¿Qué es un Diagrama de Gantt y para qué sirve?
¿Qué es un Diagrama de Gantt y para qué sirve? Estas son dos preguntas que cualquier profesional del mundo de la Planificación y el Control de Proyectos se ha hecho en algún momento. Antes de meternos en harina, queremos destacar que estamos ante una de las herramientas dentro de la planificación de proyectos que más existo ha tenido desde sus inicios allá por el año 1910. Are you ready?
¿Qué es un Diagrama de Gantt?
El Diagrama de Gantt es una herramienta utilizada en la planificación de proyectos. En Project 2080 nos gusta considerar el Cronograma de Gantt o Gráfico de Gantt como el resultado final del trabajo de planificación. Tras llevar a cabo todas las tareas durante el proceso de planificación de un proyecto, obtenemos un diagrama de barras que nos sirve para identificar dentro de una línea de tiempo las actividades, paquetes de actividades y estructura de desglose de trabajos que representan visualmente el alcance de nuestro proyecto. En otras palabras, un Diagrama de Gantt nos muestra qué actividades hay que completar y en qué fecha.
Aunque ya hemos visto qué es un Diagrama de Gantt, debemos distinguir el Grafo de Gantt cuando se trata de un cronograma en fase de oferta y cuando se trata de la fase de ejecución del proyecto.
El Diagrama de Gantt en fase de oferta
En la fase de planificación de un proyecto, el primer Cronograma de Gantt que debemos crear es en fase de oferta. En este caso, el Diagrama de Gantt que representa el alcance de nuestro proyecto presenta un nivel de detalle menor y constante desde el comienzo hasta el final del proyecto.
El Diagrama de Gantt en fase de ejecución
Sin embargo, en la fase de ejecución del proyecto, el Diagrama de Gantt será un grafo de barras mucho más detallado. Es importante destacar que, en proyectos de larga duración, el nivel de detalle de determinadas actividades que se llevan a cabo en una fase más tardía del proyecto es menor que el de las actividades que se encuentran en la fase de comienzo del proyecto. A medida que va avanzando el proyecto, se va ampliando el nivel de detalle de nuestras actividades, desglosando así el Diagrama de Gantt inicial.
¿Para qué sirve un Diagrama de Gantt?
Una vez que ya sabemos qué es un Diagrama de Gantt y su nivel de detalle, la pregunta que nos aborda es para qué sirve un Diagrama de Gantt. De modo general, la Gráfica de Gantt nos puede mostrar:
- Actividades: actividades, paquetes de actividades y estructura de desglose de trabajo del proyecto. Cuando creamos el Diagrama de Gantt de nuestro cronograma de actividades de trabajo, gracias a la WBS o Estructura de Desglose de Trabajos somos capaces de asignar nuestras actividades a la fase de proyecto que corresponda.
- Fechas: fecha de inicio y fecha de finalización del proyecto. En este caso, el diagrama de barras puede mostrar las fechas de la línea base de proyecto, de versiones mensuales del cronograma, y la estimación hecha en el mes en curso. Además, nuestro Diagrama de Gantt nos puede mostrar las fechas más tempranas y fechas más tardías, así como fechas vinculadas a restricciones, o fechas en las que una actividad se haya suspendido.
- Recursos: los recursos necesarios para llevar a cabo cada actividad. Dentro de cada actividad se puede incluir la estimación de recursos necesarios.
- Relación entre actividades. El Diagrama de Gantt muestra también cuál es la relación lógica entre actividades, tales com Fin-Comienzo, Fin-Fin, Comienzo-Comienzo, Comienzo-Fin.
- Progreso: es una de las características más importantes de un Diagrama de Gantt. Gracias al gráfico de Gantt se muestra exactamente cómo se va desarrollando la ejecución del proyecto. Gracias a la Gráfica de Gantt, somos capaces de comparar tanto fechas, como horas de recurso y porcentaje de avance.
- Gestión del Valor Ganado (EVM): el Diagrama de Gantt también sirve para mostrarnos todos los indicadores que se tienen en cuenta en la Gestión de Valor Ganado. Todos estos indicadores nos servirán para realizar un Control de Proyectos adecuado, incluyendo todo lo referente a curvas-S.
- Otro tipo de información, tal como: fotografías de avance de proyecto, «cortinas» para identificar visualmente determinados momentos del proyecto.
¿Por qué es un Diagrama de Gantt tan importante en la planificación de proyectos?
Para responder a la pregunta de por qué es un Diagrama de Gantt tan importante dentro de la planificación de proyectos, tenemos que tener en cuenta los objetivos que buscamos en la gestión de proyectos.
Proyectos claros gracias al Diagrama de Gantt
En primer lugar, claridad. Tanto nuestro cliente como nuestro equipo de proyecto buscan poder revisar de una manera clara el estado actual del proyecto y su progreso progreso. La Gráfica de Gantt facilita la lectura del proyecto, pudiendo identificar de una manera clara en qué punto del proyecto estamos, qué hemos realizado hasta la fecha y qué trabajos quedan pendiente aún. Del mismo modo, podemos comparar claramente nuestro progreso con el progreso que esperábamos según la línea base del proyecto. Además, el hecho de poder añadir a nuestro cronograma de actividades los recursos necesarios para ejecutar las tareas nos da visibilidad sobre si estamos utilizando los recursos adecuadamente o si, por el contrario, el proyecto se está ejecutando bajo unos rendimientos más bajos de lo esperado. Por último, la claridad también se muestra a nivel de costes.
El Diagrama de Barras de Gantt mejorar la comunicación con tu equipo
Gracias a la claridad con que el Diagrama de Gantt muestra el estado de un proyecto, la comunicación con el resto del equipo de proyecto y con nuestro cliente se lleva a cabo de una manera más cómoda. El Diagrama de Gantt es el «lenguaje» que todas las parte involucradas en el proyecto conocen. Gracias a él, pueden revisar de manera más eficaz el estado de proyecto en las diferentes reuniones de planificación durante la vida del proyecto.
Nuevos nexos de colaboración en tus proyectos
En un proyecto, debido a la conexión entre las distintas fases y equipos de trabajo, es importante que todas las partes tengan un conocimiento del progreso del proyecto a nivel general y de su paquete de actividades a nivel particular. Cuando alguien es consciente de que un retraso en sus tareas impacta en el progreso de las tareas de otros departamentos y compañeros, se crea un nexo de colaboración entre departamentos, así como una mejor organización de las tareas a realizar.
El Diagrama de Gantt mejora la organización de los recursos
El Cronograma de Gantt nos ayuda para visualizar claramente el impacto que unas tareas tienen en otras. Del mismo modo, nos muestra la relación que existe entre departamentos para el correcto desarrollo del proyecto. Es por ello que durante las reuniones de planificación, el cronograma de actividades nos ayudará a establecer fechas objetivo. Así, el resto del equipo de proyecto las tendrá en cuenta para una mejor organización de sus propios recursos.
A la hora de que se lleven a cabo cambios en el alcance de un proyecto, debido a proyectos adicionales o nuevos anexos al contrato, así como cuando se realizan técnicas de compresión del cronograma de actividades de un proyecto , el Diagrama de Gantt es muy útil ya que nos ofrece una vista general del proyecto siendo una herramienta elástica y flexible frente a dichos cambios.
EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS
En nuestro artículo sobre los primeros pasos para conocer qué es la Gráfica de Gantt os sirvió como una primera aproximación a la Gráfica de Gantt. Del mismo modo, os enseñamos cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso. Este artículo os ha servido para seguir avanzando en el conocimiento sobre el Diagrama de Gantt. Qué es un Diagrama de Gantt, para qué sirve y por qué es importante en la planificación de proyectos. Como ya hemos comentado, es una de las herramientas clave dentro del mundo de la Planificación y Control de Proyectos. La Gráfica de Gantt es capaz de que la complejidad de un proyecto pase a ser algo sencillo de entender.
El Diagrama de Gantt puede realizarse mediante una hoja excel, en word, o en herramientas profesionales de planificación de proyectos, tales como Primavera P6. En cualquier caso, estos cronogramas de barras necesitan ser alimentados regularmente. De este modo, podemos conocer el estado del proyecto, así como el progreso y las tareas pendientes para la finalización del mismo.