Como ya sabemos, a la hora de desarrollar una nueva planificación para nuestros proyectos debemos seguir una serie de pasos. En primer lugar comenzamos estableciendo los  procedimientos y documentación que utilizaremos a lo largo de la vida del proyecto. A continuación, pasamos a identificar la lista de actividades y la secuencia lógica entre ella. Por último, para poder estimar la duración de estas actividades necesitaremos evaluar los recursos a utilizar. Para ello necesitaremos conocer el tipo de recurso a utilizar en cada caso (mano de obra, maquinaria y/o material), así como la cantidad en cada caso.

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Pero desafortunadamente, una vez hemos asignado todos los recursos a las actividades de nuestro programa, nos encontramos con histogramas que muestran una sobre asignación de recursos. En otras palabras, tenemos una distribución de recursos poco optimizada donde se muestran más recursos asignados que los que nuestro proyecto es capaz de absorber. Para ayudarnos a resolver este problema, existen dos Técnicas de Optimización de Recursos:

• Resource Leveling o Nivelación de Recursos
• Resource Smoothing

La Guía PMPBok define estas dos técnicas del siguiente modo:

Resource Leveling o Nivelación de Recursos

En este caso el Project Manager ajusta el inicio y fin de diferentes actividades para así ajustar la demanda de recursos por actividad al límite permitido. La Técnica de Resource Leveling, Nivelación de Recursos en español, puede usarse cuando tenemos recursos en nuestro proyecto que: se comparten entre actividades, son requeridos en determinados periodos de tiempo, presentan un uso restrictivo o hay sobre asignación de los mismos. Este ajuste puede derivar en una ampliación en la duración de la actividad debido a las restricciones que ésta tiene en cuanto al número máximo de recursos a utilizar por periodo. Por tanto, el uso del Resource Leveling podría llegar a modificar la Ruta Crítica original de un proyecto, ampliándola en algunos casos.

Resource Smoothing

En esta Técnica de Optimización de Recursos el Project Manager, en aquellas actividades que lo exijan, ajusta el uso de determinados recursos de cara a no exceder determinado límite de uso definido previamente. Dicho límite podría haber sido definido como exigencia del cliente, por temas relacionados con Seguridad y Salud, políticas de empresa o estatutos. En este caso, se valora la holgura libre de las actividades que no pertenecen al Camino Crítico, y ésta se usa para ajustar la asignación de recursos. En otras palabras: esta técnica no incrementa la longitud de la Ruta Crítica del proyecto y podría no servir para la optimización de todos los recursos.

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Aplicación de las Técnicas de Optimización de Recursos

Para aplicar estas técnicas podremos siempre echar mano de nuestro Diagrama de Gantt de Proyecto. En este artículo, vamos a analizar estas dos técnicas de optimización de recursos sobre un sencillo ejemplo hecho en Excel. Nuestro proyecto consta de 6 actividades, cuyas duraciones y relaciones se representan en la Figura 01.

Existen varias restricciones, representadas en el Histograma de Recursos de la Figura 01, que deberemos tener en cuenta:

1. Ningún periodo de tiempo podrá tener más de 5 recursos asignados.
2. Ninguna actividad podrá tener asignado más de 4 recursos al mismo tiempo en un determinado periodo de tiempo.

A continuación, aplicaremos las técnicas de Resource Leveling y Resource Smoothing en tres pasos:

Aplicar el Método de la Ruta Crítica (CPM con sus siglas en inglés)

En primer lugar, vamos a analizar el programa a través del Método de la Ruta Crítica (CPM). Observamos que las actividades A, C, D y F determinan el Camino Crítico del proyecto. Las actividades B y E tienen algo de holgura, la cual se representa en gris. Los meses 3, 8, 9 y 10 requieren más de 4 recursos, lo que viola la primera restricción (A). La actividad D está usando más de 4 recursos durante algunos meses, lo que viola la segunda restricción (B)).

Aplicar Resource Leveling

A continuación, aplicaremos la Nivelación de Recursos o Resource Leveling en las actividades de la Ruta Crítica que incumplan la segunda restricción. Esta restricción hace referencia al número máximo de recursos por actividad y periodo. Como hemos visto, la actividad D es parte del Camino Crítico. Por tanto, para reducir la asignación de recursos por periodo a 4 será necesario extender la duración de la actividad. Esto incrementará la duración de la Ruta Crítica en un mes. Podemos ver esto en la Figura 2.

Aplicar Resource Smoothing

Por último, para cumplir la primera restricción aplicaremos el Resource Smoothing sobre aquellas actividades en las que existe holgura. En nuestro caso, las actividades B y E. En la Figura 3 se puede observar cómo quedaría finalmente nuestro programa.

Una vez hemos realizado estos pasos tendremos un programa con los recursos optimizados. Tanto por actividad como a nivel global hemos cumplido con todas las restricciones que se exigían.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Recuerda que hemos basado el uso de estas dos Técnicas de Optimización de Recursos en la aplicación del Método de la Ruta Crítica (CPM). A continuación, usaremos primero Resouce Leveling para que a todas las actividades cumplan las posibles restricciones de recursos posibles a usar por periodo de tiempo. Por último, aplicaremos el Resouce Smoothing para que a nivel de proyecto no se exceda el límite de recursos que podremos usar por periodo de tiempo. De este modo tu cronograma de actividades presentará una optimización de recursos materiales, de mano de obra y de maquinaria que te ayudarán a ahorrar costes en tu proyecto y a mejorar la eficiencia del mismo.

Si estáis pensando en obtener la Certificación PMP, no dudes en echar un vistazo a la Guía del PMBOK para descubrir mucho más sobre el mundo de la Planificación y Control de Proyectos.

La entrada Resource Leveling vs Resource Smoothing se publicó primero en Project 2080.

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Fast Tracking vs Crashing en la Gestión de Proyectos

Como Project Managers, deberemos tomar decisiones que palien los problemas anteriores e influyan positivamente en la entrega del proyecto. Es importante destacar la necesidad de disponer de un Diagrama de barras Gantt para entender estas dos técnicas. Incluso, a pesar de estar cumpliendo el planning, sólo buscamos acortar la duración de nuestro cronograma o programa de actividades, debido a:

1. Oportunidades para que nos adjudiquen otro proyecto si finalizasmos por delante de lo esperado
2. Nuestro cliente quiere que el proyecto termine con anterioridad a la fecha prevista en contrato
3. Competencia en el mercado, como la salida a licitación de nuevos proyectos que no estaban previstos
4. Compromisos con otros Stakeholders

La Gestión de Proyectos o Project Management nos ofrece dos soluciones para reducir la duración de nuestros cronogramas. Se les conoce como Técnicas de Compresión del Programa de Trabajo o Schedule Compression Techniques, y son:

• Fast Tracking
• Crashing

Antes de continuar, os recomendamos que déis una vuelta por nuestro post sobre la optimización de recursos mediantes las técnicas de Resource Leveling y Resource Smoothing. Tarde o temprano tendréis que echar mano de ellas cuando apliquéis el Fast Tracking y el Crashing en vuestros cronogramas. A continuación, vamos a explicar estás dos técnicas de compresión de cronogramas, Crashing vs Fast Tracking, hasta que seas capaz de elegir la más idónea para tu proyecto.

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¿Qué es el Fast Tracking?

Para llevar a cabo esta técnica debemos revisar la Ruta Crítica o Critical Path de nuestro proyecto, identificando aquellas actividades que, aún estando en secuencia, son susceptibles de poder ser ejecutadas en paralelo para así adelantar la finalización del proyecto. Recordemos que las actividades del Camino Crítico son aquellas cuya Holgura Total o Total Float son igual o menor que cero. Dichas actividades pueden influir en el adelanto de la fecha de finalización de un proyecto.

Las actividades fuera de la Ruta Crítica presentan holguras positivas y, por tanto, no influyen en la consecución de los trabajos. Sin embargo, es importante que no nos olvidemos de estas últimas actividades de Holgura Total positiva ya que una derivada de la reducción de la duración de nuestro proyecto es que dichas actividades entren dentro de nuevos Caminos Críticos al verse reducida su Holgura.

Beneficios del Fast Tracking

El gran beneficio de esta técnica es que no implica un aumento del coste del proyecto. Sin embargo, presenta la posibilidad de un incremento en el riesgo de nuestro proyecto. Ésto es debido a que muchas actividades pasarán de realizarse en secuencia a realizarse en paralelo.

No sirviendo como regla de planificación, aunque habitualmente se cumpla, las actividades que se hayan ejecutado hasta aproximadamente dos terceras partes de su duración, son susceptibles de Fast Tracking sin añadir un riesgo excesivo a nuestros cronogramas. En otras palabras, cuando una actividad se ha completado en un 66%, al aplicar Fast Tracking, el riesgo incrementará pero siempre dentro de unos límites aceptables. Un ejemplo de actividad donde la Técnica de Fast Tracking tiene sentido sería el curado de hormigón. Éste no impide que ciertas actividades puedan ejecutarse en paralelo sin que ello incurra en un aumento de coste.

El uso de Fast Tracking nos ayuda a reducir la duración de nuestro schedule hasta cierto límite. Debería ser considerada como la primera técnica a utilizar para la compresión de nuestro cronograma. Sin embargo, deberemos tener en cuenta que el uso excesivo de esta técnica puede traer consigo un aumento masivo del riesgo y provocar lo que se conoce como rework o volver a hacer los trabajos ya ejecutados.

¿Qué es el Crashing?

¿Pero qué pasa si el Fast Tracking no es suficiente para reducir la duración de nuestro proyecto? Es hora de usar la técnica de Crashing. Ésta se basa en añadir nuevos recursos a nuestras actividades. Ésto implica que los rendimientos mejoren y las duraciones se reduzcan. Conlleva un aumento en los costes o costos del proyecto, por lo que se deberá analizar la relación entre nuevos recursos-aumento de coste-reducción del cronograma para encontrar el punto más favorable para el proyecto. A diferencia de lo que sucede con la técnica de Fast Tracking, el Crashing no incrementa de manera significativa el riesgo de nuestro proyecto. Sin embargo, la entrada de nuevos recursos podría requerir una nueva curva de aprendizaje de éstos, con lo que los rendimientos óptimos tardarían en llegar.

Será clave que el equipo de proyecto identifique aquellas actividades que pueden ofrecer un mayor valor añadido con un menor incremento de coste. Se revisará la Ruta Crítica, tal y como sucedía en el Fast Tracking, identificando aquellas actividades que acepten un aumento de recursos para reducir su tiempo ejecución y que, a su vez, presenten el menor incremento de coste para el proyecto.

Es muy importante que no perdamos de vista qué sucede con las actividades que originalmente se encuentran fuera del Camino Crítico. La reducción de la duración del proyecto puede llegar a incluirlas en nuevos Caminos Críticos, tal y como hemos explicado en el caso de Fast Tracking. Descubre los beneficios del Crashing para que te ayude a elegir: Fast Tracking vs Crashing

Beneficios del Crashing

Las etapas tempranas de la técnica de Crashing traerán mayor reducción en la duración del proyecto con un menor impacto en el aumento de coste. Sin embargo, si seguimos aplicando esta técnica el coste se verá afectado en mayor medida para reducciones mínimas en tiempo.

Como ejemplos de Crashing, están:

• Overtime u Horas Extra de trabajo
• Implementar mayor número de recursos
• Motivar al equipo de trabajo con recompensas de carácter económico

Hay algunas actividades que no aceptan esta técnica de compresión del cronograma. Algunas de ellas son el curado del hormigón o los periodos de aprobación de licencias impuestas por organismos oficiales.

Como siempre, en Project 2080 queremos que tus proyectos sean los mejor gestionados. Por ello, estamos ya a un paso de que seas capaz de reconocer y elegir la mejor técnica entre el Fast Tracking vs Crashing. Queremos recordarte que en la herramienta de planificación y controles de proyecto Primavera P6, hay una opción denominada Global Change que puede ayudarte a la hora de realizar cualquiera de estas dos técnicas de compresión del cronograma.

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EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Ahora es tu turno, como Project Manager, de valorar los pros y contras de esta técnica en un proyecto real. Fast Tracking vs Crashing: ¿crees que serás capaz de elegir la más adecuada? El proceso normal para reducir la duración de tu schedule o programa de actividades sería comenzar primero valorando la técnica Fast Tracking ya que éste no implica un incremento de coste. En caso de que esta técnica no sea suficiente pasaremos a valorar el Crashing. Pero si aún tienes dudas  de cuándo usar una técnica u otra, te mostramos a continuación algunos ejemplos reales:

• El cliente necesita que el proyecto acabe 2 meses antes del plazo fijado. Para ello, está dispuesto en compensación a pagar un plus. En este caso Crashing es la técnica ideal.
• Si el invierno ha sido especialmente lluvioso y tu proyecto parece que se retrasará. Entonces, aplica la técnica de Fast Tracking para así no incrementar los costes.
• Imagina un escenario donde tu proyecto debe finalizar antes de las próximas elecciones municipales. Tu reputación como Project Manager podría caer en picado si no consigues completar los trabajos a tiempo. En este caso, el Crashing podría salvar tu imagen y/o la de tu empresa.
• Que no alcances determinados Hitos Contractuales dentro de tu proyecto puede traer consigo una penalización económica por incumplimiento de contrato. En este caso, compara el coste de la penalización con el coste del Crashing y toma una decisión. ¿Es rentable o no para tu proyecto seguir adelante con esta técnica?

Si estáis pensando en obtener la Certificación PMP, no dudes en echar un vistazo a la Guía del PMBOK para descubrir mucho más sobre el mundo de la Planificación y Control de Proyectos.

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