Cronograma de Actividades de un Proyecto

En la gestión de proyectos una de las áreas de mayor imporancia es la planificación o planeamiento. El Cronograma de Actividades de un Proyecto es la manera de plasmar y representar el alcance de dicho proyecto. Nos ayuda en la gestión del tiempo de un proyecto. El Project Manager dispondrá así de una herramienta para conocer el alcance de su proyecto, su duración, la estructura de trabajo, los recursos a utilizar y la ruta crítica. También podrá llevar el seguimiento del cronograma de un proyecto de manera regular. Y por último, identificar retrasos y tendencias de las diferentes actividades a realizar.

Qué es, para qué sirve y cómo hacer un cronograma de actividades desde cero son algunas de las preguntas a las que encontrarás respuestas en este artículo de Project 2080. Y recuerda que lo que aprenderás aquí es válido tanto para un cronograma de empresa, un cronograma de un proyecto de construcción, o un cronograma actividades de cualquier tipo de proyecto. No olvides echar un vistazo a nuestra recomendación Guía del PMBOK como apoyo a este artículo.

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¿Qué es un cronograma de actividades de un proyecto?

El cronograma de actividades de un proyecto es la manera de representar el alcance del mismo. Para ello se crean una serie de paquetes de trabajo y un listado de actividades. Esto se puede hacer mediante el soporte de una tabla de actividades que te ayude a ordenar y mostrar la duración de los trabajos a realizar y la relación entre dichos trabajos. Es importante destacar la necesidad de crear el calendario de actividades del proyecto a la hora de preparar la futura línea base. Ya sabes a grandes rásgos qué es un cronograma de actividades.

¿Para qué sirve un cronograma de actividades?

Una vez visto qué es un cronograma de actividades de un proyecto, vamos a ver para qué sirve un cronograma de actividades. El motivo de crear un cronograma de actividades es el de plasmar el comienzo y final del proyecto, la duración de cada uno de los paquetes en los que hemos dividido el alcance del proyecto y la secuencia lógica en la que los trabajos se van a desarrollar. Un tipo muy particular de cronograma de actividades sería la Línea Base del Proyecto. De manera regular, actualizaremos nuestro cronograma de proyecto e iremos comparándolo contra la Línea Base del Proyecto. Ésto nos servirá para conocer el punto exacto en el que se encuentra nuesrtro proyecto. Además, podremos reflejar cambios y/o retrasos en la ejecución de los diferentes paquetes de trabajo.

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Tipos de cronogramas de actividades

Tras haber dado respuesta a las preguntas ¿qué es y para qué sirve un cronograma de actividades de un proyectos?, vamos a echar un vistazo a los tipos de cronograma que puedes usar en turs proyectos. Existen multitud de cronogramas de actividades dependiendo de su naturaleza. Así, tendríamos:

• Según la fase del proyecto:
  • Cronogramas de oferta: el nivel de detalle de estos cronogramas sería menor. Es importante mostrar las líneas maestras del proyecto.
  • Cronogramas de ejecución de proyecto: el nivel de detalle en este caso sería mucho mayor. Nos interesaría desglosar los paquete de actividades a un nivel mayor para poder gestionar las diferentes fases de ingeniería, compras y construcción. En estos cronogramas mostraríamos las actividades cuya responsabilidad corre por parte de terceros (cliente, fabricantes, ingeniería, etc).
• Según el momento:
  • Cronograma Línea Base: es nuestro primer cronograma, el cual nos sirve como referencia y plan inicial. Éste es el cronograma contra el que compararemos mes a mes los avances y progreso de nuestro proyecto. Sin esta referencia, nos sería muy complicado valorar y analizar la tendencia de nuestro proyecto.
  • Cronograma de Progreso: este cronograma nos va a mostrar el progreso de las actividades y de los paquetes de trabajo de nuestro proyecto. Deberemos comparar este progreso con la Línea Base para ver la variación en aspectos como las fechas de comienzo y finalización de actividades, duraciones, holguras, camino crítico, etc.

Hemos visto cuáles son las características principales y utilidades de los diferentes cronogramas de actividades, dependiendo de su naturaleza. Pasemos a ver ahora los 9 pasos para crear un cronograma de actividades. Con ellos, alcanzarás el objetivo de tener un cronograma de trabajo para tu proyecto como herramienta clave dentro de la gerencia de proyectos o project management.

¿Cómo crear un cronograma de actividades desde cero?

Ya hemos visto qué es y para qué sirve un cronograma de actividades de un proyecto. Además, te hemos enseñado cuales son las características de un cronograma según su naturaleza. Vamos a enseñarte a continuación cómo elaborar un cronograma de actividades desde cero. Es bueno que tengas en cuenta que puedes crear un cronograma de actividades en excel o en cualquier otra herramienta de planificación de proyectos como verás en la sección de «herramientas para elaborar un cronograma de actividades». Antes de pasar a ver los 9 pasos para crear un cronograma de actividades desde cero, te mostramos un ejemplo de cronograma de actividades hecho con la herramienta de planificación y control de proyectos Primavera P6:

9 pasos para crear un cronograma de actividades desde cero

Si has llegado hasta aquí, ya conoces qué es un cronograma de actividades, para qué sirve crear un cronograma en nuestros proyectos, y los diferentes tipos de cronogramas así como las características propias de cada cronograma. Estás a un solo paso de crear tu primer cronograma de proyecto.

Paso 1: definir la estructura WBS

La Work Breakdown Structure o WBS, cuya traducción al idioma español sería Estructura de Despomposición de los Trabajos o EDT, representa la estructura en la que se decide paquetizar el alcance de nuestro proyecto. De este modo, hacemos que nuestro proyecto sea de fácil comprensión para todo el mundo.

Paso 2: identificar las actividades

Una vez que tenemos el armazón de nuestro proyecto, debemos identificar las actividades en las cuales cada paquete de trabajo se puede dividir. De este modo marcamos actividades o tareas de menor duración, las cuales se pueden seguir o monitorear de manera sencilla. Es importante calendizar todas nuestras actividades de manera independiente, ya que puede haber actividades con calendarios diferentes (curado de hormigón, empresas suministradoras, etc).

Paso 3: definir los recursos a utilizar y asignarlos a cada actividad

Nuestro proyecto necesita una serie de recursos para así realizar el total de las tareas y paquetes de trabajo en los que lo hemos discretizado. De este modo, las actividades de ingeniería necesitarán recursos de mano de obra, como ingenieros civiles, ingenieros de instalaciones, etc. En fase de construcción, las actividades de excavación necesitarán un recurso específico de maquinaria como una excavadora.

Paso 4: BOQ o Bill of Quantities

BOQ, o lo que es lo mismo, una tabla con las mediciones del proyecto. Estas mediciones pueden ser desde una lista de entregables para los diferentes paquetes de ingeniería, o list of deliverables en inglés, a el número de metros cúbicos de hormigón que presenta una presa de gravedad.

Paso 5: calcular la duración de las actividades en función de los rendimientos de los recursos asignados

Una vez definidas las actividades en las que deseamos desglosar nuestros paquetes de trabajo o work packages, conocidas las mediciones de los elementos que conforman dichas actividades, y los recursos que decidimos asignar a cada una de ellas, es hora de calcular la duración de las mismas. Para ello, basta con calcular los rendimientos de los recursos que usaremos en cada una de las actividades.

Como ejemplo, a la hora de calcular el tiempo que tardaremos en realizar unos esquemas unifilares de protección para una subestación eléctrica, nos basaremos en la experiencia y en el alcance de dicho esquema unifilar. De este modo, podríamos llegar a estimar que un ingeniero de diseño, trabajando 4 horas diarias, sería capaz de diseñar los esquemas unifilares en 1 semana. Del mismo modo, para una excavación de 4 millones de metros cúbicos sobre terreno blando, una excavadora tipo PC3000 de Komatsu, con un rendimiento diario estimado de 5.000 metros cúbicos, tardaría unas 160 semanas (3 años) en realizar los trabajos.

Paso 6: relacionar las actividades entre sí de una manera lógica

Es hora de usar nuestro razonamiento lógico y nuestra experiencia como planificadores de proyecto para relacionar de  manera lógica la consecución de los trabajos. Muchas veces sólo basta con usar el sentido común. A nadie se le ocurre terminar la instalación de unos tubos en zanjas antes de realizar la excavación de la mism, ¿verdad? Pues eso es, el sentido común nos ayudará a realizar esta fase con éxito. Siempre podremos contar con la experiencia y conocimiento del resto de compañeros  del equipo en las distintas fases del proyecto, en caso de que nos surjan dudas de cómo se vinculan ciertas actividades entre sí.

Paso 7: incorporar las restricciones a nuestro cronograma de proyecto, si las hubiera

En este punto es importante identificar e incorporar ciertas restricciones al programa de actividades impuestas por nuestro cliente. Éstas pueden ser licencias, ventana de tiempo en la cual realizar ciertos trabajos o licencias). También puede haber restricciones meteorológicoas, como el caso de que sea imposible trabajar en la Antártida durante 6 meses al año en un proyecto específico o aglomerar carreteras entre los meses de mayo y septiembre. Otro ejemplo de restricción serían las terceras partes. Por ejemplo, tener acceso a la vía de ferrocarril únicamente durante 52 horas el día 24 de Diciembre.

Paso 8: identificar la Ruta Crítica del cronograma de un proyecto

Una vez que hemos introducido todos los inputs descritos hasta ahora es hora de calcular el cronograma de proyecto y ver en qué punto estamos. Es hora de identificar la Ruta Crítica del proyecto y saber si con las estimaciones que hemos hecho somos capaces de entregar el proyecto en tiempo y coste. Es posible que los recursos que hemos estimado no sean suficientes y que necesitemos aumentar el número de recursos, además de asignar cierta prioridad a algunas de las actividades.

Paso 9: hacer un análisis del histograma de los recursos basado en la Ruta Crítica del proyecto

Es hora de analizar si con los recursos que hemos estimado somos capaces de finalizar nuestro proyecto en tiempo y coste. En este punto, deberemos asignar prioridad a actividades que son parte del camino crítico y dejar que otras actividades no críticas se realicen más tarde en el tiempo. Si disponemos de recursos finitos en nuestro proyecto, deberemos hacer un estudio de su distribución en el tiempo. Si fuera necesario, deberemos aplicar alguna de las Técnicas de Optimización de Recursos que ya hemos visto en otro de nuestros artículos para optimizar el número de recursos a utilizar en nuestro proyecto.

Herramientas para elaborar un cronograma de actividades

Hoy en día existen multitud de herramientas en el mercado para la creación de un cronograma de trabajo. Muchos Project Manager deciden crear un cronograma de actividades en excel para su proyecto. Sin embargo, a continuacion os enseñamos las que consideramos de mayor importancia en el campo de la planificación y controles de proyecto:

• Primavera P6 de Oracle. Es la herramienta de planificación más potente del mercado actualmente. Extendida a lo largo de todo el mundo y usada en todos los proyectos del Departamento de Defensa de los Estados Unidos. Contractualmente usada en proyectos en el Reino Unido (ferrocarril, marina, centrales nucleares, edificación, carreteras, etc). Muy extendido su uso tanto en India, Emiratos Árabes Unidos, Sudamérica y algunos países de África.
• Microsoft Project. Para nosotros es el hermano pequeño de la familia de Scheduling Tools. Una herramienta muy extendida entre Project Managers por su uso intuitivo y sencillo. El entorno «Microsoft» ayuda mucho para que ésta sea la herramienta favorita de muchos Gerentes de Proyecto.
• Synchro Software. Si lo que buscamos es darle una capa BIM a nuestros proyectos, con esta herramienta seremos capaces de realizar planificaciones 4D. Podremos unir un modelo 3D con un cronograma de trabajo y «darle vida» al proyecto.

Elegir entre Diagrama de Gantt o PERT

Hemos visto cómo desglosar el alcance del proyecto en paquetes y subpaquetes que nos ayuden a entender mejor el mismo. Pero, ¿cómo representar gráficamente un proyecto? Para ello existen dos herramientas que nos pueden ayudar a ello. A continuación, pasamos a explicarlas:

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Incluso, las herramientas informáticas de planificación más potentes, como Primavera P6, nos permiten mostrar las relaciones lógicas entre actividades, además de las actividades pertenecientes a la Ruta Crítica. El diagrama de Gantt se representa mediante dos ejes: uno horizontal en el que se muestra una línea del tiempo, y otro vertical donde se muestran las actividades de nuestro proyecto. Si aún tienes dudas, lee nuestro post sobre el Diagrama de Gantt.

PERT

PERT, del inglés Program Evaluation and Review Technique (Técnica de Revisión y Evaluación de Programa). Éste es un método para analizar las actividades involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total. Se trata de una técnica estadística y modelo para la administración y gestión de proyectos creado con fines militares por los Estados Unidos.

¿En qué tipo de proyectos merece la pena crea un cronograma de actividades?

Y ahora te preguntarás si merece la pena crear un cronograma de actividades para tu pequeño proyecto de bajo presupuesto. La respuestas es sencilla: sí, merece la pena. Cualquier proyecto que se precie necesita ser gestionado, independientemente de si se trata de un proyecto pequeño, mediano o un mega-proyecto. La única diferencia entre ellos será el nivel de detalle que queramos controlar.

Por ejemplo, para un mega-proyecto, el nivel al que queremos llegar para gestionarlo de manera adecuada puede ser un nivel 3 de WBS. Por ejemplo, la excavación a realizar en un vaciado de 6 millones de metros cúbicos para una nueva central nuclear. En este caso, no nos interesa ir plataforma por plataforma, sino la cantidad total de excavación. En otras palabras, las unidades de obra pequeñas pierden su sentido en mega-proyectos con un alto presupuesto.

Por otro lado, en proyectos de menor embergadura, las unidades de obra que queremos controlar pueden llegar a un nivel 6 de la WBS. Por ejemplo, nos puede interesar controlar una unidad de obra como la red de drenajes. Para ello desglosamos la unidad en las siguientes actividades: excavación, instalación de tubo, relleno y acados.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Una de las áreas más importantes en la gestión de proyectos según el Project Management Institute es la Planificación de Proyectos. La herramienta de trabajo para llevar a cabo las tareas de planificación es el cronograma de actividades. Éste debe englobar el alcance de nuestro proyecto. Un cronograma de proyecto tiene que ser claro y capaz de explicar de manera sencilla el scope del proyecto a cualquier persona.

La manera de cómo hacer un cronograma de actividades se puede resumir en:

• crear la estructura WBS
• actividades para representar las unidades de proyecto que queremos controlar
• valoración de recursos, rendimientos y duración de las actividades
• vinculación entre actividades de manera lógica con el fin de calcular el Camino Crítico del proyecto

Independientemente de la magnitud del proyecto, una buena gestión del mismo conlleva la creación de un cronograma de actividades. Para ello, la herramienta más utilizada a nivel mundial es Primavera P6 de Oracle.

Si estáis pensando en obtener la Certificación PMP, no dudes en echar un vistazo a la Guía del PMBOK para descubrir mucho más sobre el mundo de la Planificación y Control de Proyectos.