Como ya sabemos, a la hora de desarrollar una nueva planificación para nuestros proyectos debemos seguir una serie de pasos. En primer lugar comenzamos estableciendo los  procedimientos y documentación que utilizaremos a lo largo de la vida del proyecto. A continuación, pasamos a identificar la lista de actividades y la secuencia lógica entre ella. Por último, para poder estimar la duración de estas actividades necesitaremos evaluar los recursos a utilizar. Para ello necesitaremos conocer el tipo de recurso a utilizar en cada caso (mano de obra, maquinaria y/o material), así como la cantidad en cada caso.

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Pero desafortunadamente, una vez hemos asignado todos los recursos a las actividades de nuestro programa, nos encontramos con histogramas que muestran una sobre asignación de recursos. En otras palabras, tenemos una distribución de recursos poco optimizada donde se muestran más recursos asignados que los que nuestro proyecto es capaz de absorber. Para ayudarnos a resolver este problema, existen dos Técnicas de Optimización de Recursos:

• Resource Leveling o Nivelación de Recursos
• Resource Smoothing

La Guía PMPBok define estas dos técnicas del siguiente modo:

Resource Leveling o Nivelación de Recursos

En este caso el Project Manager ajusta el inicio y fin de diferentes actividades para así ajustar la demanda de recursos por actividad al límite permitido. La Técnica de Resource Leveling, Nivelación de Recursos en español, puede usarse cuando tenemos recursos en nuestro proyecto que: se comparten entre actividades, son requeridos en determinados periodos de tiempo, presentan un uso restrictivo o hay sobre asignación de los mismos. Este ajuste puede derivar en una ampliación en la duración de la actividad debido a las restricciones que ésta tiene en cuanto al número máximo de recursos a utilizar por periodo. Por tanto, el uso del Resource Leveling podría llegar a modificar la Ruta Crítica original de un proyecto, ampliándola en algunos casos.

Resource Smoothing

En esta Técnica de Optimización de Recursos el Project Manager, en aquellas actividades que lo exijan, ajusta el uso de determinados recursos de cara a no exceder determinado límite de uso definido previamente. Dicho límite podría haber sido definido como exigencia del cliente, por temas relacionados con Seguridad y Salud, políticas de empresa o estatutos. En este caso, se valora la holgura libre de las actividades que no pertenecen al Camino Crítico, y ésta se usa para ajustar la asignación de recursos. En otras palabras: esta técnica no incrementa la longitud de la Ruta Crítica del proyecto y podría no servir para la optimización de todos los recursos.

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Aplicación de las Técnicas de Optimización de Recursos

Para aplicar estas técnicas podremos siempre echar mano de nuestro Diagrama de Gantt de Proyecto. En este artículo, vamos a analizar estas dos técnicas de optimización de recursos sobre un sencillo ejemplo hecho en Excel. Nuestro proyecto consta de 6 actividades, cuyas duraciones y relaciones se representan en la Figura 01.

Existen varias restricciones, representadas en el Histograma de Recursos de la Figura 01, que deberemos tener en cuenta:

1. Ningún periodo de tiempo podrá tener más de 5 recursos asignados.
2. Ninguna actividad podrá tener asignado más de 4 recursos al mismo tiempo en un determinado periodo de tiempo.

A continuación, aplicaremos las técnicas de Resource Leveling y Resource Smoothing en tres pasos:

Aplicar el Método de la Ruta Crítica (CPM con sus siglas en inglés)

En primer lugar, vamos a analizar el programa a través del Método de la Ruta Crítica (CPM). Observamos que las actividades A, C, D y F determinan el Camino Crítico del proyecto. Las actividades B y E tienen algo de holgura, la cual se representa en gris. Los meses 3, 8, 9 y 10 requieren más de 4 recursos, lo que viola la primera restricción (A). La actividad D está usando más de 4 recursos durante algunos meses, lo que viola la segunda restricción (B)).

Aplicar Resource Leveling

A continuación, aplicaremos la Nivelación de Recursos o Resource Leveling en las actividades de la Ruta Crítica que incumplan la segunda restricción. Esta restricción hace referencia al número máximo de recursos por actividad y periodo. Como hemos visto, la actividad D es parte del Camino Crítico. Por tanto, para reducir la asignación de recursos por periodo a 4 será necesario extender la duración de la actividad. Esto incrementará la duración de la Ruta Crítica en un mes. Podemos ver esto en la Figura 2.

Aplicar Resource Smoothing

Por último, para cumplir la primera restricción aplicaremos el Resource Smoothing sobre aquellas actividades en las que existe holgura. En nuestro caso, las actividades B y E. En la Figura 3 se puede observar cómo quedaría finalmente nuestro programa.

Una vez hemos realizado estos pasos tendremos un programa con los recursos optimizados. Tanto por actividad como a nivel global hemos cumplido con todas las restricciones que se exigían.

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Recuerda que hemos basado el uso de estas dos Técnicas de Optimización de Recursos en la aplicación del Método de la Ruta Crítica (CPM). A continuación, usaremos primero Resouce Leveling para que a todas las actividades cumplan las posibles restricciones de recursos posibles a usar por periodo de tiempo. Por último, aplicaremos el Resouce Smoothing para que a nivel de proyecto no se exceda el límite de recursos que podremos usar por periodo de tiempo. De este modo tu cronograma de actividades presentará una optimización de recursos materiales, de mano de obra y de maquinaria que te ayudarán a ahorrar costes en tu proyecto y a mejorar la eficiencia del mismo.

Si estáis pensando en obtener la Certificación PMP, no dudes en echar un vistazo a la Guía del PMBOK para descubrir mucho más sobre el mundo de la Planificación y Control de Proyectos.

La entrada Resource Leveling vs Resource Smoothing se publicó primero en Project 2080.