¿Cómo se realiza el control de un proyecto?

En este artículo te vamos a enseñar cómo se realiza el control de un proyecto en 5 pasos.

Paso 1: crear la línea base de proyecto

¿Cómo se realiza el control de un proyecto sin conocer aquello que queremos controlar? Complicado. Si no disponemos de una buena línea base de proyecto, no seremos capaces de llevar un adecuado seguimiento y control del proyecto. En otros de nuestros post ya te hablamos sobre qué es una línea base de proyecto . Pero, ¿cómo se realiza el control de un proyecto gracias a la línea base de proyecto?

Nuestra línea base de proyecto debe ser capaz de englobar de una manera clara el alcance del proyecto, los recursos necesarios para la ejecución del proyecto, así como los costes del proyecto. Éstos son los tres mecanismos de seguimiento y control de proyectos que utilizamos en Project 2080. Nuestra experiencia nos dice que estos tres pilares sustentan una sólida línea base de proyecto, la cual es el cimiento de un adecuado seguimiento y control de proyecto.

El camino crítico del proyecto

Por último, la línea base de proyecto será esa fotografía inicial contra la que iremos comparando el progreso de nuestro proyecto de manera regular. Gracias a este primer cronograma de actividades línea base conoceremos el camino crítico de nuestro proyecto, clave para realizar el seguimiento y control de las actividades más críticas de nuestro proyecto. Si quieres, puedes refrescar tus conocimientos en nuestro post sobre qué es el camino crítico de un proyecto .

Paso 2: cómo se realiza el control de un proyecto gracias a las curvas-S

Una vez disponemos de nuestro cronograma de actividades línea base y de la ruta crítica y rutas sub-críticas del proyecto , estamos en disposición de obtener diferentes curvas-S del proyecto. Estas curvas-S deben su nombre a que cuando se acumulan a origen los valores relativos en el tiempo, su forma se va asemejando a una «S» tumbada.

Las curvas-S se obtienen una vez se han introduccido los diferentes recursos en las actividades de nuestro cronograma. Salvo las actividades que son parte del camino crítico, cuya holgura es de cero unidades de tiempo, el resto de actividades presentan cierta holgura. Ésto hace que se obtengan 2 tipo de curvas. A estas curvas-S se les denomina Línea Base más temprana (Early Baseline) y Línea Base más tardía (Late Baseline).

Por último, también seremos capaces de obtener curvas-S según la fase de proyecto o paquete de trabajo que queramos controlar y hacer su seguimiento. A continuación, podéis ver un ejemplo de curva-S que se utilizó para hacer el control de una viga de atado en la construcción de un dique de hormigón armado:

El Método del Valor Ganado

El Método del Valor Ganado es uno de los métodos más claros para realizar el seguimiento de un proyecto. ¿Cómo se realiza el control de un proyecto gracias al Método del Valor Ganado? El seguimiento y control de un proyecto utilizando la metodología del Valor Ganado se realiza teniendo en cuenta las diferentes curvas-S que se van generando durante la ejecución de un proyecto.

A continuación puedes ver un cuadro interactivo para refrescar tus conocimientos sobre la Gestión del Valor Ganado:

Paso 3: definir KPIs

¿Cómo se realiza el control de un proyecto gracias a KPIs o, dicho de otro modo, cómo ayudan los KPIs a llevar el control y seguimiento de un proyecto? Muy sencillo. Los Indicadores Clave de Desempeño o KPIs (Key Performance Indicators) son aquellos indicadores que se usan para poder medir todo tipo de variables de un proyecto, como el avance de determinadas fases o paquetes de trabajo que, debido a su naturaleza, es necesario sintetizar e ir analizando de manera regular. Estos medidores de desempeño nos ayudan, por tanto, a analizar diferentes elementos del proyecto, así como a tomar decisiones. Nos ofrecen una visión global y simplificada del proyecto.

A la hora de definir estos indicadores de desempeño o KPI, deberemos tener en cuenta:

• qué tipo de paquetes o elementos queremos controlar. Por ejemplo, un KPI podría ser el número de m3 de hormigón a verter en obra.
• qué datos necesitamos y dónde conseguirlos para obtener la información que necesitamos. En el caso de nuesto ejemplo, los datos que necesitamos los conseguiríamos a través de los albaranes de entrega del camión cuba de hormigón, o de la planta de hormigonado.
• asignarles un valor objetivo o un rango de valores en el cual debermos movernos.  Siguiendo con el ejemplo anterio, el KPI podría ser no hormigónar menos de 2.000 m3 de hormigón al día debido a la capacidad de la planta de hormigón que nos hace el suministro de material en obra.
• fijar la frecuencia con la que se analizarán (diaria, semanal, mensual, etc.). Para finalizar con el ejemplo anterior, queremos controlar el progreso de manera diaria.

Del mismo modo que se hace para un proyecto, también se pueden marcar diferentes KPI objtetivo dentro de un cronograma de actividades. Por ejemplo, un indicador de desempeño sería el número de actividades con holgura total menor a 10 días que se han retrasado respecto a la actualización del periodo anterior. El valor no debiera exceder del 2% de las actividades retrasadas en el periodo en curso. Otro medidor de desempeño podría ser el número de actividades con holgura total mayor de 40 días, cuyo valor no debiera exceder del 5 % del total de actividades.

Paso 4: el panel de control

Una vez creada la línea base del proyecto, de haber generado las curvas-S tras incorporar recursos a las actividades dentro del cronograma línea base, y de haber definido los KPI o Indicadores de Desempeño para medir algunas variables del proyecto, ¿sabes cómo se realiza el control de un proyecto de la manera más óptima posible, cuantitativamente hablando? A través de un panel de control, también llamado cuadro de mando o dashboard.

El panel de control es la herramienta que nos ayudará a conocer, desde un punto de vista cuantitativo, la situación del proyecto en base a sus principales métricas de control.  Dichas métricas serán comparadas con los objetivos marcados al comienzo del proyecto.

Cabe decir que los cuadro de mando o paneles de control puede realizarse de una manera global dentro del proyecto, o de modo individual para cada una de las fasesd del mismo. De este modo, podríamos contar con un panel de control operacional, así como un panel de control para el seguimiento y control de la fase de ingeniería, compras y logística, fase de construcción, etc. En todos ellos, es importante no olvidar nunca los objetivos que se plantearon durante la fase de preparación de la línea base de proyecto, así como fechas de implementación, desvíos, encargados de controlar cada objetivo, así como cualquier tipo de comentario o material adicional que complemente el cuadro de mando.

Paso 5: reuniones de seguimiento

Durante las reuniones de seguimiento el objetivo será recopilar toda la información necesaria sobre la situación actual del proyecto, el estado de los riesgos y oportunidades, y el progreso de las actividades en curso. La intención es ir viendo posibles desviaciones, además de si se ha generado algún riesgo u oportunidad en el proyecto que debamos comenzar a controlar.

Las reuniones de seguimiento se realizan de manera periódica.  La naturaleza del proyecto, su nivel de riesgo o criticidad, o su presupuesto, nos ayudarán a valorar mejor con qué frecuencia se llevarán a cabo estas reuniones de seguimiento. No debéis confundir una reunión de seguimiento con una reunión de planificación colaborativa.

Es en estas reuniones donde se ponen encima de la mesa los 4 pasos anteriores para llevar a cabo el seguimiento y control de tu proyecto. Se analizan los KPI, se compara la situación actual con la línea base del proyecto, y también observamos las diferentes curvas-S de progreso o el análisis del valor añadido del proyecto. Normalmente, a estas reuniones acuden los responsables de cada departamento, así como la persona responsable de la planificación y control de proyecto.

Una vez finalizada la reunión de seguimiento, se comunica a todas las partes involucradas las contramedidas o medidas de acción a llevar a cabo durante el siguiente periodo.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

En este momento, creemos que ya sabes todo lo necesario sobre cómo se realiza el control de un proyecto en 5 sencillos pasos. No obstante, tu opinión nos interesa. Por ello, si además de la línea base de proyectos, las curvas-S, la definición de los KPI, el panel de control o las reuniones de seguimiento, crees que hay algún otro punto que se nos escapa, déjanos un comentario más abajo. Y recuerda, casi todo se puede medir, controlar y seguir.