Cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso
En nuestro artículo sobre qué es un Diagrama de Gantt te mostramos una primera aproximación sobre una de las herramientas más usadas en el mundo de la Planificación y el Control de Proyectos. En este artículo, te vamos a enseñar cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso para que te conviertas en un auténtico experto en los diagramas de barras.
Como ya es habitual en nuestros artículos sobre planificación y control de proyectos, la herramienta con la que vamos a saber cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso será Primavera P6 de Oracle. También queremos destacar que los siguientes pasos a seguir están alineados con el Earned Value Management.
Cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso
Paso 1. Cuál es el alcance del proyecto
El primer paso a seguir cuando nos surge la duda de cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso es conocer el alcance del proyecto. El alcance de un proyecto es la suma de todas las partes necesarias para alcanzar el hito de finalización de un proyecto. Estas partes o paquetes del proyecto pueden ser de diferente naturaleza, tales como: paquete de ingeniería, paquete de compras, paquete de logísticas, paquete de ejecución de la obra, o paquete de cierre de proyecto. Cada uno de estos paquetes contendrá a su vez diferentes sub-paquetes que albergarán las diferentes tareas a realizar para finalizar el proyecto.
Además de los paquetes de trabajo que hayamos identificado, también forman parte del alcance de un proyecto los diferentes hitos contractuales y/o hitos que, a pesar de no ser contractuales, servirán para poder llevar un control del proyecto de manera regular.
Para este artículo hemos escogido un proyecto cuyo alcance es la fabricación y ensamblado de 25 «coches-cama» en una línea de producción de ferrocarriles, con una duración total de 44 meses.
Paso 2. Definir la Estructura de Desglose de Trabajos o WBS
Una vez conocemos el alcance de nuestro proyecto, dentro de la gestión de proyectos tradicional, una de las herramientas para describirlo de manera clara es la WBS o Work Breakdown Structure (EDT o Estructura de Desglose de Trabajos, en castellano). Puedes visitar nuestro Diccionario del Planificador y saber más sobre qué es el WBS.
Una buena WBS o Work Breakdown Structure es ya medio camino en la consecución de un proyecto. Es por ello que recomendamos orientar la WBS de cada proyecto correctamente. De este modo, la WBS puede orientarse a:
- Entregables
- Tareas o actividades
- Fases del proyecto
- Mix
A la hora de crear la Estructura de Desglose de Trabajos o EDT de nuestro proyecto a estudio, hemos tenido en cuenta las siguientes restricciones:
- existen 2 edificios de montaje en la fábrica, que a su vez se componen de diferentes zonas: 3 zonas en el primer edificio y 7 zonas en el segundo edificio
- de los 25 coches-cama que hay que fabricar, hay uno que se coge como «coche tipo»
- nuestro cliente debe aprobar el «coche tipo» al finalizar los trabajos dentro de cada una de las zonas para que el resto de coches puedan entrar en la línea de fabricación
Paso 3. Crear una lista de actividades
Ya estás viendo que hacer un Diagrama de Gantt paso a paso en Primavera P6 es muy sencillo y que es cuestión de organización. Ir creando paquetes y sub-paquetes que sean capaz de organizar y mostrar de una forma sencilla el alcance de nuestro proyecto. Una vez que sabemos el alcance de nuestro proyecto y lo hemos dividido por paquetes gracias a nuestras WBS, es hora de ver qué actividades forman cada uno de esos paquetes. Ya hablamos sobre este paso en nuestro artículo sobre la reunión de planificación colaborativa.
A la hora de definir o crear la lista de actividades de un proyecto, intentamos crear sólo actividades que puedan ser medibles durante su vida dentro del proyecto. Y en casos en los que las actividades no sean medibles, echamos mano de Galileo Galilei cuando afirmó: «medir lo que es medible, y hacer medible lo que no lo es».
En el proyecto en el que se basa este artículo, hemos identificado todas las actividades que se llevan a cabo en cada una de las zonas de montaje. Esta lista de actividades también incluyen hitos intermedios que puedan ser «puertas» a nuevas zonas. Estos hitos nos servirán para crear informes específicos a nivel de gestión del proyecto.
Paso 4. Calculando la duración de cada actividad
Ya casi hemos llegado al final. Pero queda uno de los puntos clave para saber cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso. Éste es el de calcular la duración de cada una de las actividades. Para ello podremos basarnos en la experiencia o hacer una valoración de qué recursos son necesarios para que dichas actividades puedan ejecutarse. Hablamos de recursos como materiales, mano de obra o maquinaria específica.
En nuestro proyecto, nos hemos basado en las hora-hombre necesarias para hacer los diferentes trabajos de montaje, electricidad, pintura, y otros oficios necesarios en una línea de producción de trenes para calcular la duración de nuestras actividades.
Paso 5. Relacionar cada actividad
El último paso que necesitamos hacer antes de poder crear un diagrama de barras o Diagrama de Gantt, es relacionar cada una de las actividades. Una regla de oro dentro de la planificación de proyectos es la de que todas las actividades, salvo el hito inicial y el hito final, deben tener, al menos, una actividad predecesora y otra actividad sucesora.
En nuestro ejemplo, las relaciones entre actividades se han llevado a cabo, primero, teniendo en cuenta la relación lógica entre actividades a realizar durante el montaje de un coche-cama. Y segundo, teniendo en cuenta la restricción de que no puede haber 2 coches-cama montándose a la vez en una misma zona.
Una vez que hemos relacionado todas las actividades con otras, añadiendo actividades predecesoras y sucesoras, hemos presionado el botón de calcular y todas las actividades se han posicionando en el tiempo.
Diagrama de Gantt en Primavera P6
Ya está! Hemos llegado al punto en el que podemos ver nuestro proyecto totalmente representado mediante un diagrama de barras horizontales, localizadas en el tiempo gracias a la duración de cada una de las actividades que alimentan la estructura WBS del proyecto. Gracias a Primavera P6 seremos capaces de mostrar los niveles de detalle que hayamos definido en la fase de definición de la WBS (nivel 1, nivel 2, nivel 3, etc). Éste sería un caso de Diagrama de Gantt resumido. Incluso podremos ver un Diagrama de Gantt en Primavera P6 a nivel de actividad, siendo éste muy útil cuando tenemos que presentar informes de actividades críticas donde nos interesa ver el día a día de dichas actividades para poder analizar o gestionar de una manera más detallada los riesgos del proyecto.
Una de las opciones que nos ofrece Primavera P6 es que, a pesar de que estemos mostrando un Diagrama de Gantt resumido, podremos ver si en ese nivel de WBS pueden existir actividades críticas, ya que se pueden mostrar actividades críticas con un color diferente a las no críticas. Ahí es donde entra el criterio artístico del planificador de proyectos.
A continuación, os mostramos cómo se vería en Primavera P6 el Diagrama de Gantt de nuestro proyecto.
EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS
El Diagrama de Gantt de un proyecto es uno de los puntos más importantes dentro de la gestión de proyectos. Es la herramienta que el project manager tiene para controlar y analizar el progreso de un proyecto, desde un punto de vista de actividad, así como desde un punto de vista de la fase de proyecto a analizar. Te hemos mostrado cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso en Primavera P6. Sin embargo, también puedes usar otras herramientas como Microsoft Project, una hoja de cálculo o algún otro software que puedes encontrar en la red con este fin.
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