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Por qué conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI

La era de los informes dinámicos basados en Business Ingeligence y el cruce masivo de diferentes base de datos nos ha abierto un nuevo camino en el mundo de los informes de planificación y control de proyectos. Generar informes gracias a los datos obtenidos de la herramienta de planificación y control de proyectos Primavera P6 nunca fue una tarea tan sencilla. En nuestro artículo sobre cómo conectar Primavera P6 con Power BI ya te enseñamos a crear informes en Power BI gracias a la conexión con hojas Excel.

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El uso de hojas excel es un proceso que, ha día de hoy, es ciertamente amigable para la mayoría de usuarios. Sin embargo, puede llegar a ser un proceso que genere errores más fácilmente o que no sea 100 % automático. Esa es la razón por la que pensamos que trabajar directamente con archivos XER como fuentes de datos nos ahorrará a la larga mucho trabajo manual y reducirá en gran medida los riesgos que conlleva el trabajo con hojas de cálculo creadas manualmente.

Antes de enseñaros cómo conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI, vamos a ver qué hay detrás del archivo nativo XER de esta potente herramienta de planificación y control de proyectos que es Primavera P6. 

Qué encontrar en un archivo XER de Primavera P6

Cómo se almacenan los datos en la base de datos de Primavera P6

La base de datos de la herramienta de planificación de proyectos Primavera P6 almacena todos los datos en más de 170 tablas. Cada una de estas tablas contiene diferentes campos que a su vez contienen registros. Estas tablas se referencian entre sí mediante relaciones entre una clave principal (Primary Key) y una clave externa (Foreign Key). A pesar del gran número de tablas que contiene la base de datos de Primavera P6, deberemos estar más familiarizados con únicamente 20 de ellas.

Cabe destacar que los campos calculados no se almacenan en la base de datos de Primavera, ya que éstos se calculan en función de otros campos de la base de datos.

Ejemplo de dónde se escriben los datos en la base de datos de Primavera

A continuación, vamos a ver un ejemplo donde se muestra cómo se almacenan los datos que introducimos en P6 dentro de su base de datos. Para ello, nos basaremos en el Código de Actividad que se denomina Project 2080.

Los datos se almacen en las tablas, campos y registros de la base de datos, como comentábamos anteriormente. En este ejemplo, este Activity Code que hemos denominado «Project 2080» se almacena en la tabla (%T) «ACTVTYPE«, dentro del campo (%F) «actv_code_type_id«, con un código único a modo de registro (%R) de valor «1986«. Con la ayuda de Excel, así es como se vería:

En cuanto a los diferentes valores dentro del Código de Actividad «Projet 2080«, éstos se almacenan dentro de la tabla (%T) «ACTVCODE«, tal y como se muestran en el siguiente pantallazo:

Cabe destacar que la Primary Key de la tabla ACTVTYPE (1986) pasa a ser la Foreign Key en la tabla ACTVCODE. Esto hará que ambas tablas estén relacionadas entre sí, algo que nos ayudará a la hora de relacionar tablas en Power BI.

Qué es el archivo XER de Primavera P6

Primavera es capaz de trabajar con diferentes tipos de formato, tales como XML, XLSX (Hoja de Cálculo) o MPX (Microsoft Project) para intercambiar datos referentes a programación de proyectos. Sin embargo, el archivo que caracteriza a Primavera P6 es el archivo XER. El archivo XER es un archivo tipo CVS, con delimitadores tipo tabulador (TAB). En otras palabras, el XER es un archivo de texto con datos tabulados que puedes abrir y modificar en cualquier editor de texto u otro software que lea archivos CVS. Antes de pasar a trabajar con el archivo XER de Primavera en Power BI, vamos a enseñarte cómo puedes abrir y ver éste archivo en Excel.

Cómo abrir y ver un archivo XER en Excel

Al tratarse de un archivo de texto, el archivo XER se puede abrir mediante un editor de notas e incluso usando la herramienta Excel, como veremos a continuación, a través de la opción «Desde Texto / CSV»:

Una vez hemos hecho click en esta opción, seleccionamos el archivo XER que queremos importar y se nos abrirá una nueva ventana llamada «Power Query Editor». En ella aparecerá nuestro archivo, pero aún sin formato. Para ello, seleccionaremos el archivo y pulsaremos el botón derecho de nuestro ratón para que nos salte un desplegable donde seleccionaremos la opción «CSV»:

En este momento, aparecerán dos columnas únicamente. Para poder ver todas las columnas, haremos uso de la propiedad de los archivos XER, los cuales sabemos que se tratan de archivos de texto tabulados. Iremos a la opción de dividir columna o «split columns», por delimitador:

En la ventana que nos sale, seleccionaremos como delimitador la opción «Tab», como se muestra a continuación:

En la siguiente imagen ya podemos ver cómo se muestran todas las columnas que forman parte del archivo XER que exportamos de Primavera P6:

Ya podemos dar al botón de Cerrar y Cargar el archivo de la esquina superior izquierda para poder ver el archivo XER como una única tabla en nuestra herramienta Excel:

Antes de pasar a ver cómo conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI, queremos mencionar que este archivo siempre tiene la misma estructura, independientemente de que sea un archivo con datos de uno, dos o más proyectos. La estructura es siempre la misma y hay ciertos atributos de la tabla que es importante conocer antes de pasar al siguiente punto.

Si nos fijamos en la primera columna de la tabla que hemos obtenido al abrir el archivo XER en Excel, vemos que existen cuatro atributos:

1. %T: para referirse a las tablas
2. %F: para referirse a los campos
3. %R: cuando se refiere a los registros
4. %E: hace referencia a la última fila del archivo XER de P6

Por tanto, si deseamos conocer la lista de tablas que nuestro archivo nativo de Primavera P6 contiene, no tenmos más que filtrar la primera columna por «%T»:

Cómo conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI en 4 pasos

Si has llegado hasta este punto, estamos seguros de que ya tienes un conocimiento mucho más profundo sobre los archivos XER de Primavera P6 que el que tenías antes de llegar a este artículo. Es hora de poner estos conocimiento en práctica y comenzar a conectar tus archivos XER de Primavera P6 con Power BI. El objetivo no es otro que automatizar al máximo tu sistema de reporting y ahorrar el mayor tiempo posible mes a mes.

Paso 1: abrir Power BI

En primer lugar, abriremos Power BI y guardaremos el archivo con el nombre que corresponda. En nuestro caso hemos llamado a este archivo “conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI”.

Paso 2: exportar tus proyectos de Primavera P6 a formato XER

A continuación, ya en Primavera P6, seleccionaremos y abriremos aquellos proyectos que nos interesan para generar nuestros informes en Power BI. Una vez abiertos, los exportaremos en formato XER. Cabe mencionar que hay hasta tres tipos de datos a exportar: proyectos, sólo recursos o sólo roles. Seleccionar uno u otro conjunto de datos influirá únicamente en el número de tablas que formen el archivo XER. Para este artículo, hemos elegido la opción de exportar los datos del proyecto.

Paso 3: obtener los datos del archivo XER en Power BI

De vuelta en Power BI, vamos a comenzar a trabajar con el archivo XER. Importaremos los datos del archivo XER en Power BI y trabajaremos con ellos en el editor de consultas. Para ello, el primer paso es importar el archivo de texto XER. Pinchamos en «Obtener datos» y seleccionamos la opción «Texto o CVS». Al tratarse de archivos con extension .XER, deberemos seleccionar la opción de ver “todos los archivos” y seleccionaremos nuestro el archivo XER que hemos creado previamente.

Se nos habrá abierto el «Editor de Power Query», tal y como sucedió anteriormente cuando importamos el archivo a Excel. Seguiremos exactamente los mismos paso que vimos más arriba cuando hablamos de cómo abrir y ver un archivo XER en Excel (refresquemos la memoria: deberemos seleccionar el icono dentro de la ventana “Editor de Power Query”, y con el botón derecho del ratón seleccionar la opción “CSV”. En este momento se transforará en una tabla de dos columnas. A continuación, seleccionaremos la primera columna (”Column 1”), y seleccionaremos INICIO-Dividir Columna-Por Delimitador. Seleccionaremos el delimitador “Tabulador” ya que los archivos XER son archivos tipo CSV con tabulador TAB, y dividir en “cada aparición del delimitador”). Sin embargo, en este caso no le daremos al botón de «Cerrar y aplicar» todavía. 

El segundo paso, consiste en hacer una serie de ajustes en esta consulta. Primero, añadiremos una columna condicional. La condición será que si en la columna 1.1 aparece un %T, entonces devuelve el nombre de la tabla que viene en la Column 1.2.:

Una vez creada esta nueva columna, la seleccionaremos y nos iremos a Transformar – Rellenar Abajo:

A continuación, moveremos la columna entre la Column 1.1 y la Column 1.2 y le pondremos el nombre de “Table”:

Por último, filtraremos la Column 1.1, seleccionando todo menos ERMHDR, %E y %T:

Paso 4: extraer las tablas del archivo XER

En este paso, vamos a comenzar extraer tablas, junto con sus campos y registros particulares. Como no queremos que este artículo se extienda más de lo necesario, únicamente vamos a extraer la tabla ACTVCODE como ejemplo. Una vez sepamos extraer una tabla, el resto de tablas se extraerían del mismo modo usando siempre como fuente de datos la misma tabla procedente del archivo XER que hemos exportado de Primavera P6.

Comezaremos creando una referencia a la consulta del archivo XER que acabamos de crear en los pasos anteriores. Para ello, seleccionaremos la consulta original y con el botón derecho del ratón seleccionaremos “Referencia”. Iremos creando tantas referencias como tablas de los archivos XER queramos tener a nuestra disposición.

Una vez renombremos esta nueva consulta por el nombre de la tabla que vamos a crear (en este caso sería ACTVCODE), filtraremos la columna que llamamos «Table» por el nombre de nuestra tabla y seleccionaremos Transformar – Usar la primera fila como encabezado.

De cara a tener una tabla lo más limpia posible, eliminaremos aquellas columnas que no necesitemos, así como aquellas que estén vacías o tengan valores nulos en ellas.

Por último, cambiaremos el formato de las columnas según corresponda, poniéndo mayor atención a los formatos de fechas y los números decimales para aquellos campos que hacen referencia a cantidades.

TIP DEL DÍA: en ciertos formatos, las comas y puntos pueden variar cuando traemos información de los archivos XER. Nuestra recomendación es que seleccionéis todas las columnas donde haya un delimitador de decimales y que hacen referencia a cantidades y en Trasnformar – Reemplazar valores cambiéis los puntos por comas. De este modo, al cambiar el tipo de dato a número decimal no perderéis los decimales.

Y esto es todo. Ya podéis Cerrar y aplicar para poder ver todos los cambios tanto en la vista Informe, vista Datos y vista Modelo.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Acabas de dar un gran paso como planificador y responsable del control de proyectos. Tal vez aún no eres consciente del gran cambio que se avecina en tu vida profesional, pero a partir de ahora los informes que preparabas pasarán a una nueva dimensión. El universo de los informes dinámicos te da la bienvenida. Y todo ello sin necesidad de vincular la base de datos de Primavera P6 con Power BI. Ahora sólo es cuestión de saber qué tablas del archivo XER necesitarás para generar esos informes que serán la envidia entre tus compañeros. Y, ¿sabes qué? Que nosotros te ayudaremos con ello.

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La entrada Conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI se publicó primero en Project 2080.

Tipos de arquitectura de Primavera P6

En primer lugar, vamos a ver los dos tipos de arquitecturas bajo las cuales trabaja la herramienta de Oracle Primavera P6:

1. Arquitectura Cliente-Servidor: ésta es una arquitectura que cubre un tamaño de usuarios mayor, así como grandes volúmenes de información. En este tipo de arquitectura, el software Primavera P6 depende de un proceso iniciado en un servidor. Las seis características que nos ofrece la arquitectura cliente-servidor son:
   • mayor escalabilidad
   • mayor desempeño
   • mayor disponibilidad
   • mayor seguridad
   • mayor integración
   • mayor operabilidad
2. Arquitectura tipo «Standalone»: se trata de una arquitectura pensada para trabajar con base de datos «express», ya que trabaja de manera local y sin necesidad de conexión a red. La gran ventaja de esta arquitectura es que son versiones gratuitas y que puedes descargar de la página web de Oracle. Por contra, el tamaño de la base de datos no excede de los 10 Gb. En este caso, Primavera P6 trabaja como un proceso separado e independiente, y no como parte de un proceso existente.

Una vez que conoces los dos tipos de arquitectura con las que trabaja la herramienta de Oracle, debes valorar qué tamaño, tipo y versión de base de datos necesita tu organización, como punto previo y necesario antes de la instalación del software Primavera P6. También debes saber que la herramienta de Oracle Primavera P6 es capaz de trabar con las siguientes bases de datos:

1. Oracle Database
2. Microsoft SQL Server / SQL Express
3. P6 Pro Cloud Connect
4. P6 Pro Standalone (SQLite)

Debido al carácter educativo y divulgativo de este artículo, nos centraremos en la base de datos instalada como «P6 Pro Standalone (SQLite)«. Esta es la versión que cualquier usuario que quiera aprender a manejar el software Primavera P6 de Oracle puede instalar en el ordenador de su casa, de manera completamente gratuita.

Cómo conectar la base de datos de Primavera P6 con Power BI

En primer lugar, ¿qué necesitas para conectar la base de datos de Primavera P6?

Paso 1: configurar la base de datos de Primavera P6

Lo primero de todo, haber configurado la base de datos tipo P6 Pro Standalone (SQLite) al realizar la instalación del software Primavera P6 en tu ordenador

Paso 2: instalar SQLite ODBC Driver (64 bit)

En segundo lugar, tener el SQLite ODBC Driver (64 bit) en tu ordenador. Esto es necesario ya que la vinculación de la base de datos de Primavera P6 con Power BI la haremos a través de la opción «ODBC», como se muestra a continuación:

Dentro de la web de descargas del driver deberás descargarte el siguiente e instalarlo, seleccionando todos los componentes:

Una vez instalados los drivers, tendrás que descargarte el siguiente instalador para la versión de windows «w64» e instalar todos los componentes:

Paso 3: configurar la fuente de datos de ODBC

Para ello, vete al menú inicio, busca «ODBC Data Source (64-bit)» y ábrelo.

Una vez abierto, en la pestaña «User DSN», resaltamos la opción «dBASE Files» y pinchamos en el botón «Add…»:

En la pantalla que se nos abra, seleccionamos la opción «SQLite3 ODBC Driver» y le damos a finalizar:

Entonces se abrirá una última ventana donde deberemos introducir el nombre de la fuente de datos con la que queremos que se muestre nuestra base de datos de Primavera P6, además de seleccionar el archivo correspondiente en nuestro ordenador:

Una vez hecho esto, le damos a OK, y de nuevo OK. Ya tenemos nuestra base de datos de Primavera P6 configurada como ODBC. Pasemos ya a Power BI para poder conectar nuestra base de datos y visualizar todas las tablas incluidas en ella.

Paso 4: obtener los datos en Power BI a través de ODBC

Hemos hecho ya lo más complicado, que es configurar nuestra base de datos de Primavera P6 para que pueda ser leída por Power BI como origen de datos tipo ODBC. Ahora nos toca abrir Power BI Desktop e ir a la opción de consultas «Transformar Datos»:

Una vez dentro del Editor de Power Query, seleccionaremos ODBC como nuevo origeny le daremos a conectar:

Se nos abrirá una nueva ventana donde podréis seleccionar ya vuestra base de datos de Primavera P6. En nuestro caso, la base de datos se llama «Project 2080»:

Una vez aceptemos, el trabajo está hecho: ya tendremos acceso a todas las tablas de nuestra base de datos de Primavera P6. A partir de aquí, podremos seleccionar aquellas que más nos interesen, dependiendo del tipo de informes o cuadros de mando que queramos desarrollar:

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Recuerda que las tablas del software de Oracle Primavera P6 están normalizadas y que existen algo más de 170 tablas diferentes. Cada una de estas tablas contiene diferentes campos y es es ellos donde se almacenan los datos. Dada la cantidad de datos que hay detrás de su base de datos, Primavera P6 es un muy buen programa para hacer Gráficas de Gantt. Ya que tanto el nombre de las tablas como los campos dentro de cada tabla pueden llegar a ser confusos, queremos regalarte acceso a la página web de mapeo de Oracle donde encontrarás el significado de cada uno de los elementos de estas tablas que conforman la base de datos de Primavera P6. También ten en cuenta que los campos calculados no se almacenan en la base de datos de Primavera P6.

La entrada Conectar ❰❰BASE DE DATOS SQL❱❱ de Primavera P6 con Power BI se publicó primero en Project 2080.

¿Qué es Power BI?

Power BI, según la página oficial de Microsoft, «es un servicio de análisis de negocio basado en la nube que le proporciona una vista única de los datos más cruciales de su negocio«. Power Bi nos ayuda a crear paneles o cuadros de mando dinámicos e interactivos. Alimentado a través de fuentes de datos, tales como: hojas de cálculo de Excel, servicios en la nube, datos de streaming y bases de datos locales. Todo ello, ubicado en la nube y capaz de manternernos informados en tiempo real, a través de una visión holística de las métricas claves de tu proyecto o portfolio. Dicho ésto, y antes de enseñarte a conectar Primavera P6 con Power Bi, vamos a ver por qué es importante Power BI para la planificación y control de proyectos.

¿Por qué es importante Power BI para la planificación y control de proyectos?

Power BI es importante para la industria de la planificación y control de proyectos ya que nos ayuda a dar un mejor servicio a la hora de elaborar informes y cuadros de mando para nuestros clientes. Dashboards basados en el análisis de los datos que alimentan nuestros cronogramas de actividades de proyecto, tales como: duraciones, fechas, hitos, recursos, costes, etc. De este modo, podemos incluso preparar informes sobre cómo evaluar la calidad del cronograma de proyecto de nuestro portfolio.

La planificación y control de proyectos nunca antes había vivido esta evolución y mejora. Nuestra función de análisis, basada en los datos que día a día nos alimentan, y nuestra ayuda y soporte en la toma de decisiones dentro de nuestros proyectos, ahora somos capaces de realizarla en tiempo real, con informes en la nube, en nuestros móviles.

Y qué decir de la inteligencia artificial de Power BI. Podremos hacerle preguntas como «¿cuáles son las actividades con un Soft Constraint?» y obtener una visualización impresionante e interactiva como respuesta. El lenguaje natural ha llegao a la planificación y control de proyectos.

Además, ahora seremos capaces en una única plataforma, de crear y publicar paquetes de contenido para determinados equipos, clientes u organizaciones enteras. La personalización de contenidos ya no es sólo cosa de Netflix. Project 2080 se ha unido al carro de la personalización de contenidos relacionados con la planificación y el control de proyectos. En este post, te estamos enseñando los primeros pasos, y la herramientas necesaria para conectar Primavera P6 con Power BI.

Se acabó el caos. Project 2080 te pone el futuro de la gestión de proyectos en la palma de tu mano. Vamos a hacer que el Cronograma de Actividades de Gantt, así como los informes y temas más complejos de tus proyectos sean atractivos y accesibles, y te ayuden en la toma de decisiones.

Diferentes accesos a Power BI

Actualmente, Power Bi dispone de diferentes productos a nuestras disposición. Éstos son:

• Power BI Desktop: versión escritorio de Power BI. En ella tendrás acceso a todas las funcionalidades necesarias para desarrollar tus informes, tales como: conectar fuentes de datos, preparar, adecuar y modelar los datos con facilidad. Todo ello con la única finalidad de poder analizar datos, encontrar patrones y preparar informes interactivos y personalizados para tu equipo de proyecto.
• Power BI Pro: a través de esta opción, podrás llevar a cabo una colaboración basada en datos más eficaz. Compartir visualizaciones, distribuir hallazgos, acceso  a las visualizaciones durante tus desplazamientos, mejorar de la colaboración a través de los comentarios de los equipos, e incluso suscripciones a contenidos para mantenerte al día.
• Power BI Premium: la cual ofrece una solución avanzada de preparación de datos en autoservicio que permito a todos los usuarios y organizaciones acelerar la entrega de conocimientos y colaborar con facilidad.
• Power BI Mobile: llévate los conocimientos a cualquier parte. Estar siempre conectado a los datos, allá donde te lleven tus proyectos. La inteligencia empresarial móvil o «mobile business intelillence» está a tan solo un toque de distancia.
• Power BI Embedded: utilidad para añadir tus analíticas e informes interactivos a tus propias aplicacones.
• Servidor de informes de Power BI: Power BI Report Server es la solución local que permite crear informes hoy, con la flexibilidad de cambiar a la nube en el día de mañana.

Aprende a conectar Primavera P6 con Power BI

Una vez te hemos enseñado lo que es Power BI, incluyendo las diferentes alternativas para acceder, y hemos visto la importancia de Power BI en el campo de la planificación y control de proyectos, pasemos a saber cómo conectar Primavera P6 con Power BI.

Una persona que trabaje en el departamento de planificación y control de proyecto de una empresa con la herramienta Primavera P6, u otra parecida, sabrá de la importancia de los filtros y los modos de agrupar u ordenar los datos de nuestro proyecto. En otras palabras, el planificador está acostumbrado a segmentar el proyecto por diferentes códigos, por fechas, por duraciones, por criticidad, etc. Un modo estático, a la vez que complicado, para mostrar los datos en una vista que podríamos incluso a guardarla como plantilla o layout en P6.

Es ahí donde Power BI abre un nuevo camino en el campo de la planificación y control de proyecto a través de sus visualizaciones dinámicas e inteligentes. ¿Quieres mostrar tus actividades en un rango de fechas? ¿Desearías conocer cuáles son las 5 actividades más críticas dentro de la WBS de cimentaciones? ¿Te gustaría conocer cuál es el avance de la fase de ingenería de tu proyecto? Todo ello está a tu alcance, pero necesita cierta preparación previa. Empecemos por el principio.

Antes de comenzar con la guía paso a paso para conectar Primavera P6 con Power Bi, queremos que sepas que hay 3 métodos para cargar los datos desde la herramienta de planificación de Oracle a Microsoft Power BI:

1. Copiar los datos de Primavera P6 y pegarlos en una hoja de cálculo Excel
2. Usar la herramienta de reportes de Primavera P6 y exportarla a un archivo «.csv»
3. Conectar la base de datos de Primavera P6 con Power BI

en este artículo hablaremos del primer método: «copiar los datos de Primavera P6 y pegarlos en una hoja de cálculo Excel». No obstante, los otros dos métodos los trataremos en profundidad en futuros artículos de este blog de planificación y control de proyectos para que así puedas elegir entre cualquiera de ellos. Vamos ya con la guía paso a paso para conectar Primavera P6 con Power Bi.

Paso 1: preparar los datos desde Primavera P6 en Excel

En primer lugar, copiaremos los datos de P6 y los pegaremos en una hoja de cálculo Excel, tanto para los datos de la ventana «Projects»:

como los datos de la ventana «Activities» de P6:

Destacar que las hemos configurado las columnas a mostrar. Las columnas de la ventana de «Projects» que hemos copiado son las siguientes:

En cuanto a la ventana «Activities», hemos seleccionado las siguientes columnas:

Importante recordar que al copiar los datos, dentro de las preferecias del usuario de Primaera P6, no incluyamos las etiquetas tanto en el formato de las unidades como de las duraciones:

Del mismo modo,  dentro de «User Preferences», en la pestaña «Dates» o fechas, poner una configuración que esté alineada con la configuración de fechas que tengas en Excel y en Power BI. En nuestro caso, la configuración es la siguiente:

Una vez copidados los datos en Excel, toca crear tablas dinámicas de estos datos, ya que nos interesa llevarnos la tabla ya creada. Como ya sabéis, Primavera P6 identifica ciertos hechos en sus fechas (Start y Finish) con diferentes caracteres. Por ejemplo, usa el caracter «A» para decirnos que esa fecha ya está cumplida, es decir, se trata de una actividad cuyo comienzo y/o finalización ya ha sido declarado como completado. Del mismo modo, P6 usa el caracter «*» para chivarnos de que en esa actividad hay algún tipo de restricción del tipo «Finish On», «As Late As Possible», etc. Para que estos caracteres especiales no nos den problemas al transformar los datos en Power BI, deberemos eliminarlos de nuestra tabla dinámica.

En nuestro caso, usamos tres pestañas dentro de nuestros archivos Excel: «Instructions», para explicar cómo hay que copiar y pegar datos; «Paste from P6», para copiar los datos como texto; y «PBI Schedule Quality», donde ubicamos la tabla dinámica formulada. En la pestaña donde se ubica la tabla dinámica, las celdas que corresponden a las columnas relativas a fechas, además de darles un formato de fecha, las formulamos del siguiente modo para elminar las marcas o caracteres que representan las restricciones mecionadas en el párrafo anterior:

Paso 2: cómo obtener los datos en Power BI

Una vez que tengamos los datos de Primavera P6 en una hoja de cálculo Excel, es hora de llevárnoslos a Power BI. Para ello, dentro de Power BI Desktop, nos iremos Inicio / Transormar Datos, ya que tendremos que hacer ciertas transformaciones de nuestra tabla dinámica original en Excel:

A continuación, haremos una nueva consulta y seleccionaremos, como nuevo origen de datos, la opción «Excel»:

Una vez selecciones el archivo donde tienes tus tablas dinámicas, se abrirá un navegador donde aparecerán las hojas de tu archivo, así como las tablas que hayas creado. En nuestro caso, seleccionaremos la tabla:

De este modo, acabamos de vincular nuestro archivo Excel con Power BI.

Paso 3: transformar los datos mediante el Editor de Power Query

Ya estarían conectados y listos para trabajar en el Editor de Power Query. A partir de ahora entraría en juego nuestra habilidad para transformar datos dentro de Power BI: administrar columnas, reducir filas, ordenar campos, dividir columnas, agrupar, combinar consultas y otras funciones relativas a inteligencia artificial. Una vez hayamos configurado nuestra nueva consulta podremos  «Cerrar y aplicar»:

Paso 4: modelar los datos

Un paso previo a comenzar el montaje de nuestro cuadro de mando o «dashboard» en Power Bi, consiste en modelar los orígenes de datos y aministrar las relaciones entre ellos. Aquí es donde reside parte de la magia de Power BI. Una característica que abre un mundo nuevo para los profesionales de la planificación y el control de proyectos. Para poder modelar, nos iremos a la pestaña «Modelo» que se ubica en el margen izquierdo de nuestra pantalla y comenzaremos a relacionar las diferentes tablas.

Debemos distinguir tres diferentes tipos de tablas. Existirán las tablas denominadas «Lookup Tables», que nos servirán para segmentar nuestras visualizaciones; «Data Table» o «Fact Table», donde residen todos los datos a analizar (fechas, número de actividades, relaciones, etc); y las «Measure Table», que representan las medidas que hemos creado para ser representadas en nuestra visualización o cuadro de mando. En nuestro ejemplo, las tablas y relaciones que hemos creado son:

Paso 5: crear nuevas medidas

En este paso es donde reside el cálculo de los datos. La creación de medidas hará que, de manera dinámica, se realicen cálculos basados en los datos de nuestra tabla «Data Table» o «Fact Table». Las medidas son un punto clave y poderoso Power BI ya que nos permitirá mostrar casi cualquier tipo de dato dentro de nuestro cuadro de mando. Para el ejemplo de este artículo, las medidas que hemos creado hacen referencia a cada uno de los 14 puntos que la DCMA tiene en cuenta para la valoración de la calidad de los cronogramas de proyecto. Si quieres saber más sobre este tema, puedes echr un vistazo en nuestro artículo sobre cómo evaluar la calidad del cronograma de proyecto cómo evaluar la calidad del cronograma de proyecto.

Paso 6: visualizaciones para la creación de tu cuadro de mando

Estamos ya en disposición de dar rienda suerta a nuestra creatividad y comenzar a montar nuestro cuadro de mando o dashboard en Power BI. Para ello, deberemos echar mano de las visualizaciones que nos ofrece Microsoft Power BI, además de otros elementos como cuadros de texto, figuras geométricas, etc.

Paso 7: tras conectar Primavera P6 con Power BI, es hora de publicar

Por último, y no menos importante, llegamos al punto en el cual mostraremos nuestro nuevo cuadro de mando. Un cuadro de mando hecho en Power BI con datos que provienen de la herramienta de planificación Primavera P6, a nuestro equipo de proyecto. Éste servirá para poder analizar de una manera más dinámica y en tiempo real, el estado de nuestros proyectos. Para ello, simplemente habra que ir a la opción «Publicar». Voilá, nuestro nuevo informe pasará de Power BI Desktop a estar visible en la web de Power BI de nuestra organización.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

La era de Power BI ha llegado. La función de planificación y control de proyectos ha dado un salto de calidad nunca visto antes. Ahora está al alcance de todo poder vincular bases de datos y visualizar cualquier tipo de KPI relevante. Saber conectar Primavera P6 con Power BI es sólo el primer paso. La creación de modelos y visualizaciones en un trabajo que lleva algo de práctica y saber dar rienda suelta a nuestra creatividad. Una vez lo consigas, olvidarás todas esas horas que echabas delante de una hoja Excel.

La entrada Conectar Primavera P6 con Power BI ❰❰EXCEL❱❱ se publicó primero en Project 2080.

Soluciona el error «Archivo XER no puede importarse»

Hay muchos caminos para solucionar este pequeño inconveniente ante el que nos podemos encontrar. Entre otros podríamos destacar el solicitar un archivo XER en una versión que se adecúe a la versión de Primavera P6 de nuestro cliente o contratista o actualizar Primavera P6 a una versión más actual, entre otros.

Sin embargo, en Project 2080 te vamos a dar un consejo que te ahorrará tiempo, así como unas cuantas llamadas telefónicas. Para ello sigue los siguientes pasos:

1. Abre el archivo XER con el bloc de notas de windows o cualquier otro editor de texto compatible.
2. En la esquina superior izquierda, puedes ver la versión en la cual se ha grabado la exportación del archivo, en nuestro ejemplo es versión 19.1. 
3. Cambia el «19.1» por la versión que sea compatible con la versión Primavera P6 que tenga instalado tu cliente o tu contratista.
4. Guarda el archivo y envíalo.
5.  Importar este nuevo archivo

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Hasta ahora, con todas las versiones de Primavera P6 en las que hemos trabajo, este método de modificar la versión a través del bloc de notas ha funcionado de una manera muy fiable. No obstante, siempre aconsejamos que se revisen los datos que vienen en el archivo. De este modo nos asegurarnos que no ha habido ninguna anomalía o pérdida de información durante el proceso. Ahora ya estás en disposición de dejar de ver el mensaje «Archivo XER no puede importarse», simplemente aplicando este sencillo truco.

La entrada Importar archivos XER entre diferentes versiones de Primavera P6 se publicó primero en Project 2080.

Características del Hito de Finalización de Trabajos en un cronograma de actividades

Las características más comunes de este tipo de hitos contractuales serían:

• Se representa como hitos finales. Éstos son actividades sin duración que reflejan la finalización de un paquete de actividades, una fase de proyecto o una interferencia con otros proyectos.
• El Hito de Finalización de Trabajos es parte del camino crítico del proyecto, ya que representan acuerdos hechos con el cliente, y es el que se analiza en caso de futuras reclamaciones o extensiones de tiempo.

Cómo identificar un Hito de Finalización de Trabajos en Primavera P6

A la hora de trabajar en Primavera P6, nos gusta identificar estos hitos claramente en nuestro cronograma dentro de la WBS denominada «Hitos» o «Milestones». Lo identificaremos tanto en la ventana donde se listan las tareas del proyecto como en el Diagrama de Gantt dentro de Primavera P6, tal y como comentamos a continuación:

• Activity ID: dependiendo el sistema de códigos o caracteres que se establezcan en cada proyecto, guardaremos los caracteres CD para referirnos a éstos hitos. Un ejemplo sencillo de Activity ID sería: «KM-CD-10» para referirnos a:
  • Fase: KM (Key Milestone)
  • Tipo de Hito: CD (Completion Date)
  • Orden de la actividad: 10
• Activity Name: «COMPLETION DATE + definición del hito». Al usar mayúsculas conseguimos que de un vistazo identifiquemos que se trata de un hito de gran importancia para el proyeto.
• Diagrama de Gantt: podremos representar estos hitos contractuales de una manera distinta al resto de hitos del proyecto. Primavera P6 nos da la opción de cambiar la forma, el color y el patrón de las barras, así como añadir etiquetas específicas. Por ejemplo, si el hito común se representa normalmente con un diamante de color negro, un hito de finalización de trabajos podríamos representarlo con un triangulo de color naranja y añadirle una etiqueta a la derecha con su «Activity ID».

Su pareja: el Hito Planificado de Finalización de trabajos

Pero en el caso del contratista, es importante reflejar también cuál es la mejor estimación para la finalización de los trabajos. A esta estimación la llamamos “hito planificado de finalización de trabajos” o “Planned Completion”, en inglés. Este hito nos será de gran utilidad para calcular la holgura total de la que disponemos antes de alcanzar el hito contractual o hito de finalización de los trabajos.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

A la hora de crear un cronograma de actividades desde cero es necesario que tengamos en cuenta qué hitos tienen un carácter contractual y cuáles no. Estos hitos contractuales normalmente van ligados a una penalización por parte de nuestro clientes si no somos capaces de alcanzarlos. El hito de finalización de trabajos, conocido en el mundo anglosajón como «Completion Date», será nuestro objetivo a nivel contractual. Dependiendo de la naturaleza del proyecto, puede haber más de un hito de finalización de trabajos. La existencia de estos hitos demanda la existencia obligatoria de otro hito que reflejará la fecha planificada por nosotros para la consecución de los trabajos a la que llamaremos «Planned Completion Date». La clave será controlar que el «Planned Completion Date» nunca acabe más tarde que el «Completion Date», intentando siempre que haya cierta holgura que pueda cubrir riesgos y eventos que pudieran afectar el ritmo normal de los trabajos.

La entrada Hito de finalización de trabajos se publicó primero en Project 2080.

6 técnicas para el Análisis de Retrasos de proyectos

1. Análisis de impacto sobre lo planificado o «Impacted As-planned Analysis»

Este método se basa en añadir un Evento de Retraso o Delay Event dentro del cronograma Línea Base del Proyecto, vinculándolo de manera lógica. Una vez se haya vinculado correctamente con las actividades de la Líne Base que correspondan, se realizarán de nuevo el cálculo del cronograma gracias a la herramienta de planificación que se esté utilizando. En nuestro caso, esta herramienta es Primavera P6 de Oracle. De este modo, se determinará el impacto prospectivo o a tiempo futuro que el Evento de Retraso ha tenido en el hito contractual de finalización del proyecto. En planificación, a este hito contractual se le suele denominar en terminología anglosajona como «Contract Completion Date».

Es importante contar con una sólida Línea Base del proyecto, donde se haya confirmado que la secuencia y duraciones de los trabajos a realizar son razonables, realistas y alcanzables. Del mismo modo, es necesario asegurar que todas las actividades se han vinculado de manera correcta.

Normalmente, éste es el más simple y menos caro de todos los análisis que se describen en este artículo sobre las técnicas para el análisis de retrasos de proyectos. Sin embargo, tiene algunas limitaciones como son el no considerar el progreso real del proyecto o los cambios sobre lo planificado originalmente. En determinados contratos, y dependiendo de los términos que hayan sido acordados con nuestro cliente, esta técnica de Análisis de Retrasos sería suficiente para valorar la extensión del tiempo que tenemos derecho a solicitar.

2. Análisis de impacto del tiempo o «Time Impact Analysis»

Del mismo modo que en el método de Análisis de Retrasos denominado «Impacted As-planned Analysis», debemos introducir y vincular los Eventos de Retraso dentro de la Línea Base de proyecto y calcular este programa actualizado con la herramienta de planificación con la que se esté trabajando. Como en el caso anterior, quedará determinado el impacto a futuro del Evento de Retraso sobre la fecha de finalización del proyecto.

El cronograma usado como Línea Base para cada análisis puede ser un cronograma contemporáneo o la Línea Base actualizada que refleje los cambios que haya habido en la lógica, progreso real de los trabajos, o nuevos paquetes de trabajo o actividades. Dicho de otro modo, la Línea Base a analizar deberá reflejar el progreso real de los trabajos y una secuencia realista, alcanzable y razonable de los trabajos pendientes.  Cualquier mitigación y/o plan de aceleración se incorporará y tendrá en cuenta en la Línea Base actualizada.

El número de Eventos de Retraso que se modelen tiene un impacto considerable en la complejidad y coste en el uso de este método.

3. Análisis de retrasos de proyectos basados en una franja de tiempo o «Time Slice Analysis»

Éste es el primero de los dos métodos de Análisis de Retraso por ventanas que existen. Este método require que la persona que analice los retrasos verifique o desarrolle una serie de cronogramas actualizados a considerar como Líneas Base, a modo de instantáneas durante el curso de los trabajos. Mediante este proceso el progreso de los trabajos se divide en intervalos de tiempo, típicamente mensuales, que reflejan la ruta crítica real de cada periodo. Ésto permite a la persona que analice los retrasos conlcuir la extensión de tiempo de cada retraso crítico dentro de cada «ventana».

Dicho ésto, el analista investiga los informes del proyecto para determinar qué eventos podrían haber causado el retraso crítico identificado en cada intervalo de tiempo. Para el cronograma referente a cada «ventana», el analista necesita verificar que el histórico de sucesos ocurridos reflejan el progreso real de los trabajos y que la secuencia y duraciones de los trabajos pendientes son razonables, realistas y alcanzables, además de presentar una secuencia lógica. Éste método depende en gran medida del software de planificado.

4. Análisis de ventanas planeado contra ejecutado o «As-planned versus As-built Windows Analysis»

Éste es el segundo método de Análisis de Retraso por ventanas. Este método depende menos del software de planificación que usemos y suele aplicarse cuando existe cierta preocupación sobre la validez de la Línea Base del proyecto. La duración de los trabajos se divide en «ventanas», las cuales están enmarcadas por cronogramas revisados, cronogramas actualizados, hitos e importantes eventos que hayan sucedido. El analista determinala ruta crítica real para cada «ventana» mediante un análisis de sentido común y un análisis práctico de los hechos disponibles.

Como esta tarea no depende tanto de la herramienta de planificación que se use, es importante que el analista exponga las razones por las que se ha dterminado la criticidad.

La incidencia y el alcance del retraso crítico en cada «ventana» se determinan comparando fechas clave a lo largo de la ruta crítica contemporánea o real con las fechas planificadas correspondientes en el cronograma de Línea Base. Posteriormente, el analista investiga los registros del proyecto para determinar qué eventos de retraso podrían haber causado el retraso crítico identificado. El retraso crítico incurrido y la mitigación o aceleración lograda en cada ventana se acumulan para identificar el retraso crítico durante la duración de los trabajos.

5. Análisis de retrasos de proyectos retrospectivo de la ruta más larga o «Retrospective Longest Path Analysis»

El método de análisis retrospectivo de la ruta más larga implica la determinación de un modo retrospectivo de la ruta crítica como se construyó o as-built. Ésta no debe confundirse con la ruta crítica contemporánea o real identificada en los métodos anteriores basados en ventanas. En este método, el analista primero debe verificar o desarrollar un cronograma as-built detallado, tal como se han ejecutado los trabajos. Una vez completado, el analista traza la ruta más larga hacia atrás desde la fecha de finalización real para determinar el camino critico del proyecto ejecutado.

La incidencia y el alcance del retraso crítica se determina comparando las fechas clave a lo largo de la ruta crítica de los trabajos ejecutados (as-built) con las fechas planificadas correspondientes en el programa de Línea Base. Posteriormente, el analista investiga los registros del proyecto para determinar qué eventos podrían haber causado el retraso crítico identificado.

Una limitación de este método es su capacidad más limitada para reconocer y permitir interruptores en la ruta crítica durante el curso de los trabajos.

6. Análisis colapsado de lo ejecutado o «Collapsed As-built Analysis»

El método de análisis colapsado de lo ejecutado implica la extracción de los eventos de retraso del cronograma «as-built». Con ello se proporciona una hipótesis de lo que podría haber sucedido si los eventos de retraso no hubieran ocurrido. Este método no requiere un cronograma Línea Base. Sin embargo, se requiere un programa as-built detallado y con una lógica en la bien definida en la ejecución de las actividades. Es raro que dicho cronograma de actividades exista en el proyecto. Generalmente se requiere que el analista introduzca la lógica a un cronograma as-built verificado. Esto puede llevar mucho tiempo y es un esfuerzo bastante complejo. Una vez completada, se identifican los Eventos de Retraso dentro del cronograma as-built y se «colapsan» o se extraen para determinar el impacto neto de éstos.

Este método a veces se realiza en «ventanas», utilizando las herramientas de software adecuadas que contienen datos detallados y completos de los trabajos realizados realmente. Una limitación de este método es que solo mide el retraso incremental a la ruta crítica. La fecha de finalización no colapsará más que la ruta crítica más próxima.

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Existen diferentes métodos para analizar los retrasos de un proyecto. Todos ellos se basan en el uso de un cronograma de actividades del proyecto. La utilización de uno u otro dependerá de las circunstancias particulares y de los términos que se hayan fijado en el contrato con nuestro cliente. De cara a minimizar disputas futuras, es bueno que se acuerde el método más apropiado a utilizar para el Análisis de Retrasos de proyectos antes de que éste se ponga en marcha. En este artículo se han mostrado las 6 técnicas más comunes para el Análisis de Retrasos de proyectos. Pero existen otros métodos como son: el análisis del valor ganado, análisis de la línea de equilibrio o el análisis de la curva de recursos. ¿Cuál es el método que usas en tus proyectos?

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¿Qué es una Reunión de Planificación Colaborativa?

A grandes rasgos, una Reunión de Planificación Colaborativa se trata de un proceso formal para desarrollar un cronograma de los trabajos pendiente de realizar hasta la consecución de un proyecto donde son necesarios inputs de todas las partes involucradas durante alguna de las fases de proyecto. La idea es que todos los equipos del proyecto tengan la oportunidad de dar sus propios inputs, introducirlos en el nuevo plan y considerar tanto las interfaces internas como externas entre disciplinas.

El proceso que se lleva a cabo durante una Reunión de Planificación Colaborativa sirve tanto si consideramos el proyecto como un elemento único como si consideramos uno de los paquetes de trabajo dentro del mismo. En ocasiones, a este proceso también se le denomina simplemente Planificación Colaborativa.

¿Cuándo debemos hacer una Reunión de Planificación Colaborativa?

Las Reuniones de Planificación Colaborativa se pueden llevar a cabo al comienzo de un proyecto para definir una primera línea base del proyecto. Sin embargo, este tipo de planificación integrativa de proyectos también se lleva a cabo de manera cíclica. De este modo, podemos hablar de Reuniones de Planificación Colaborativa anuales o semestrales, dependiendo de la naturaleza del proyecto. Del mismo modo, la naturaleza del proyecto marcará la duración de estas reuniones, siendo aconsejable un mínimo de 1 día y máximo de 3 días de duración.

¿Quién lidera la Planificación Colaborativa?

A la hora de marcar los roles en este tipo de sesiones, es importante destacar que el planner o planificador de proyecto toma un role secundario. Son momentos en los que el resto del equipo debe hacer suyo el proyecto, tras un estudio previo del alcance del proyecto. Estas reuniones son lideradas por el Gerente de Proyecto, junto con los equipos de ingeniería, compras, logística y ejecución. Debido a la naturaleza multidisciplinar de este tipo de Planificación Colaborativa, los outputs que nacen de ella se usarán para realizar una valoración y chequeo del alcance total del proyecto y poder definir mejor los objetivos a alcanzar. El resultado de estas reuniones nos servirán de cara al seguimiento y monitoreo del alcance, duración y coste del proyecto.

Lista de resultados alcanzados durante una Reunión de Planificación Colaborativa

Algunos de los resultados que obtenemos tras llevar a cabo una Reunión de Planificación Colaborativa son:

• Un gran cuadro que muestra el nuevo plan de ejecución de trabajos del proyecto
• Relaciones entre los diferentes participantes del proyecto
• Lista de problemas identificados, acciones a tomar y tiempo estimado para resolverlos
• Lista de suposiciones en las que se basa el nuevo cronograma
• Secuencia lógica entre grupos de actividades
• Hitos y puertas (gates) acordadas para el proyecto
• Principales características de las actividades

Dependiendo del tipo de sesión y del tipo de proyecto, también podríamos obtener perfiles de recursos derivados de la tabla que contiene el nuevo plan.

Una vez que la Reunión de Planificación Colaborativa concluye, el planificador se dispondrá a pasar toda la información obtenida a una herramienta de planificación y controles de proyecto. En nuestro caso, como ya sabéis, la herramienta que usamos es Primavera P6 debido a su gran potencial y versatilidad. Una vez que el nuevo cronograma de actividades se haya creado, éste se distribuirá entre todos los participantes en la sesión de Planificación Colaborativa. Lo ideal es que este proceso de volcado de datos a Primavera P6 y distribución no dure más de 1 semana.

Antes de comenzar la sesión de Planificación Colaborativa

Para que la Reunión de Planificación Colaborativa sea un éxito, debemos tener previamente un plan bien estructurado. Una estrategia de planificación bien definida que abarque los trabajos a realizar previos a la sesión de planificación. Este proceso previo puede durar en torno a los 2 meses y abarca:

• Envío de una invitación a la Reunión de Lanzamiento al equipo de trabajo
• Desarrollo de una presentación de la estrategia a seguir
• Registro de todos los Stakeholders de mayor relevancia
• Reunión de Lanzamiento de cada equipo de trabajo
• Recogida del alcance del proyecto por parte del planificador
• Reunión interna conducida por el planificado con su equipo de trabajo
• Finalización de un primero borrador del programa de actividades, previo a la Reunión de Planificación Colaborativa
• Desarrollo y envío de la agenda para la Sesión de Planificación
• Preparación del paquete necesario durante la reunión: rotuladores, post-it, reglas, imanes, calendarios en formato A0, etc.

La idea es llegar a la la Sesión de Planificación Colaborativa con las ideas claras de los trabajos que se deben acometer en el proyecto.

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La Reunión de Planificación Colaborativa es una de las herramientas que añade más valor a la función de planificación y control de proyectos dentro de un proyecto. Ésta pone a todas las partes involucradas e interconectadas en un proyecto unas enfrente de las otras. Tras este tipo de reuniones, se consigue algo muy importante para el buen desarrollo del proyecto: que cada parte se sienta responsable de su parcela dentro del proyecto y conozca cuál será su relación con el resto de stakeholders. Además, tras introducir todos los datos dentro de una herramienta de planificación como Primavera P6, obtenemos el Diagrama de Gantt del proyecto.

Si tuviéramos que definir cuántas sesiones hacen falta llevar a cabo a lo largo de la vida del proyecto, ésto dependería del tipo, naturaleza y duración de proyecto. Sin embargo, una sesión al comienzo de cada proyecto es necesaria, y al menos otra sesión anual. Este tipo de actividades, dentro de la Gestión de Proyectos, crea un equipo comprometido y sólido para afrontar un proyecto. Además, las Reuniones de Planificación Colaborativa servirán para identificar posibles riesgos y plantear acciones de mitigación, acordadas por todos los stakeholders.

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Localizar la ruta crítica y rutas sub-críticas con Primavera P6

Como vimos en nuestro post sobre el Método de la Ruta Crítica, se denomina Ruta Crítica de un proyecto al camino más largo hasta la consecución de dicho proyecto. Imaginemos ahora cómo funciona un radar y encontremos su analogía dentro de la Gestión de Proyectos. A todos nos resulta familiar la imagen de un radar y un sónar en funcionamiento dentro de un submarino. Estos dispositivos son capaces de localizar y representar en una pantalla elementos próximos a la ubicación del propio submarino.

Imaginemos por un momento que nuestro cronograma es ese radar. Gracias a los inputs que vamos añadiendo obtenemos una imagen del estado actual y de la previsión de trabajos a realizar hasta completar el alcance del proyecto. La analogía del radar y el sónar con la gestión del cronograma de un proyecto sería la siguiente. En primer lugar, nuestro proyecto sería el submarino en sí mismo. El punto central mostrado en el radar ya no sería la representación de nuestro submarino, sino todas aquellas actividades parte de la Ruta Crítica del proyecto, de la ruta más crítica de todas las posibles donde el Total Float de las actividades fuera el menor posible. En lugar de barcos, en el radar se representaría los paquetes de trabajo de nuestro proyecto. Estos paquetes de trabajo (barcos) estarían más o menos próximos al punto central dependiendo de la holgura total que tengan. Por tanto, nos interesa tener a los “barcos” lo más alejados de nuestro “submarino” para así reducir al máximo el riesgo de ser “alcanzados”, es decir, reducir el riesgo de que nuestro proyecto se retrase.

Informes periódicos sobre la ruta crítica y rutas sub-críticas con Primavera P6

Desde Project 2080 te vamos a echar una mano en cuanto a informes periódicos se refiere. Hemos creado 2 tipos de informes que te ayudarán en tus labores de planificación y controles de proyecto y más en concreto en el análisis de la ruta crítica y rutas sub-críticas de tu proyecto mediante el uso de la herramienta de controles de proyecto Primavera P6. Éstos son:

• RE20 Overall Critical Path: con este informe tu equipo tendrá una visión global del camino crítico del proyecto. En él se reflejarán todas aquellas actividades que cumplan la condición de actividad crítica. Ésta se definirá previamente en las opciones de cálculo de la herramienta de planificación y controles de proyecto Primavera P6. Para entender mejor dichas opciones de cálculo, te aconsejamos que eches un vistazo a nuestro post sobre el Método del Camino Crítico. Las actividades críticas se representarán mediante la WBS al que pertenezcan. Descárgate un ejemplo de informe RE20 Overall Critical Path.
• RE21 Multiple Paths: este informe es muy útil a la hora de analizar hitos intermedios de nuestro proyecto y los diferentes caminos sub-críticos hasta alcanzarlos. Con este informe seremos capaces de analizar de manera aislada un hito en particular de nuestro proyecto. Basaremos la toma de decisiones según el orden de prioridad de cada una de las actividades. Dicha prioridad la basaremos en el nivel de criticidad de dichas actividades. Las actividades críticas en este caso se representarán en Primavera P6 a través de los denominados ‘Float Path’. Descárgate un ejemplo de informe RE21 Multiple Paths.

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Uno de los temas más importantes en cualquier proyecto es identificar correctamente la ruta crítica. Ésta se representará mediante un Diagrama de Gantt. La ruta crítica nos ayuda a identificar aquellos paquetes de trabajo y actividades más críticas para la consecución de un proyecto. El análisis de la ruta crítica también incluye el análisis de las rutas sub-críticas. Éstas son parte de nuestro radar dentro de la planificación y controles de proyecto. Hay multitud de formas de obtener la ruta crítica y rutas sub-críticas con Primavera P6. Sin embargo, para nosotros hay dos informes clave que deberían formar parte de tu librería de layouts en Primavera P6: RE20 Overall Critical Path y RE21 Multiple Paths.

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Qué es un Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt, Gráfica de Gantt o Gráfico de Gantt, es una herramienta gráfica que sirve para exponer el tiempo de dedicación previsto para la ejecución de diferentes tareas o actividades de un proyecto en un periodo de tiempo determinado. En otras palabras, es la representación gráfica que se usa cuando creamos un cronograma de actividades para un proyecto.

Originalmente, el Gráfico de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades. Sin embargo, veremos cómo hoy en día herramientas de planificación de proyectos como Primavera P6 nos da la posibilidad de mostrar las relaciones entre actividades en el Diagrama de Gantt.

El Diagrama de Gantt muestra en el eje vertical, o eje de ordenadas, el listado de todas las actividades que representa el alcance del proyecto. En el eje horizontal, o eje de abcisas, se muestra la escala del tiempo que usaremos para representar gráficamente la duración, el inicio y el final de cada una de las actividades del proyecto.

Cabe destacar el uso de la Gráfica de Gantt para representar el progreso de nuestro proyecto. También, podremos representar graficamente la comparativa con la Línea Base del proyecto.

Ya te puedes hacer una idea del potencial que esta herramienta tiene dentro del campo de la Planificación de Proyectos. Ahora que ya conoces qué es un Diagrama de Gantt, descubre quién creo este famoso diagrama de barras tan utilizado en la gestión de proyectos.

Quién creó el Diagrama de Gantt

A pesar de que hoy en día es una técnica muy común en la planificación de proeyctos, los Diagramas de Gantt se consideraron como algo revolucionario en sus inicios. En 1912, Hermann Schürch publicó lo que se consideró como una especie de Diagrama de Gantt mientras discutía un proyecto de construcción. Estos diagramas no mostraban inter-dependencias y eran representaciones estáticas del cronograma planeado.

El Diagrama de Gantt lleva este nombre gracias a Henry Gantt (1861–1919), quien diseñó su diagrama alrededor de los años 1910 y 1915. Una de las principales aplicaciones del Diagrama de Gantt la llevó a cabo los Estados Unidos durante la Primera Guerra Mundial.

Los primeros Diagramas de Gantt se dibujaron en papel y éstos tenían que dibujarse por completo para poder ajustar los cambios que se producían en el cronograma. Durante muchos años, los Gerentes de Proyecto utilizaban pedazos de papel para crear las barras de las Cartas Gantt y así poder ajustarlas según las necesidades.

En los años 80, la llegada de los ordenadores personales permitó la creación de Diagramas de Gantt más complejos y eleborados. Las primeras aplicaciones de escritorio se realizaros para Gerentes de Proyecto y Planificadores de Proyecto. Gracias a Internet y a los sistemas colaborativos de redes, a finales de los años 90 los Diagramas de Gantt eran ya una característica dentro de las aplicacones web. En 1999, los Diagramas de Gantt fueron identificados como una de las herramientas de gestión más usadas en la planificación y control de proyectos.

Ya en 2012, casi todos los Diagramas de Gantt se hacían por software que podría ajustarse fácilmente a los cambios del cronograma. Unos de estos programas informáticos fue Primavera P6 de Oracle.

Herramientas para crear Diagramas de Gantt

A continuación os mostramos las 3 herramientas más usadas para crear un Cronograma de Gantt, o lo que es lo mismo: un cronograma de actividades que incorpora la Gráfica de Gantt:

1. Primavera P6: dentro del mundo de la planificación de proyectos, la herramienta más usada a nivel internacional es Primavera P6 de Oracle. Gracias a ella, crear un Diagrama de Gantt es coser y cantar como veremos en el siguiente punto. Además, cada una de las actividades podrá ser cargada con recursos, costes y presupuesto, lo cual ayudará a controlar y gestionar de una manera más completa nuestro proyecto. Y más importante aun: si no sabes qué es un Diagrama de Gantt, Primavera P6 tiene multitud de opciones referente a este diagrama de barras.
2. Microsoft Project: ésta es una de las herramientas más utilizadas por los Gerentes de Proyecto debido a su manejo intuitivo. Sin embargo, para llevar a cabo el control total de la planificación de un proyecto puede no llegar a ser la herramienta más adecuada.
3. Excel (Microsoft Office): esta herramienta es de uso obligatorio en la Gerencia de Proyectos. Nos hemos acostumbrado tanto al uso de Excel en nuestro día a día que hemos llegado a adaptarlo a muchos otros campos dentro de la Gestión de Proyectos. En nuestra opinión, Excel es una manera muy sencilla de representar gráficamente las actividades de un cronograma a través de la introdución de datos en una tabla, tales como nombre de la actividad, la fecha de inicio y la fecha final de cada una de ellas. Como parte negativa, los cambios en las relaciones entre actividades no se actualizarían automáticamente y deberíamos ingresar los datos de nuevo.

Cómo hacer un Diagrama de Gantt con Primavera P6

Ya sabes qué es un Diagrama de Gantt. Bien hecho. Es hora de aprender a cómo hacer un Diagrama de Gantt con Primavera P6. Lo primero que tendremos que haber hecho es haber creado la lista de actividades que engloban el alcance de nuestro proyecto. Del mismo modo, habremos creado también con anterioridad la estructura de paquete de trabajo o WBS. Si tienes dudas, echa un vistazo a nuestro artículo donde hablamos sobre qué es el WBS de un proyecto. Una vez hecho ésto, la manera de crear un Diagrama de Gantt con la herramienta de planificación Primavera P6 de Oracle es muy sencilla. Para ello bastará con seleccionar la opción Gantt Chart.

Como suele suceder en Primavera P6, hay varias maneras de llegar a esta opción:

1. En primer lugar, la manera más sencilla es clickar sobre el icono Gantt Chart  de la barra de herramientas de Primavera P6.
2. Una segunda manera sería mediante la ruta View / Show on top / Gantt Chart .

Como habrás comprobado, es muy sencillo saber cómo hacer un Diagrama de Gantt con Primavera P6.

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El Diagrama Gantt de un proyecto es una de las herramientas más usadas dentro de la Gerencia de Proyectos y más concretamente en la Planificación de Proyectos. Sea cual sea la magnitud de nuestro proyecto, el cronograma de actividades debería incluir un Gráfico de Gantt para representar gráficamente el estado de las actividades del proyecto. A través de los Diagramas Gantt podemos ser capaces de identificar visualmente el estado de cada una de nuestras actividades a través del color de las barras que las representan (azul: actividad ejecutada, verde: actividad pendiente, rojo: actividad crítica). Si aún tienes dudas de qué es un Diagrama de Gantt o cómo hacer el Diagrama de Gantt de tu proyecto, déjanos un comentario o ponte en contacto con nosotros.

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Como ya sabemos, a la hora de desarrollar una nueva planificación para nuestros proyectos debemos seguir una serie de pasos. En primer lugar comenzamos estableciendo los  procedimientos y documentación que utilizaremos a lo largo de la vida del proyecto. A continuación, pasamos a identificar la lista de actividades y la secuencia lógica entre ella. Por último, para poder estimar la duración de estas actividades necesitaremos evaluar los recursos a utilizar. Para ello necesitaremos conocer el tipo de recurso a utilizar en cada caso (mano de obra, maquinaria y/o material), así como la cantidad en cada caso.

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Pero desafortunadamente, una vez hemos asignado todos los recursos a las actividades de nuestro programa, nos encontramos con histogramas que muestran una sobre asignación de recursos. En otras palabras, tenemos una distribución de recursos poco optimizada donde se muestran más recursos asignados que los que nuestro proyecto es capaz de absorber. Para ayudarnos a resolver este problema, existen dos Técnicas de Optimización de Recursos:

• Resource Leveling o Nivelación de Recursos
• Resource Smoothing

La Guía PMPBok define estas dos técnicas del siguiente modo:

Resource Leveling o Nivelación de Recursos

En este caso el Project Manager ajusta el inicio y fin de diferentes actividades para así ajustar la demanda de recursos por actividad al límite permitido. La Técnica de Resource Leveling, Nivelación de Recursos en español, puede usarse cuando tenemos recursos en nuestro proyecto que: se comparten entre actividades, son requeridos en determinados periodos de tiempo, presentan un uso restrictivo o hay sobre asignación de los mismos. Este ajuste puede derivar en una ampliación en la duración de la actividad debido a las restricciones que ésta tiene en cuanto al número máximo de recursos a utilizar por periodo. Por tanto, el uso del Resource Leveling podría llegar a modificar la Ruta Crítica original de un proyecto, ampliándola en algunos casos.

Resource Smoothing

En esta Técnica de Optimización de Recursos el Project Manager, en aquellas actividades que lo exijan, ajusta el uso de determinados recursos de cara a no exceder determinado límite de uso definido previamente. Dicho límite podría haber sido definido como exigencia del cliente, por temas relacionados con Seguridad y Salud, políticas de empresa o estatutos. En este caso, se valora la holgura libre de las actividades que no pertenecen al Camino Crítico, y ésta se usa para ajustar la asignación de recursos. En otras palabras: esta técnica no incrementa la longitud de la Ruta Crítica del proyecto y podría no servir para la optimización de todos los recursos.

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Aplicación de las Técnicas de Optimización de Recursos

Para aplicar estas técnicas podremos siempre echar mano de nuestro Diagrama de Gantt de Proyecto. En este artículo, vamos a analizar estas dos técnicas de optimización de recursos sobre un sencillo ejemplo hecho en Excel. Nuestro proyecto consta de 6 actividades, cuyas duraciones y relaciones se representan en la Figura 01.

Existen varias restricciones, representadas en el Histograma de Recursos de la Figura 01, que deberemos tener en cuenta:

1. Ningún periodo de tiempo podrá tener más de 5 recursos asignados.
2. Ninguna actividad podrá tener asignado más de 4 recursos al mismo tiempo en un determinado periodo de tiempo.

A continuación, aplicaremos las técnicas de Resource Leveling y Resource Smoothing en tres pasos:

Aplicar el Método de la Ruta Crítica (CPM con sus siglas en inglés)

En primer lugar, vamos a analizar el programa a través del Método de la Ruta Crítica (CPM). Observamos que las actividades A, C, D y F determinan el Camino Crítico del proyecto. Las actividades B y E tienen algo de holgura, la cual se representa en gris. Los meses 3, 8, 9 y 10 requieren más de 4 recursos, lo que viola la primera restricción (A). La actividad D está usando más de 4 recursos durante algunos meses, lo que viola la segunda restricción (B)).

Aplicar Resource Leveling

A continuación, aplicaremos la Nivelación de Recursos o Resource Leveling en las actividades de la Ruta Crítica que incumplan la segunda restricción. Esta restricción hace referencia al número máximo de recursos por actividad y periodo. Como hemos visto, la actividad D es parte del Camino Crítico. Por tanto, para reducir la asignación de recursos por periodo a 4 será necesario extender la duración de la actividad. Esto incrementará la duración de la Ruta Crítica en un mes. Podemos ver esto en la Figura 2.

Aplicar Resource Smoothing

Por último, para cumplir la primera restricción aplicaremos el Resource Smoothing sobre aquellas actividades en las que existe holgura. En nuestro caso, las actividades B y E. En la Figura 3 se puede observar cómo quedaría finalmente nuestro programa.

Una vez hemos realizado estos pasos tendremos un programa con los recursos optimizados. Tanto por actividad como a nivel global hemos cumplido con todas las restricciones que se exigían.

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Recuerda que hemos basado el uso de estas dos Técnicas de Optimización de Recursos en la aplicación del Método de la Ruta Crítica (CPM). A continuación, usaremos primero Resouce Leveling para que a todas las actividades cumplan las posibles restricciones de recursos posibles a usar por periodo de tiempo. Por último, aplicaremos el Resouce Smoothing para que a nivel de proyecto no se exceda el límite de recursos que podremos usar por periodo de tiempo. De este modo tu cronograma de actividades presentará una optimización de recursos materiales, de mano de obra y de maquinaria que te ayudarán a ahorrar costes en tu proyecto y a mejorar la eficiencia del mismo.

Si estáis pensando en obtener la Certificación PMP, no dudes en echar un vistazo a la Guía del PMBOK para descubrir mucho más sobre el mundo de la Planificación y Control de Proyectos.

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