¿Quién hace el control de un proyecto?
Para responder a la pregunta de quién hace el control de un proyecto nos podría venir a la mente la figura de Project Manager o Gerente de Proyecto. Sin embargo, el Project Manager es la punta del iceberg, quien recibe los informes para poder analizarlos y tomar decisiones. Son otras muchas otras funciones las que están involucradas en el proceso de control de un proyecto.
A continuación, te enseñamos las 5 personas imprescindibles a la hora de controlar un proyecto (más alguna otra que te sorprenderá verla también). Entre todos ellos asegurarán que el proyecto está siendo ejecutado según el plan línea base. Además, harán posible comparar el progreso del proyecto con el plan original, identificarán posibles problemas futuros tan pronto como sea posible para poder realizar acciones correctivas cuanto antes. Por último, ayudarán a recopilar los datos necesarios para preparar una reclamación de extensión de plazo o para la resolución de disputas.
¿Quién hace el Control de un Proyecto de manera profesional?
El Especialista en Control de Proyectos es la persona encargada de hacer el Control de un Proyecto de un modo profesional. No es un Gerente de Proyecto ni un Controlador de Proyectos. El especialista en Control de Proyectos es el nexo de unión entre las diferentes funciones dentro de un proyecto. Es la persona encargada de recopilar información, darle forma y preparar los diferentes informes de avance de un proyecto. Dichos informes llevarán consigo un análisis del proyecto basado en KPIs, curvas de progreso del proyecto y/o histrograma de recursos.
La información que debe recopilar un Especialista en Control de Proyectos es toda aquella relacionada con el cronograma de actividades, información financiera del proyecto, todo lo relativo con la función de Gerencia de la Cadena de Suministro o Supply Chain Management, así como información y datos sobre la fase de ingeniería, calidad y medio ambiente, seguridad y salud, y la que fuera necesaria sobre la propia función de gerencia de proyectos.
La persona Especialista en Planificación de Proyectos
Muchas veces el Especialista en Planificación de Proyectos y el Especialista en Control de Proyectos es la misma persona. Sin embargo, ésto va en función de la naturaleza del proyecto. En proyectos de gran presupuesto, quien hace el Control de un Proyecto de manera profesional es el Especialista en Control de Proyectos. Todas las tareas relacionadas con la creación de la línea base de proyecto, de actualizar el cronograma de Gantt de manera periódica, de analizar el Diagrama de Gantt, o de preparar informes de avance mediante curvas-S son realizadas por el Especialista en Planificación de Proyectos.
El Especialista en Planificación de Proyectos gestiona el Cronograma de Gantt mediante un software profesional de planificación de proyectos. Uno de los programas de planificación de proyectos más utilizados a nivel mundial es Primavera P6, de Oracle. Sin embargo, existen otros como Microsoft Project.
Controlador de Proyectos: figura clave para el control de un proyecto
La tercera figura que desde Project 2080 consideramos importante a la hora de realizar el Control de un Proyecto es el Controlador de Proyectos o Project Controller. Esta figura representa el control financiero del proyecto. El Controlador de Proyectos debe recopilar desde la fase de preparación de la línea base, y de manera regular, los datos financieros del proyecto, tales como: venta del proyecto, coste del proyecto, margen de proyecto, riesgos, oportunidades, contingencias, etc.
El Controlador de Proyectos, es la persona encargada de crear una estructura de códigos para ir imputando el coste de nuestro proyecto mes a mes. Esta estructura deberá ser aprobada por el Project Manager y distribuida a todos los participantes del proyecto. Estos códigos deben englobar el coste de la mano de obra, la maquinaria, equipos subcontratados, así como los materiales que necesite el proyecto para ser ejecutado correctamente. Como herramienta de control de costes, podemos hablar de SAP, ampliamente utilizada a nivel mundial.
Además del control financiero que el Controlador de Proyectos hace de manera regular, éste también trabaja junto con el Especialista en Planificación de Proyectos para desarrollar la Estructura de Descomposición de Costes o Cost Breakdown Structure (CBS). Esta estructura consta de una serie de códigos únicos que mapean tanto con los códigos de coste descritos en el párrafo anterior como con los códigos de la Estructura de Desglose de Trabajos o WBS (Work Breakdown Structure).
Gracias a los códigos CBS, a la WBS, y al mapeo que se haga con los códigos que el Controlador de Proyectos usa para el control de costes de proyecto, el Especialista en Control de Proyectos tendrá la estructura inicial para la creación de multitud informes que crucen los datos relativos al cronograma de proyecto y a los costes de proyecto. Estos datos serán la base para la Gestión del Valor Ganado o Earned Value Management (EVM).
Responsable de la Ingeniería del proyecto
Una vez hemos visto la figura del Especialista en Control de Proyectos, Planificador de Proyectos y Controlador de Proyectos, ¿sabes quién más realiza el control de un proyecto? Hablemos ahora del Responsable de la Ingeniería del Proyecto. En otros foros se le denomina responsable técnico del proyecto. Esta es la figura más importante dentro del departamento de ingeniería del proyecto. Es el encargado de definir la lista de entregables o lista de planos del proyecto. En ella, el responsable de ingeniería asigna cada plano dentro del correspondiente WBS, el cual ha sido previamente definido por el planificador del proyecto. De este modo, será mucho más sencillo realizar el seguimiento del proyecto mes a mes ya que el planificador del proyecto podrá identificar estos planos dentro del cronograma de Gantt.
Además, el responsable técnico del proyecto será el encargado de distribuir las tareas de ingeniería entre su equipo de trabajo. De este modo, podrá facilitar al Especialista en Planificación y Control de Proyectos la valoración de sus recursos propios.
Gracias a la lista de planos y a la valoración de los recursos propios de ingeniería, el planificador del proyecto podrá asignar a cada tarea la carga de trabajo de la fase de ingeniería. Cabe destacar que el responsable técnico debe revisar y aprobar la línea base de proyecto. Dicho compromiso debe ser con las fechas, actividades a realizar, así como con la valoración de recursos propios.
Responsable de la Cadena de Suministro
Del mismo modo que ocurría con el Responsable de Ingeniería, el Responsable de la Cadena de Suministro alimenta de datos clave tanto al Especialista de Planificación de Proyectos como al Controlador de Proyectos. La fase de compras y logística quedará definida durante la fase de creación de la línea base de proyecto. En este proceso, existe un compromiso del Responsable de la Cadena de Suministro con el cronograma de trabajo. Las actividades de la Cadena de Suministro nos darán información acerca de las fechas en las que se hicieron los pedidos, de los periodos de fabricación, de hitos intermedios, así como de entrega en obra de cada unos de los suministros.
Como en cualquier otra fase de proyecto, todo el alcance referente a la cadena de suministro se distribuirá según la Estructura de Desglose de Trabajos. Así mismo, dicho alcance se codificará mediante los códigos CBS (Cost Breakdown Structure). Finalmente, la imputación de los costes llegarán a manos de Controlador de Proyectos, para poder actualizar el programa de gestión financiera y de costes del proyecto.
Otro tipo de profesional que hace el Control de un Proyecto
Además de los 5 profesionales dentro de la gestión de proyectos que hemos descrito más arriba, de manera adicional queremos hablar de otras figuras que también aportan su granito de arena cuando se realiza el Control de un Proyecto.
Responsable de Seguridad, Salud y Medio Ambiente dentro del Control de Proyectos
Tanto la seguridad y salud, como el medio ambiente, son aspectos de muy alta importancia durante la ejecución de un proyecto. Es por ello que durante la fase de Control de Proyectos sea necesario ver el progreso de los diferentes KPIs que se hayan definido al comienzo del proyecto. Como sucede en los casos anteriores, el HSE Manager será el encargado de facilitar toda la información necesaria al Especialista de Control de Proyectos.
Responsable de Riesgos, Oportunidades y Contingencias
La importancia del ROC (Risk, Opportunities & Contingencies) proviene de la idea de anticiparnos al futuro. Tanto desde el punto de poder mitigar riesgos, como por el hecho de ver oportunidades que nos ayuden a mejorar el margen de nuestro proyecto. Se trata de un proceso continuo que nace en la fase de licitación u oferta. Mes a mes deberemos ir haciendo un seguimiento y monitoreo de los riesgos, oportunidades y contingencias de nuestro proyecto. Normalmente, ésta es una función del Project Manager. Sin embargo, pueden darse casos en los que sea necesario crear este puesto dentro de un proyecto, debido a la envergadura del mismo. Llevar correctamente la gestión del riesgo, oportunidades y contingencias es una labor de todo el equipo de proyecto. Al fin y al cabo, todos ellos forman parte del ROC, en mayor o menor medida.
Responsable de la Gestión del Cambio
Por último, pero no menos importante, hablaremos de la figura de Responsable de la Gestión del Cambio. Hay proyectos que, por su gran envergadura, requieren una persona que gestione el cambio dentro de un proyecto. Estos cambios pueden impactar tanto en el coste como en el plazo del proyecto. En algunos casos, los cambios son debidos a modificaciones en el alcance del proyecto. Otras veces, son cambios que hacen referencia a costes unitarios. Lo que está claro, es que necesitaremos hacer un seguimiento y control de estos cambios por su impacto en el proyecto. La gestión del cambio se debe reflejar tanto a nivel financiero como a nivel de cronograma de actividades.
EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS
El Control de Proyectos hace que pasemos a un nivel superior dentro de la gestión de proyectos. Ésto es gracias a la información que se obtiene de manera regular de los diferentes responsables del proyecto. Esta información permite al Project Manager gestionar el proyecto, hacer un seguimiento más férreo del mismo y poder informar con antelación de las diferentes acciones a tomar para reducir el nivel de riesgo del proyecto. En definitiva, el Control de Proyectos ayuda a anticiparnos a problemas y tener tiempo de reacción para solucionarlos sin que impacte en el coste, calidad y plazo del proyecto. Es por ello que un buen equipo multidisciplinar, y especialista en cada una de sus tareas, es necesario para poder cumplir con los objetivos marcados en la línea base del proyecto.
