¿Qué es el Control de Proyectos dentro de la Gestión de Proyectos?
En el mundo de la Gerencia de Proyectos es importante saber qué es el Control de Proyectos. Del mismo modo, su importancia para el Project Manager y así como para el devenir del proyecto. Gracias a él, somos capaces de saber cuál está siendo la tendencia de nuestro proyecto desde sus inicios. Esta tendencia podemos representarla a través de curvas-S, cronómetros, semáforos, etc. Del mismo modo, podemos hacer el seguimiento del proyecto a través de unos ratios predeterminados a los que llamamos KPI (Key Performance Index). Es momento de que des un paso más en la Gestión de Proyectos. Comienza ahora mismo a incorporar en tu día a día el Control de Proyectos o Project Controls. Are you ready?
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Qué es el Control de Proyectos
El Control de Proyectos es el conjunto de las herramientas, procesos de control, personas y recursos, habilidades y experiencia que se integran para darnos la mejor información en un momento determinado. Ésto nos permite siempre tomar la decisión más acertada para nuestro proyecto. El control de un proyecto se debería establecer como una función independiente de la Gestión de Proyectos. Se trata de una labor viva, dinámica y que necesita irse ajustando a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Es importante destacar el grado de flexibilidad dentro del Control de Proyectos debido al carácter cambiante de un proyecto. Ajustes, adaptaciones, modificaciones y cambios son elementos en el día a día del Control de Proyectos. Nuestra labor es reducir al máximo el nivel de incertidumbre dentro de nuestro proyecto. En otras palabras, intentar anticiparnos a cisnes negros.
Historia de la Gestión y el Control de Proyectos
Podríamos decir que el nacimiento del Sistema de Control de Proyectos moderno se remonta a mediados del Siglo XX. La Gestión de Proyectos dio un salto cualitativo en el periodo comprendido entre finales del Siglo XVIII y mediados Siglo XIX. Los grandes cambios surgieron durante la Revolución Industrial.
Hagamos un poco de memoria histórica. En cuanto a los proyectos de ingeniería civil, hasta 1900 éstos eran gestionados por arquitectos, ingenieros y maestros mayores de obra. Tenemos ejemplos como Vitruvius en el Siglo I AC o Christopher Wren en el Siglo XVIII, Thomas Telford e Isambard Kingdom Brunel en el siglo XIX. Pero fue en los años 50, en pleno Siglo XX, cuando las empresas comenzaron a utilizar en los proyectos más complejos de la época nuevas herramientas de gestión de proyectos de manera sistemática.
La gestión de proyectos se desarrolló en varios campos, tales como la obra civil, la ingeniería o la defensa. Dos fueron las figuras clave del nacimiento de ésta nueva manera de gestionar los proyectos: Henry Gantt y Henri Fayol. Henry Gantt es un gran conocido en el mundo de la Planificación y el Control de Proyectos. Ésto es gracias al diagrama que se conoce como Diagrama de Gantt (te enseñamos en otro de nuestros artículos cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso). Por su parte, Henri Fayol dio lugar a la creación de las cinco funciones de gestión que son el pilar del cuerpo de conocimiento relacionados con proyectos y programas de gestión.
De estos dos maestros de la Planificación y el Control de Proyectos nacen herramientas que hoy en día son claves en la Gestión de Proyectos. Entre ellas destacamos la estructura WBS o la asignación de recursos. Para más información sobre la Estructura de Desglose de Trabajo, puedes leer nuestro artículo sobre qué es el WBS o ver uno de los vídeos que tienes a tu disposición en nuestro canal de Youtube:
Sin embargo, durante el siglo XX, también se desarrollaron dos modelos matemáticos para la gestión del tiempo y Control de Proyectos. Éstos son el Método de la Ruta Crítica y la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT, con sus siglas en inglés).
Funciones a llevar a cabo en el Control de Proyectos
Uno de los conceptos más importante que tenemos que tener en cuenta a la hora de definir qué es el Control de Proyectos es que las tareas se dividan en diferentes etapas. El objetivo último del Control de Proyectos está enfocado en ir ganando eficacia. Pero también se enfoca en no alejarse del objetivo del proyecto. De ahí el seguimiento y foco en no alejarse de la ruta fijada inicialmente (Línea Base del Proyecto). Para cumplir con estos objetivos, es importante definir una serie de herramientas o controles de proyecto. Implementaremos estos controles durante el ciclo de vida del proyecto. El Control de Proyectos incluye las siguientes funciones o tareas:
- Creación de un entorno que permita a los responsables del control del proyecto disponer siempre de la información más actualizada.
- Establecimiento de canales de comunicación para informar de desviaciones de los hitos más importantes del proyecto. Éstos pueden ser hitos contractuales, hitos de pago, hitos del cliente, etc.
- Fijar un sistema de KPI o Indicadores Clave de Desempeño.
- Creación de una estructura que garantice la asignación de recursos
- Desarrollo de un sistema de códigos para poder gobernar el proyecto a cualquier nivel. Éstos serían códigos de carácter global, departamental, proyecto, paquete de trabajo y/o actividad.
- Asignación de recursos para la formación de una matriz integral de recursos a nivel organizacional y su posterior gestión.
- Garantizar la transparencia en la ejecución de todas las tareas que componen el proyecto.
- Facilitar los trabajos de Análisis Forense de los proyectos cuando fuera necesario.
- Garantizar un As-built apropiado tras la finalización del proyecto, incluyendo lecciones aprendidas.
Últimas tendencias en Control de Proyectos: EVA
Algunos de los elementos que se incorporan en el día a día del Control de Proyectos serían el cronograma de actividades, los KPI, el presupuesto del proyecto, los costes reales a lo largo del ciclo de vida del proyecto o los recursos que asignamos para la consecución de nuestros objetivos. Sin embargo, hay algunas herramientas extendidas por el mundo anglosajón de gran importancia. Una de ellas es el Earned Value Analysis (EVA). También lo puedes haber escuchado como Earned Value Management (EVM).
Esta técnica, que estudia y analiza el Valor Ganado (Earned Value) y sus tendencias futuras, nació en los años 60 del pasado siglo XX. El EVM nació como una una herramienta de análisis financiero en los programas del Departamento de Defensa del Gobierno de los Estados Unidos. Con los años, paso a ser parte de la Gestión de Prooyectos y de la Ingeniería de Costes.
En la Guía PMBOK Sexta Edición del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI con sus siglas en inglés, Project Management Institute) se incluye una visión general sobre el Earned Value Management.
Control de Proyectos con Primavera P6
La herramienta de Planificación y Control de Proyectos Primavera P6 de Oracle es la mejor alternativa para llevar a cabo un apropiado Control de Proyectos. En la misma herramienta somos capaces de gestionar el cronograma de actividades del proyecto, y de todo el portfolio de proyectos de nuestra empresa, los recursos de nuestra organización, y el presupuesto y costes incurridos, entre otras muchas opciones de control. Además, Primavera P6 dispone de todo lo necesario para realizar la Gestión del Valor Ganado o Earned Value Analysis (EVA) del que hemos hablado previamente.
¿Conoces Project Controls Expo?
Si ya considerás que eres capaz de explicar qué es el Control de Proyectos y quieres dar un paso más allá, no te pierdas la cita anual de Project Controls que nos ofrece la Project Controls Expo. La conferencia sobre Control de Proyectos de mayor calado internacional. Ahora tienes la posibilidad de visitar este Evento sobre Control de Proyectos en UK, Australia y Malasia. En Project Controls Expo te sumergirás en una fuente de conocimiento, tanto teórico como práctico, dentro del especto del Control de Proyectos. Serás capaz de comenzar a tejer tu red de contactos y explorar las últimas oportunidades que ofrece el mercado. Así que si eres empleado, cliente, suministrador de servicios, o simplemente te atrae la idea de seguir desarrollando tus conocimientos en el Control de Proyectos, éste es tu evento.
EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS
Entender qué es el Control de Proyectos dentro de la Gestión de Proyectos es clave. ¿Por qué? Porque nos permite jugar con ventaja y reducir la incertidumbre de nuestros proyectos ante el riesgo. Nos ayuda a conocer tendencias y anticiparnos a posibles problemas futuros. También nos sirve para mostrar de manera visual y mediante la ayuda de KPIs cuál es el avance del proyecto y compararlo con la Línea Base de Proyecto. Herramientas internacionalmente utilizadas como el EVM son de gran utilidad y su implementación mejorará la eficacia de tu proyecto.