Línea Base de Proyecto

Los proyectos son algo vivo, por ello nacen, crecen y mueren. En Gestión de Proyectos, dentro de la fase de nacimiento, incluimos la Línea Base de Proyecto. Entender qué representa la Baseline y qué características tiene es clave para que un buen Gerente de Proyecto controle el resto del ciclo de vida de su proyecto. Como siempre, nos gusta recomendar el libro Guía del PMBOK como apoyo a este artículo. Como el uso de la inteligencia artificial en la gestión de proyectos aún está en fases de desarrollo, te aconsejamos que uses este artículo para crear la Línea Base de tus Proyectos.

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¿Qué es una Línea Base de Proyecto o Project Baseline?

En la Gerencia de Proyectos, la Línea Base del Proyecto o Project Baseline es el primer cronograma que engloba el alcance del proyecto. Es la foto inicial de nuestro proyecto, previa al comienzo de los trabajos. Este alcance representa todos los paquetes de trabajo y actividades que se reflejan en el contrato del proyecto. Éste presentará una serie de entregables, hitos contractuales, hitos de pago y actividades referentes a la gerencia de proyectos, entre otros. En Project 2080 nos gusta decir que la Línea Base se crea con los inputs que dispongamos en un momento determinado del tiempo. Siempre previo al comienzo de los trabajos a realizar durante la vida del proyecto.

La Línea Base del Proyecto será el cronograma de partida. Contra él compararemos el avance de nuestro proyecto de manera regular. Es por ello que la creación de la Línea Base sea tan importante, ya que será clave a la hora de controlar y monitorear nuestro proyecto.

Durante la ejecución del proyecto, debido a diferentes cambios que exija el proyecto a través de su propia naturaleza o desde el lado del cliente, puede llegar a aprobarse una nueva Línea Base con nuevas fechas contractuales. Una vez que el cliente apruebe esta nueva Línea Base, ésta pasará a ser la nueva Línea Base de Proyecto y será contra la cual compararemos el avance del proyecto.

Una vez que ya tenemos claro qué es la Línea Base de Proyecto, pasamos a ver cómo crearla, características y beneficios.

¿Cómo crear y representar una Línea Base de Proyecto?

A la hora de crear una Baseline, se seguirán los 9 pasos para crear un cronograma de actividades desde cero que identificamos en nuestro artículo sobre el Cronograma de Actividades de un Proyecto. A grandes rasgos éstos serían:

1. Definir la estructura WBS
2. Identificar las actividades
3. Definir los recursos a utilizar y asignarlos a cada actividad
4. Crear una Bill of Quantities o BOQ
5. Calcular la duración de las actividades en función de los rendimientos de los recursos asignados
6. Relacionar las actividades entre sí de una manera lógica
7. Incorporar las restricciones a nuestro cronograma de proyecto, si las hubiera
8. Identificar la Ruta Crítica del cronograma de un proyecto. Te recomendamos que eches un vistazo a nuestro artículo sobre el Método de la Ruta Crítica
9. Hacer un análisis del histograma de los recursos basado en la Ruta Crítica del proyecto

Cabe decir que la mejor manera de representar la línea base de proyecto es mediante un Diagrama de Gantt.

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Características de la Línea Base de Proyecto

Una de las características principales es que la Ruta Crítica del mismo la representan actividades con Holgura Total o Total Float igual a cero. Por tanto, no es posible que dentro de la Ruta Crítica aparezcan actividades con Holgura Total negativa. Referente a la Ruta Crítica, destacar que habrá una única Ruta Crítica principal, donde las holguras sean igual a cero. Sin embargo, aparecerán sub rutas críticas.

También es importante comprender que en una Línea Base no habrá ningúna actividad en progreso o terminada. En otras palabras, todas las actividadesd del proyecto comenzarán desde la fecha que denominamos Data Date en adelante.

Beneficios de tener una Línea Base

Dentro de los beneficios que trae consigo la creación de una Línea Base de Proyecto tenemos una mejora en la valoración y seguimiento de nuestro proyecto. Ésto hace que no se pierda la referencia de los trabajos a realizar.

Otra gran ventaja de la Línea Base viene con el Análisis del Valor Ganado como herramienta de seguimiento. El EVA (siglas en inglés) sirve para generar y comprender las tendencias de nuestro proyecto desde el punto de vista del tiempo y el coste. La Línea Base del Proyecto, siempre y cuando el cronograma se haya cargado con los costes, nos ayuda en este proceso. Nos brindará el desglose en el tiempo del Valor Planeado de cada uno de los paquetes de trabajo.

Por último, mejoraremos las estimaciones de los trabajos y recursos a usar hasta final del proyecto. Ésto es gracias a las tendencias que nos ofrece el Análisis del Valor Ganado. En otras palabras, tendremos herramientas que nos ayudarán a encauzar proyectos que no cumplan con la entrega de los hitos contractuales.

Inconvenientes de no tener una Línea Base

La ausencia de una Línea Base de Proyecto desembocará en multitud de problemas:

1. No seremos capaces de tener una estimación de los recursos a utilizar en la vida de nuestro proyecto. Estos recursos engloban el equipo de ingeniería, equipo de compras y logística, entre otros. Pero también los materiales o maquinaria a utilizar son susceptibles de ser controlados dentro de la Gerencia de Proyectos. Cuando ontrolamos todo el portfolio de proyectos en una misma base de datos, el no ser capaces de tener una estimación de recursos puede derivar en un total descontrol de los costes indirectos y directos de nuestros proyectos y nuestro Cash Flow.
2. La gestión de los recursos también puede impactar en el retraso de nuestro proyecto. Ésto es debido a que si somos incapaces de saber cuándo está prevista la necesidad de ciertos recursos, como pueden ser las dovelas para la ejecución de un túnel, no seremos capaces de gestionar todo el proceso de su diseño, compra y logística del material hasta llegar a la obra.
3. La Gestión del Cambio o Change Management cobra gran importancia en proyectos cambiantes y expuestos a gran número de riesgos. La ausencia de una Línea Base inicial nos impide llevar un seguimiento desde comienzo de proyecto. Seguimiento referente a los cambios que se produzcan y como impactan en la consecución de los hitos contractuales.
4. En la Gestión de la Planificación de Proyectos un punto importante son los informes periódicos que hablan de los avances del proyecto. Estos informes tratan temas como retrasos, entregas, cambios, etc. Uno de los informes es aquél que compara el avance real con el avance previsto hasta un determinado momento.
5. La insatisfacción de nuestro cliente y de todas las partes implicadas en el proyecto. Crear una Línea Base de Proyecto nos ayuda a ganar credibilidad ante nuestro cliente. Además, genera confianza ya que demuestra que conocemos el alcance de nuestro proyecto y que sabemos cómo lo vamos a ejecutar. Por tanto, la ausencia de una Baseline hace que perdamos toda esa confianza que nuestro cliente tenía depositada en nosotros.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

A todos nosotros nos gusta ver cómo cambiamos y evolucionamos a lo largo de nuestra vida. Vemos fotos de cuando nacimos, de nuestro primer año de vida, la llegada  a los 18 años, etc. Un proyecto es como la vida. Necesitamos esa primera foto con la cual compararemos nuestro avance, el progreso de cada uno de los paquetes de trabajo, los costes reales frente a lo que teníamos previsto antes de comenzar los trabajos. La Línea Base de Proyecto será la encargada de representar esa primera foto con la cual poder comparar cada periodo. Son muchos los beneficios pero son más problemáticos los incovenientes que implica su ausencia en nuestro proyecto.

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