra qué actividades hay que completar y en qué fecha.

Aunque ya hemos visto qué es un Diagrama de Gantt, debemos distinguir el Grafo de Gantt cuando se trata de un cronograma en fase de oferta y cuando se trata de la fase de ejecución del proyecto.

El Diagrama de Gantt en fase de oferta

En la fase de planificación de un proyecto, el primer Cronograma de Gantt que debemos crear es en fase de oferta. En este caso, el Diagrama de Gantt que representa el alcance de nuestro proyecto presenta un nivel de detalle menor y constante desde el comienzo hasta el final del proyecto.

El Diagrama de Gantt en fase de ejecución

Sin embargo, en la fase de ejecución del proyecto, el Diagrama de Gantt será un grafo de barras mucho más detallado. Es importante destacar que, en proyectos de larga duración, el nivel de detalle de determinadas actividades que se llevan a cabo en una fase más tardía del proyecto es menor que el de las actividades que se encuentran en la fase de comienzo del proyecto. A medida que va avanzando el proyecto, se va ampliando el nivel de detalle de nuestras actividades, desglosando así el Diagrama de Gantt inicial.

¿Para qué sirve un Diagrama de Gantt?

Una vez que ya sabemos qué es un Diagrama de Gantt y su nivel de detalle, la pregunta que nos aborda es para qué sirve un Diagrama de Gantt. De modo general, la Gráfica de Gantt nos puede mostrar:

• Actividades: actividades, paquetes de actividades y estructura de desglose de trabajo del proyecto. Cuando creamos el Diagrama de Gantt de nuestro cronograma de actividades de trabajo, gracias a la WBS o Estructura de Desglose de Trabajos somos capaces de asignar nuestras actividades a la fase de proyecto que corresponda.
• Fechas: fecha de inicio y fecha de finalización del proyecto. En este caso, el diagrama de barras puede mostrar las fechas de la línea base de proyecto, de versiones mensuales del cronograma, y la estimación hecha en el mes en curso. Además, nuestro Diagrama de Gantt nos puede mostrar las fechas más tempranas y fechas más tardías, así como fechas vinculadas a restricciones, o fechas en las que una actividad se haya suspendido.
• Recursos: los recursos necesarios para llevar a cabo cada actividad. Dentro de cada actividad se puede incluir la estimación de recursos necesarios.
• Relación entre actividades. El Diagrama de Gantt muestra también cuál es la relación lógica entre actividades, tales com Fin-Comienzo, Fin-Fin, Comienzo-Comienzo, Comienzo-Fin.
• Progreso: es una de las características más importantes de un Diagrama de Gantt. Gracias al gráfico de Gantt se muestra exactamente cómo se va desarrollando la ejecución del proyecto. Gracias a la Gráfica de Gantt, somos capaces de comparar tanto fechas, como horas de recurso y porcentaje de avance.
• Gestión del Valor Ganado (EVM): el Diagrama de Gantt también sirve para mostrarnos todos los indicadores que se tienen en cuenta en la Gestión de Valor Ganado. Todos estos indicadores nos servirán para realizar un Control de Proyectos adecuado, incluyendo todo lo referente a curvas-S.
• Otro tipo de información, tal como: fotografías de avance de proyecto, «cortinas» para identificar visualmente determinados momentos del proyecto.

¿Por qué es un Diagrama de Gantt tan importante en la planificación de proyectos?

Para responder a la pregunta de por qué es un Diagrama de Gantt tan importante dentro de la planificación de proyectos, tenemos que tener en cuenta los objetivos que buscamos en la gestión de proyectos.

Proyectos claros gracias al Diagrama de Gantt

En primer lugar, claridad. Tanto nuestro cliente como nuestro equipo de proyecto buscan poder revisar de una manera clara el estado actual del proyecto y su progreso progreso. La Gráfica de Gantt facilita la lectura del proyecto, pudiendo identificar de una manera clara en qué punto del proyecto estamos, qué hemos realizado hasta la fecha y qué trabajos quedan pendiente aún. Del mismo modo, podemos comparar claramente nuestro progreso con el progreso que esperábamos según la línea base del proyecto. Además, el hecho de poder añadir a nuestro cronograma de actividades los recursos necesarios para ejecutar las tareas nos da visibilidad sobre si estamos utilizando los recursos adecuadamente o si, por el contrario, el proyecto se está ejecutando bajo unos rendimientos más bajos de lo esperado. Por último, la claridad también se muestra a nivel de costes.

El Diagrama de Barras de Gantt mejorar la comunicación con tu equipo

Gracias a la claridad con que el Diagrama de Gantt muestra el estado de un proyecto, la comunicación con el resto del equipo de proyecto y con nuestro cliente se lleva a cabo de una manera más cómoda. El Diagrama de Gantt es el «lenguaje» que todas las parte involucradas en el proyecto conocen. Gracias a él, pueden revisar de manera más eficaz el estado de proyecto en las diferentes reuniones de planificación durante la vida del proyecto.

Nuevos nexos de colaboración en tus proyectos

En un proyecto, debido a la conexión entre las distintas fases y equipos de trabajo, es importante que todas las partes tengan un conocimiento del progreso del proyecto a nivel general y de su paquete de actividades a nivel particular. Cuando alguien es consciente de que un retraso en sus tareas impacta en el progreso de las tareas de otros departamentos y compañeros, se crea un nexo de colaboración entre departamentos, así como una mejor organización de las tareas a realizar.

El Diagrama de Gantt mejora la organización de los recursos

El Cronograma de Gantt nos ayuda para visualizar claramente el impacto que unas tareas tienen en otras. Del mismo modo, nos muestra la relación que existe entre departamentos para el correcto desarrollo del proyecto. Es por ello que durante las reuniones de planificación, el cronograma de actividades nos ayudará a establecer fechas objetivo. Así, el resto del equipo de proyecto las tendrá en cuenta para una mejor organización de sus propios recursos.

A la hora de que se lleven a cabo cambios en el alcance de un proyecto, debido a proyectos adicionales o nuevos anexos al contrato, así como cuando se realizan técnicas de compresión del cronograma de actividades de un proyecto , el Diagrama de Gantt es muy útil ya que nos ofrece una vista general del proyecto siendo una herramienta elástica y flexible frente a dichos cambios.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

En nuestro artículo sobre los primeros pasos para conocer qué es la Gráfica de Gantt os sirvió como una primera aproximación a la Gráfica de Gantt. Del mismo modo, os enseñamos cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso. Este artículo os ha servido para seguir avanzando en el conocimiento sobre el Diagrama de Gantt. Qué es un Diagrama de Gantt, para qué sirve y por qué es importante en la planificación de proyectos. Como ya hemos comentado, es una de las herramientas clave dentro del mundo de la Planificación y Control de Proyectos. La Gráfica de Gantt es capaz de que la complejidad de un proyecto pase a ser algo sencillo de entender.

El Diagrama de Gantt puede realizarse mediante una hoja excel, en word, o en herramientas profesionales de planificación de proyectos, tales como Primavera P6. En cualquier caso, estos cronogramas de barras necesitan ser alimentados regularmente. De este modo, podemos conocer el estado del proyecto, así como el progreso y las tareas pendientes para la finalización del mismo.

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