Fast Tracking vs Crashing

A diario nos toca lidiar con multitud de proyectos de muy diferente calibre. La consecución de estos proyectos se puede ver afectada seriamente por diversos motivos. La falta de previsión, una planificación no realista, falta de recursos, mala gestión del riesgo y/o el desconocimiento de técnicas de planificación pueden crearnos un auténtico quebradero de cabeza. En este artículo conocerás las diferencias entre Fast Tracking vs Crashing, técnicas que podrás encontrar en la Guía del PMBOK que os recomendamos para preparar vuestro examen para la obtención del Certificado PMP.

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Fast Tracking vs Crashing en la Gestión de Proyectos

Como Project Managers, deberemos tomar decisiones que palien los problemas anteriores e influyan positivamente en la entrega del proyecto. Es importante destacar la necesidad de disponer de un Diagrama de barras Gantt para entender estas dos técnicas. Incluso, a pesar de estar cumpliendo el planning, sólo buscamos acortar la duración de nuestro cronograma o programa de actividades, debido a:

1. Oportunidades para que nos adjudiquen otro proyecto si finalizasmos por delante de lo esperado
2. Nuestro cliente quiere que el proyecto termine con anterioridad a la fecha prevista en contrato
3. Competencia en el mercado, como la salida a licitación de nuevos proyectos que no estaban previstos
4. Compromisos con otros Stakeholders

La Gestión de Proyectos o Project Management nos ofrece dos soluciones para reducir la duración de nuestros cronogramas. Se les conoce como Técnicas de Compresión del Programa de Trabajo o Schedule Compression Techniques, y son:

• Fast Tracking
• Crashing

Antes de continuar, os recomendamos que déis una vuelta por nuestro post sobre la optimización de recursos mediantes las técnicas de Resource Leveling y Resource Smoothing. Tarde o temprano tendréis que echar mano de ellas cuando apliquéis el Fast Tracking y el Crashing en vuestros cronogramas. A continuación, vamos a explicar estás dos técnicas de compresión de cronogramas, Crashing vs Fast Tracking, hasta que seas capaz de elegir la más idónea para tu proyecto.

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¿Qué es el Fast Tracking?

Para llevar a cabo esta técnica debemos revisar la Ruta Crítica o Critical Path de nuestro proyecto, identificando aquellas actividades que, aún estando en secuencia, son susceptibles de poder ser ejecutadas en paralelo para así adelantar la finalización del proyecto. Recordemos que las actividades del Camino Crítico son aquellas cuya Holgura Total o Total Float son igual o menor que cero. Dichas actividades pueden influir en el adelanto de la fecha de finalización de un proyecto.

Las actividades fuera de la Ruta Crítica presentan holguras positivas y, por tanto, no influyen en la consecución de los trabajos. Sin embargo, es importante que no nos olvidemos de estas últimas actividades de Holgura Total positiva ya que una derivada de la reducción de la duración de nuestro proyecto es que dichas actividades entren dentro de nuevos Caminos Críticos al verse reducida su Holgura.

Beneficios del Fast Tracking

El gran beneficio de esta técnica es que no implica un aumento del coste del proyecto. Sin embargo, presenta la posibilidad de un incremento en el riesgo de nuestro proyecto. Ésto es debido a que muchas actividades pasarán de realizarse en secuencia a realizarse en paralelo.

No sirviendo como regla de planificación, aunque habitualmente se cumpla, las actividades que se hayan ejecutado hasta aproximadamente dos terceras partes de su duración, son susceptibles de Fast Tracking sin añadir un riesgo excesivo a nuestros cronogramas. En otras palabras, cuando una actividad se ha completado en un 66%, al aplicar Fast Tracking, el riesgo incrementará pero siempre dentro de unos límites aceptables. Un ejemplo de actividad donde la Técnica de Fast Tracking tiene sentido sería el curado de hormigón. Éste no impide que ciertas actividades puedan ejecutarse en paralelo sin que ello incurra en un aumento de coste.

El uso de Fast Tracking nos ayuda a reducir la duración de nuestro schedule hasta cierto límite. Debería ser considerada como la primera técnica a utilizar para la compresión de nuestro cronograma. Sin embargo, deberemos tener en cuenta que el uso excesivo de esta técnica puede traer consigo un aumento masivo del riesgo y provocar lo que se conoce como rework o volver a hacer los trabajos ya ejecutados.

¿Qué es el Crashing?

¿Pero qué pasa si el Fast Tracking no es suficiente para reducir la duración de nuestro proyecto? Es hora de usar la técnica de Crashing. Ésta se basa en añadir nuevos recursos a nuestras actividades. Ésto implica que los rendimientos mejoren y las duraciones se reduzcan. Conlleva un aumento en los costes o costos del proyecto, por lo que se deberá analizar la relación entre nuevos recursos-aumento de coste-reducción del cronograma para encontrar el punto más favorable para el proyecto. A diferencia de lo que sucede con la técnica de Fast Tracking, el Crashing no incrementa de manera significativa el riesgo de nuestro proyecto. Sin embargo, la entrada de nuevos recursos podría requerir una nueva curva de aprendizaje de éstos, con lo que los rendimientos óptimos tardarían en llegar.

Será clave que el equipo de proyecto identifique aquellas actividades que pueden ofrecer un mayor valor añadido con un menor incremento de coste. Se revisará la Ruta Crítica, tal y como sucedía en el Fast Tracking, identificando aquellas actividades que acepten un aumento de recursos para reducir su tiempo ejecución y que, a su vez, presenten el menor incremento de coste para el proyecto.

Es muy importante que no perdamos de vista qué sucede con las actividades que originalmente se encuentran fuera del Camino Crítico. La reducción de la duración del proyecto puede llegar a incluirlas en nuevos Caminos Críticos, tal y como hemos explicado en el caso de Fast Tracking. Descubre los beneficios del Crashing para que te ayude a elegir: Fast Tracking vs Crashing

Beneficios del Crashing

Las etapas tempranas de la técnica de Crashing traerán mayor reducción en la duración del proyecto con un menor impacto en el aumento de coste. Sin embargo, si seguimos aplicando esta técnica el coste se verá afectado en mayor medida para reducciones mínimas en tiempo.

Como ejemplos de Crashing, están:

• Overtime u Horas Extra de trabajo
• Implementar mayor número de recursos
• Motivar al equipo de trabajo con recompensas de carácter económico

Hay algunas actividades que no aceptan esta técnica de compresión del cronograma. Algunas de ellas son el curado del hormigón o los periodos de aprobación de licencias impuestas por organismos oficiales.

Como siempre, en Project 2080 queremos que tus proyectos sean los mejor gestionados. Por ello, estamos ya a un paso de que seas capaz de reconocer y elegir la mejor técnica entre el Fast Tracking vs Crashing. Queremos recordarte que en la herramienta de planificación y controles de proyecto Primavera P6, hay una opción denominada Global Change que puede ayudarte a la hora de realizar cualquiera de estas dos técnicas de compresión del cronograma.

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EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Ahora es tu turno, como Project Manager, de valorar los pros y contras de esta técnica en un proyecto real. Fast Tracking vs Crashing: ¿crees que serás capaz de elegir la más adecuada? El proceso normal para reducir la duración de tu schedule o programa de actividades sería comenzar primero valorando la técnica Fast Tracking ya que éste no implica un incremento de coste. En caso de que esta técnica no sea suficiente pasaremos a valorar el Crashing. Pero si aún tienes dudas  de cuándo usar una técnica u otra, te mostramos a continuación algunos ejemplos reales:

• El cliente necesita que el proyecto acabe 2 meses antes del plazo fijado. Para ello, está dispuesto en compensación a pagar un plus. En este caso Crashing es la técnica ideal.
• Si el invierno ha sido especialmente lluvioso y tu proyecto parece que se retrasará. Entonces, aplica la técnica de Fast Tracking para así no incrementar los costes.
• Imagina un escenario donde tu proyecto debe finalizar antes de las próximas elecciones municipales. Tu reputación como Project Manager podría caer en picado si no consigues completar los trabajos a tiempo. En este caso, el Crashing podría salvar tu imagen y/o la de tu empresa.
• Que no alcances determinados Hitos Contractuales dentro de tu proyecto puede traer consigo una penalización económica por incumplimiento de contrato. En este caso, compara el coste de la penalización con el coste del Crashing y toma una decisión. ¿Es rentable o no para tu proyecto seguir adelante con esta técnica?

Si estáis pensando en obtener la Certificación PMP, no dudes en echar un vistazo a la Guía del PMBOK para descubrir mucho más sobre el mundo de la Planificación y Control de Proyectos.