Reunión de Planificación Colaborativa
A veces nos enfrentamos a auténticos retos dentro de un nuevo proyecto. Retos que incluyen la realización de un cronograma con multitud de partes involucradas. Diferentes stakeholders que aportan valor al proyecto y que están interconectados con otras partes dentro del proyecto. Esto se acentúa aún más cuando estamos hablando de megaproyectos. Proyectos que pueden superar fácilmente un presupuesto de 1 billón de €. Sin embargo, la localización de los mismos puede hacer que un presupuesto por encima de los 100 millones de € le de al proyecto el status de megaproyecto. En este post, te vamos a contar nuestra experiencia a la hora de planificar un megaproyecto. Nos centraremos en la fase de elaboración del cronograma a través de lo que se llama Reunión de Planificación Colaborativa. Are you ready?
¿Qué es una Reunión de Planificación Colaborativa?
A grandes rasgos, una Reunión de Planificación Colaborativa se trata de un proceso formal para desarrollar un cronograma de los trabajos pendiente de realizar hasta la consecución de un proyecto donde son necesarios inputs de todas las partes involucradas durante alguna de las fases de proyecto. La idea es que todos los equipos del proyecto tengan la oportunidad de dar sus propios inputs, introducirlos en el nuevo plan y considerar tanto las interfaces internas como externas entre disciplinas.
El proceso que se lleva a cabo durante una Reunión de Planificación Colaborativa sirve tanto si consideramos el proyecto como un elemento único como si consideramos uno de los paquetes de trabajo dentro del mismo. En ocasiones, a este proceso también se le denomina simplemente Planificación Colaborativa.
¿Cuándo debemos hacer una Reunión de Planificación Colaborativa?
Las Reuniones de Planificación Colaborativa se pueden llevar a cabo al comienzo de un proyecto para definir una primera línea base del proyecto. Sin embargo, este tipo de planificación integrativa de proyectos también se lleva a cabo de manera cíclica. De este modo, podemos hablar de Reuniones de Planificación Colaborativa anuales o semestrales, dependiendo de la naturaleza del proyecto. Del mismo modo, la naturaleza del proyecto marcará la duración de estas reuniones, siendo aconsejable un mínimo de 1 día y máximo de 3 días de duración.
¿Quién lidera la Planificación Colaborativa?
A la hora de marcar los roles en este tipo de sesiones, es importante destacar que el planner o planificador de proyecto toma un role secundario. Son momentos en los que el resto del equipo debe hacer suyo el proyecto, tras un estudio previo del alcance del proyecto. Estas reuniones son lideradas por el Gerente de Proyecto, junto con los equipos de ingeniería, compras, logística y ejecución. Debido a la naturaleza multidisciplinar de este tipo de Planificación Colaborativa, los outputs que nacen de ella se usarán para realizar una valoración y chequeo del alcance total del proyecto y poder definir mejor los objetivos a alcanzar. El resultado de estas reuniones nos servirán de cara al seguimiento y monitoreo del alcance, duración y coste del proyecto.
Lista de resultados alcanzados durante una Reunión de Planificación Colaborativa
Algunos de los resultados que obtenemos tras llevar a cabo una Reunión de Planificación Colaborativa son:
- Un gran cuadro que muestra el nuevo plan de ejecución de trabajos del proyecto
- Relaciones entre los diferentes participantes del proyecto
- Lista de problemas identificados, acciones a tomar y tiempo estimado para resolverlos
- Lista de suposiciones en las que se basa el nuevo cronograma
- Secuencia lógica entre grupos de actividades
- Hitos y puertas (gates) acordadas para el proyecto
- Principales características de las actividades
Dependiendo del tipo de sesión y del tipo de proyecto, también podríamos obtener perfiles de recursos derivados de la tabla que contiene el nuevo plan.
Una vez que la Reunión de Planificación Colaborativa concluye, el planificador se dispondrá a pasar toda la información obtenida a una herramienta de planificación y controles de proyecto. En nuestro caso, como ya sabéis, la herramienta que usamos es Primavera P6 debido a su gran potencial y versatilidad. Una vez que el nuevo cronograma de actividades se haya creado, éste se distribuirá entre todos los participantes en la sesión de Planificación Colaborativa. Lo ideal es que este proceso de volcado de datos a Primavera P6 y distribución no dure más de 1 semana.
Antes de comenzar la sesión de Planificación Colaborativa
Para que la Reunión de Planificación Colaborativa sea un éxito, debemos tener previamente un plan bien estructurado. Una estrategia de planificación bien definida que abarque los trabajos a realizar previos a la sesión de planificación. Este proceso previo puede durar en torno a los 2 meses y abarca:
- Envío de una invitación a la Reunión de Lanzamiento al equipo de trabajo
- Desarrollo de una presentación de la estrategia a seguir
- Registro de todos los Stakeholders de mayor relevancia
- Reunión de Lanzamiento de cada equipo de trabajo
- Recogida del alcance del proyecto por parte del planificador
- Reunión interna conducida por el planificado con su equipo de trabajo
- Finalización de un primero borrador del programa de actividades, previo a la Reunión de Planificación Colaborativa
- Desarrollo y envío de la agenda para la Sesión de Planificación
- Preparación del paquete necesario durante la reunión: rotuladores, post-it, reglas, imanes, calendarios en formato A0, etc.
La idea es llegar a la la Sesión de Planificación Colaborativa con las ideas claras de los trabajos que se deben acometer en el proyecto.
EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS
La Reunión de Planificación Colaborativa es una de las herramientas que añade más valor a la función de planificación y control de proyectos dentro de un proyecto. Ésta pone a todas las partes involucradas e interconectadas en un proyecto unas enfrente de las otras. Tras este tipo de reuniones, se consigue algo muy importante para el buen desarrollo del proyecto: que cada parte se sienta responsable de su parcela dentro del proyecto y conozca cuál será su relación con el resto de stakeholders. Además, tras introducir todos los datos dentro de una herramienta de planificación como Primavera P6, obtenemos el Diagrama de Gantt del proyecto.
Si tuviéramos que definir cuántas sesiones hacen falta llevar a cabo a lo largo de la vida del proyecto, ésto dependería del tipo, naturaleza y duración de proyecto. Sin embargo, una sesión al comienzo de cada proyecto es necesaria, y al menos otra sesión anual. Este tipo de actividades, dentro de la Gestión de Proyectos, crea un equipo comprometido y sólido para afrontar un proyecto. Además, las Reuniones de Planificación Colaborativa servirán para identificar posibles riesgos y plantear acciones de mitigación, acordadas por todos los stakeholders.