Cómo evaluar la calidad del Cronograma de Proyecto en Primavera P6

Una mejora en la integridad de tu cronograma es crítica para mejorar la probabilidad de éxito de tu proyecto. Hay una clara correlación entre la calidad de un cronograma de actividades de un proyecto y el rendimiento de ejecución resultante. Es por ello que vamos a enseñarte a cómo evaluar la calidad del cronograma de proyecto en el que estés trabajando actualmente como Planificador de Proyecto o Gerente de Proyecto.

La Agencia de Defensa de Gerencia de Contratos (DCMA en sus siglas en inglés) ha desarrollado un conjunto de estándares para asegurar un programa de actividades bien construido, los cuales hemos ajustado a tus necesidades. Estos criterios dependerán siempre del tipo de cronograma que tengamos, su nivel de detalle, los periodos previstos para actualizar el cronograma (semanal, mensual, trimestral, etc) o el tipo de actividades (tareas dependiente, «level of effort», barras resumen, etc). Es necesario que evalúes tu cronograma teniendo en cuenta lás métricas que te mostramos a continuación antes de que lo envíes a tu cliente. Y recuerda que en el Diagrama de Gantt de tu cronograma podrás representar cada uno de estos 16 puntos.

16 puntos para saber cómo evaluar la calidad del cronograma de proyecto

Antes de que te enseñemos a crear un cuadro de mando en Power BI, como el que te muestro a continuación, para poder hacer el análisis de la calidad de los cronogramas de tus proyectos, creados en Primavera P6:

déjame primero que te muestre los 16 puntos para la valoración de la calidad de tu cronograma de actividades.

1. Lógica

Éste es uno de los críterios clave a la hora de evaluar la calidad del cronograma de proyecto en el que estés trabajando. Se mide a través del porcentaje de actividades a las que le faltan predecesores o sucesores. En caso de que se decida no vincular algunas de las activiades, ésto debería quedar reflejado en el informe inicial de la Línea Base de Proyecto.

Objetivo: tener menos que un 5% del total de actividades.

2. Leads (negative Lags)

Lead es una aceleración en la actividad sucesora y su uso podría quedar justificado sólo en actividades con una relación FS (Finish to Start o Fin a Comienzo). En otras palabras, un Lead es un Lag con una duración menor que cero. El uso de leads implica intrazabilidad del cronograma ya que se pieder la visibilidad de cómo se desarrollan los trabajos.

Objetivo: tener menos de un 1% del total de relaciones lógicas.

3. Lags

Un Lag es un retraso de la actividad sucesora. Relaciones con una duración de Lag mayor que cero. En este caso la relación entre actividades podría ser cualquiera. Como en el punto anterio, el uso de lags implica que la lógica del cronograma no sea del todo visible llegándose a mostrar espacios vacios entre dos actividades consecutivas. Tendremos que ser capaces de sustituir un Lag por una actividad que dé visibilidad de lo que está sucediendo.

Objetivo: tener menos de un 5% del total de relaciones lógicas.

4. Lags muy largos

Este es uno de los criterios que deberemos de marcar a la hora de preparar nuestra primera Línea Base del Proyecto. Dependiendo de factores como la duración o el presupuesto de nuestro proyecto, podría llegar incluso a no aceptarse el uso de estas dos herramientas. A priori, podemos establecer un límite en valores igual a 10 días.

Objetivo: tener menos de un 5% del total de las actividades.

5. Tipo de Relaciones

La mayoría de relaciones entre actividades debería ser Final a Comienzo (Finish to Start). Sin embargo, hay situaciones en las que el uso de otro tipo de actividades está justificado. Bajo nuestro punto de vista, éste es uno de los criterios más importantes a la hora de evaluar la calidad del cronograma de proyecto.

Objetivo: tener más del 90% del total de relaciones.

6. Restricciones Fuertes

Estas restricciones o contraints impiden que una actividad se mueva. Sería el caso de constraints como «Mandatory Start» o «Mandatory Finish». Este criterio influirá en el cálculo de las holguras de nuestro proyecto y, por tanto, tendrá impacto directo en el cálculo de la ruta crítica del mismo. Si su uso está justificado, entonces deberíamos tener presente el optar por calcular la Ruta Crítica bajo el criterio de Camino más Largo o Longest Path.

Objetivo: tener menos del 1% del total de actividades.

7. Restricciones Débiles

A diferencia del caso anterior, estas restricciones no impiden que una actividad se mueva en la línea de itempo. Su uso modificará campos como los Early Start/Finish o los Late Start/Finish.

Objetivo: tener menos del 5% del total de actividades.

8. Holguras muy grandes

Éste es otro de los criterios que se deben definir al comienzo del proyecto, dependiendo de la naturaleza del mismo. En nuestro caso, consideramos como holguras muy grandes aquellas mayores que 120 días laborables (6 meses).

Objetivo: tener menos del 1% de las actividades.

9. Holguras negativas

Actividades con una Holgura Total (Total Float) menos que cero son las que pertenecen a este grupo. Las holguras negativas se dan en aquellos proyectos que están en progreso y cuyas restricciones fuertes se han sobrepasado. En otras palabras, debido a la actualización de nuestro cronograma nuestra nueva fecha planeada de finalización de trabajos supera la fecha prevista contractualmente, la cual se fijó mediante un constraint Mandatory Finis, por ejemplo. En aquellos cronogramas donde no se haya aprobado por el cliente un cambio en las fechas contractuales y donde incurramos en retrasos, el porcentaje de holguras negativas será muy alto.

Objetivo: tener menos del 1% del total de actividades.

10. Duraciones de la actividad muy altas

A la hora de evaluar la calidad del cronograma de proyecto, uno de los criterios clave es establecer la duración máxima permitida para nuestras actividades. Este punto se establecerá teniendo en cuenta el paquete de actividades y el periodo de actualización del cronograma. El criterio que establecemos en Project 2080 para una duración de la actividad muy alta es el menor entre 4 ciclos de actualización o 44 días laborables.

Objetivo: tener menos del 5% del total de actividades.

11. Días de progreso no válidos

Estas actividades serían aquellas que se están declarando como comenzadas o finalizadas en fechas posteriores a la Línea de Corte o Data Date de nuestro cronograma.

Objetivo: tener menos del 1% del total de actividades.

12. Recursos / Coste

Este criterio nos indica aquellas actividades que no tienen un coste o un recurso asignado.

Objetivo: tener menos del 1% del total de actividades.

13. Actividades tardías

Actividades con una finalización planificada más tarde que la Línea Base del proyecto.

Objetivo: tener menos del 5% del total de actividades.

14. BEI (Baseline Execution Index)

Indicador de la ejecución de la Línea Base. Ni en Primavera P6 ni en Microsoft Project existe la variable BEI. Para solucionar ésto, en Primavera P6 podemos aplicar un filtro y contar todas las actividades con una variación de la fecha final respecto a la línea base de proyecto igual o mayor que cero. Este número se dividiría por el número total de actividades con un «Planned Finish Date» menor o igual al «Data Date». Cabe destacar que el único modo de lograr un BEI > 1 es ejecutando actividades fuera de secuencia o más temprano.

Objetivo: valor mayor a 0.95.

15. Test de la Ruta Crítica

Este test se lleva a cabo cuando se selecciona una actividad de la ruta crítica e introducimos 600 días como duración pendiente. Si la fecha final de proyecto no se desplaza con el mismo número de días, entonces se asume que el cronograma presenta una rotura de la lógica utilizada y se declara el Test como no aprobado.

Objetivo: aprobar el Test de la Ruta Crítica

16. CPLI (Critital Path Length Index)

El CPLI es una medida de la eficiencia que se requiere para completar un hito en plazo. Mide el «realismo» de la ruta crítica relativo a la fecha final de la línea base, cuando ésta se restringe. Un CPLI mayor que 1,00 significa que el cronograma se está ejecutando de manera eficiente con respecto a la consecución del hito de la línea base. El CPLI es, por tanto, un indicador de la eficiencia de acuerdo a las actividades dentro de la ruta crítica.

Objetivo: valor mayor a 0.95.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

La probabilidad de éxito de un proyecto depende directamente de cómo evaluar la calidad del cronograma de proyecto. El Departamento de Defensa de los Estados Unidos y su «Defense Contract Management Agency» (DCMA) establecen una serie de criterios a tener en cuenta. Estos criterios deben servir de guía y establecerse antes de preparar la Línea Base del Proyecto. Del mismo modo, se tendrán en cuenta en cada actualización del cronograma.