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Cómo configurar una Microsoft SQL Server Database para Primavera P6 en 8 pasos

Antes de que sigas leyendo, te sugerimos que eches un vistazo a nuestro artículo sobre dos de las configuraciones de base de datos que nos ofrece Primavera P6 Professional y que más se utilizan cuando trabajamos con esta potente herramienta de planificación y control de proyectos.

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Paso 1: instala Microsoft SQL Express en tu ordenador

El primer paso para poder configurar Microsoft SQL Server Database para Primavera P6 es instalar Microsoft SQL Express Server. Desde la Web de Microsoft te dan la opción de descargar SQL Server con permisos o en la nube, y también te ofrecen la posibilidad de poder descargar una versión gratuita (Developer o Express). En nuestro caso, elegiremos la opción gratuita «Express» para descargar.

Una vez presiones el boton de descarga «Download now» comenzará automáticamente la descarga y podrás encontrarlo en la carpeta de «Descargas» en tu computadora. Accede a él y haz doble click sobre el archivo ejecutable («.exe») para comenzar el proceso de instalación.

A continuación, en la ventana que se abra, seleccionar el tipo de instalación «Personalizado» para poder ejecutar paso a paso el asistente de instalación y elegir los elementos que queremos instalar.

Cuando hayamos seleccionado el tipo de instalación «Personalizado», nos pedirá que seleccionemos el idioma de instalación y el directorio donde instalarlo. Una vez lo seleccionemos, clickaremos en el botón de «Instalar».

A continuación, se abrirá el Centro de Instalación de SQL Server para comenzar con el proceso de instalación. Para comenzar, selecciona la opción «Nueva instalación independiente de SQL Server o agregar características a una instalación existente» y se iniciará un asistente para instalar SQL Server 2022 (o la versión que esté disponible cuando leas este artículo).  A continuación, se abrirá una ventana de Configuración de SQL Server.

Comienza aceptando los «Términos de licencia» y demás puntos de la configuración, presionando en «Siguiente»  y así poder continuar con la instalación.  En cuanto a llegues al punto de la «Configuración de instancia», será hora de escribir el nombre que se usará en la ruta de instalación de SQL Server. Por defecto, el nombre de la instancia será «SQLExpress». Sin embargo, para este artículo hemos decidido usar el nombre «SQLExpressP2080» ya que la instancia «SQLExpress» ya la estamos usando. No obstante, podrás modificar el nombre de la instancia en cualquier momento. NOTA: asegúrate de apuntar este nombre ya que tendrás que usarlo más adelante. Una vez hayas elegido un nombre de instancia, pulsa en el botón «Siguiente».

Sigue pulsando en el botón «Siguiente» de las siguientes ventanas hasta llegar a la opción de «Configuración del Motor de base de datos». En esta ventana, selecciona «Modo mixto» como «Modo de autentificación de Window», y especifica la contraseña de la cuenta de administrador del sistema de SQL Server. Una vez haya hecho ésto, especifica los administradores de SQL Server. NOTA: apunta tanto la contraseña como los administradores de SQL Server que has especificado porque lo tendrás que usar más tarde. Una vez hayas hecho ésto, pulsa en el botón «Siguiente» para seguir con la instalación.

Continúa con la instalación usando la configuración por defecto para las siguientes pantallas, pulsando «Aceptar» o «Siguiente», según corresponda. Una vez se haya complatado la instalación de manera satisfactoria, debería aparecerte una pantalla similar a la siguiente donde podrás ver información sobre la configuración de la instalación, detalles de la instalación y la ruta del archivo «log». Pulsa entonces el botón «Cerrar» para salir del Instalador de SQL Server.

Paso 2: instala Microsoft SQL Server Management Studio (SSMS) en tu ordenador

Una vez instalado Microsoft SQL Express Server, necesitarás descargar e instalar Microsoft SQL Server Management Studio (SSMS). Podrás descargarte el instalador en este enlace de descarga, pinchando en el enlace bajo el título «Download SSMS», como aparece en el siguiente pantallazo. Una vez hagas clic en el enlace, comenzará la descarga automáticamente.

Como ocurría en el paso anterior, la descarga se habrá realizado dentro de la carpeta de «Descargas». Haz doble clic en el archivo para que se ejecute la instalación del paquete y aparezca la ventana de instalación del Microsoft SQL Server Management Studio. A continuación, selecciona el botón de «Instalar». Usa la configuración por defecto según se ejecute la instalación del software.

Comprueba que se han instalado correctamente Microsoft SQL Express Server y Microsoft SQL Server Management Studio

Antes de pasar con el «Paso 3» de nuestra guía de «cómo configurar una Microsoft SQL Server Database para Primavera P6 en 8 pasos», vamos a comprobar que hemos instalado correctamente tanto Microsoft SQL Express Server y Microsoft SQL Server Management Studio (SSMS).

Comenzaremos abriendo Microsoft SQL Server Management Studio (SSMS) desde el Inicio de Windows, en la barra de tareas de tu ordenador.

Una vez le demos al botón de «Abrir», el programa te pedirá que inicies sesión en el servidor SQL Server. Recuerda que en el Paso 1 configuramos una nueva instancia llamada «SQLExpressP2080», la cual debemos buscar dentro del campo «Server name» / «<Browse for more…>». Dentro del desplegable «Database Engine» debería aparecer nuestro motor de base de datos «SQLExpressP2080». 

En Authentication, puede elegir entre iniciar sesión mediante Autenticación de Windows («Windows Authentication) o Autenticación de SQL Server («SQL Server Authentication»). Con la Autenticación de Windows, no tendrá que introducir ninguna credencial. Con la autenticación de SQL Server, tendrá que introducir un nombre de usuario y una contraseña. El nombre de usuario será «sa» (que significa Server Administrator o Administrador del Servidor) y la contraseña será la contraseña que había configurado durante el proceso de instalación de Microsoft SQL Server Express en el Paso 1. Te recomendamos mantener seleccionada la Autenticación de Windows. Finalmente, selecciona «Connect».

Si no has recibido ningún mensaje de error indicándote que no ha sido posible logearte, ya te habrás logeado dentro de SQL Server. Ahora ya podemos comenzar a con los siguientes pasos para configurar una Microsoft SQL Server Database para Primavera P6.

Paso 3: configura el puerto TCP/IP en tu servidor SQL Express

El siguiente paso consiste en configurar el puerto TCP/IP para el servidor SQL Express. Queremos destacar que si no completas este paso, no serás capaz de configurar la base de datos. Para ello, abriremos el «Administrador de configuración de SQL Server 2019». Como en el paso anterior, puedes abrirlo desde el Inicio de Windows, en la barra de tareas de tu ordenador.

En el SQL Server Configuration Manager, extiende «Configuración de red de SQL Server» y selecciona «Protocolos de SQLEXPRESSP2080» (en tu caso, selecciona el SQL Server que hayas creado tú).

Una vez lo hayas seleccionado, en la ventana de la derecha aparecerán los diferentes protocolos. Selecciona «TCP/IP» y abre el menú desplegable con el botón derecho de tu ratón. Selecciona «Habilitar». Se abrirá entonces una ventana de diálogo que te pedirá que se reinicie el servicio y a lo que deberás seleccionar «Aceptar».

De nuevo, con el botón derecho del ratón sobre «TCP/IP» selecciona ahora «Propiedades». En la ventana de propiedades de TCP/IP, dirígete a la pestaña «Direcciones IP» y baja hasta la altura donde veas «IPAII». Una vez lo hayas localizado, en la fila donde pone «Puerto TCP» pincha en la celda derecha que está vacía y escribe «1433». Una vez lo hayas hecho, dale a «Aceptar» y una nueva ventana de diálogo nos dirá que los cambios se guardarán, pero que no surtirán efecto hasta que se detenga y reinicie el servicio. Selecciona «Aceptar» para salir de la ventana de diálogo.

Ahora ya estamos en disposición de reiniciar el SQL Server directamente desde dentro del «SQL Server Configuration Manager».  Para ello, selecciona «Servicios de SQL Server» en la ventana de la izquierda. Luego, en la ventana de la derecha, selecciona «SQL Server (SQLEXPRESSP2080)» (o el que corresponda con la instancia que hayas creado tú) y, con el boton derecho del ratón, abre el menú desplegable y selecciona «Reiniciar».

Una vez que el SQL Service se haya reiniciado satisfactoriamente, puedes ya cerrar el «SQL Server Configuration Manager» y seguir con los siguientes pasos de esta guía.

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Paso 4: descarga la herramienta de Configuración de Base de Datos de Primavera P6

Una vez que hemos configurado SQL Server en nuestro ordenador, es hora de descargar los paquetes relativos a Primavera P6 Professional. Para ello, nos descargaremos todos los archivos de instalación que necesitaremos desde Oracle Software Delivery Cloud. Para poder descargar los archivos desde el Cloud de Oracle, lo primero que deberás hacer es crear una cuenta. Una vez tengas tu cuenta creada, busca «Primavera P6 Professional Project Management» y selecciona la versión que desees. En nuestro caso seleccionamos la versión 21.12.

Una vez hayas seleccionado una de las versiones que ofrece Oracle, se añadirá a la carrito y podrás darle a «Continue».

Deberás descargarte al menos tres archivos: uno para las Aplicaciones, otro para la Configuración de la Base de Datos, y un tercero para la integración API. En nuestro caso, al haber seleccionado la opción DLP, nos incluye un archivo con documentación sobre el software que hemos seleccionado. Apunta el nombre del archivo que hace referencia a la Configuración de la Base de Datos (en nuestro caso, el archivo se llama V1018841.zip), que es el que usaremos en este paso. Los otros dos archivos los usaremos en el Paso 8. Presiona en el botón «Download».

Se descargará un gestor de descargas de Oracle que deberás ejecutar. Se abrirá una ventana en la que deberás seleccionar dónde quieres descargar los archivos comprimidos. Una vez lo hayas hecho, presiona «Next».

Los archivos comprimidos se habrán descargado en el destino que hayas elegido. En nuestro caso éstos se encontrarán en la carpeta de «Descargas». Selecciona el archivo «.zip» que corresponede a la Configuración de la Base de Datos y extrae todos los archivos a una nueva carpeta haciendo clic derecho con tu ratón y seleccionando «Extraer todo».

Otro paso importante es la descarga e instalación de Java, que pasamos a ver a continuación. 

Paso 5: descarga e instala Java

En este paso, vamos a necesitar descargar e instalar Java en nuestro ordenador. Para ello, nos iremos a la página de descargas de Java. Pincha en el botón de descarga, «Download Java» y se iniciará la descarga automática en la carpeta de «Descargas» de tu computadora.

Una vez se haya completado la descarga, ve a la carpeta «Descargas» y haz doble click en el archivo .exe que acabamos de descargar. En la ventana de instalación que se te abra dale a «Instalar».

Una vez se haya completado la instalación, debería aparecer una pantalla como la que se muestra a continuación. Dale al botón «Cerrar» para cerrar la pantalla y seguir con el siguiente paso.

Paso 6: configura la variable de entorno para JAVA_HOME

Una vez instalado Java en nuestro ordenador, debemos definir la variable de entorno JAVA_HOME en Windows. En caso de no hacerlo, no podremos usar la herramienta de instalación de bases de datos de Primavera P6 Professional. 

Para configurar la variable de entorno JAVA_HOME en Windows, deberás acceder al Panel de Control. Para ello, vete al botón de Inicio de Windows, teclea «Panel de Control» y ábrelo.

Dentro de la ventana del Panel de Control, busca «sistema» en la caja de búsqueda y pincha en «Editar las variables de entorno del sistema».

Una ventana de «Propiedades del Sistema» se abrirá. Ve a la pestaña «Opciones avanzadas» y selecciona el botón «Variables de entorno…».

Una vez dentro de las «Variables de entorno», en la sección «Variables del sistema», selecciona «Nueva».

Se abrirá una nueva ventana donde deberemos introducir el nombre y el valor de la nueva variable.

En el campo «Nombre de la» deberás escribir «JAVA_HOME». Para el campo «Valor de la», escribe la ruta completa en tu ordenador a la carpeta de programa de aplicaciones Java. En nuestro caso, esta ruta es «C:\Program Files\Java\jre1.8.0_341». Una vez rellenos estos dos campos, presionamos en «Aceptar» y salimos de la ventana de Panel de Control.

NOTA: si no tienes claro cómo encontrar esta ubicación, abre el Explorador de Windows y accede a tu disco local. Desde el disco local, busca en la carpeta Archivos de Programa y en la carpeta Archivos de Programa (x86) hasta que encuentres la carpeta Java. Abre la carpeta Java y, dentro de ella, la carpeta de programas (lo más probable es que empiece por jre). Una vez en esa carpeta, selecciona la dirección que aparece en el cuadro de directorio de ubicación y copia ese texto en la celda «Valor de la». Finalmente, selecciona «Aceptar» y sal de la ventana de Panel de Control.

Paso 7: ejecuta la herramienta dbsetup.bat

Estamos ya sólo a dos pasos de completar la configuración de una Microsoft SQL Server Database para Primavera P6. Es hora de trabajar con la herramienta de Configurador de Base de Datos de Primavera P6. Para ello, ve a la carpeta donde hiciste la extracción de los archivos en el Paso 4 y haz doble click sobre el archivo «dbsetup.bat».

El «Primavera Database Setup Wizard» se abrirá y podremos comenzar con el proceso de configuración de la nueva base de datos. En «Database options» elegiremos «Install a new database» y en «Server Type» seleccionaremos «Microsoft SQL Server». Pulsa «Next» para pasar a la ventana sobre información de la conexión o «Connection Information».

En esta pantalla deberás añadir el nombre de usuario y la contraseña que especificaste durante la configuración de tu SQL Server (ver Paso 1). Por defecto, el «DBA user name» es»sa» (Server Administrator) y debes dejarlo así. Para el campo «DBA password», pon la contraseña que elegiste también en el Paso 1 durante la creación del SQL Server. En cuanto al campo «Database host address», pon la dirección que creaste también anteriormente. Generalmente, esta dirección será «nombre del ordenador\SQLExpress» en caso de que hayas usado el nombre por defecto. En caso de que hayas cambiado el nombre de la instancia durante su creación, la dirección será «nombre del ordenador\nombre de la instancia». El campo «Database host port» se rellenará automáticamente con el valor «1433».

En la siguiente ventana («Configure Microsoft SQL Server), deberás elegir un nombre para tu base de datos y ponerlo en el campo «Database name». Nosotros elegiremos el nombre «PROJECT2080POST». Referente a los archivos «Data» y «Log», se crearán en la carpeta donde se encuentra el SQL Server Express. Presiona «Next» para poder seguir.

Ya hemos llegado a la ventana «Create SQL Server Users», donde crearemos dos tipos de usuarios: uno público y otro con privilegios. Dejaremos los nombres de usuario que vienen por defecto y sólo añadiremos una contraseña para cada uno de ellos. Una vez que Primavera P6 se haya conectado a la base de datos, podrás añadir usuarios adicionales, por lo que pensamos que es mejor dejar estos dos usuarios tal y como vienen por defecto por ahora. NOTA: toma nota de estos nombres de usuario y su contraseña ya que los necesitarás para conectarte a la base de datos de Primavera P6 Professional. Pulsa «Next» para continuar.

La siguiente ventana es la de opciones de configuración o «Configuration Options». Es hora de crear un usuario de administrador y una contraseña para poder logearte. Elegiremos el usuario  que viene por defecto («admin») y una contraseña. NOTA: apunta este nuevo usuario y su contraseña ya que lo necesitarás para acceder a Primavera P6.

En esta ventana también te da la opción de cargar datos de ejemplo. Estos incluyen: proyectos, recursos, calendarios, y otros datos tanto globales como específicos de proyecto. Si eres nuevo en el uso de esta potente herramienta de Planificación y Control de Proyectos, te recomendamos que cargues todos estos datos y, por tanto, mantengas esta casilla marcada.

Por último, tamibén te da la opción de elegir la moneda que usará Primavera P6 por defecto. En nuestro caso, elegiremos el euro.

Presiona «Install» para completar el asistente de configuración de la base de datos.

El asistente de configuración de la base de datos comenzará ahora a crear tu nueva base de datos. Si seleccionaste la casilla de «Load sample data», el proceso llevará unos cuantos minutos más hasta completarse. Una vez el proceso de creación se haya completado, selecciona «Next» y luego «Finish para salir de la aplicación.

Paso 8: conecta tu Primavera P6 Professional (versión cliente) a la base de datos

Casi hemos llegado al final de este largo viaje. Un viaje que en un futuro te facilitará la vida en tu día a día como planificador de proyectos y como project controls. Hemos creado ya una nueva base de datos de Primavera P6 en un servidor Microsoft SQL Server. A continuación, necesitarás conectar el software de planificación y control de proyectos Primavera P6 Professional con esta nueva base de datos para poder hacer uso de ella. Ahora deberás elegir una de las siguientes dos opciones: Opción 1 si no tienes aún P6 instalado en tu ordenador u Opción 2 si ya tienes instalado el software Primavera P6 en tu ordenador.

Opción 1: en caso de que no tengas Primavera P6 Professional instalado en tu ordenador

Vayamos a nuestra querida carpeta de «Descargas». Recuerda que cuando descargamos los paquetes de Primavera P6 Professional se descargaron cuarto archivos. Uno de ellos fue el que usamos para la configuración de la base de datos, otro fue el de la integración API, otro era documentación del software y, por último, el que hacia referencia a la aplicación en sí misma. En nuestro caso, el archivo donde se encuentra la aplicación es el «V1018508-01.zip». Una vez lo hayas descomprimido y extraído todos los archivos, podrás ver la carpeta «P6_Pro_R2112» (dependiendo de la versión que hayas descargado, tu carpeta podría cambiar de nombre: P6_Pro_XXXXX).

Entra en la carpeta que acabas de descomprimir, y accede a la subcarpeta «P6ProfessionalSetup». Dentro, podrás ver el archivo ejecutable «P6ProfessionalSetup.exe». Haz doble clic en él para que se ejecute.

Seleccionamos la opción «Typical» y presionamos en «OK».

A continuación, selecciona «Install».

En la siguiente pantalla, selecciona «Run Database Configuration», que es la opción por defecto, y presiona «OK» para que se abra la ventana de Configuración de la Base de datos.

Opción 2: si ya tienes Primavera P6 Professinal instalado en tu ordenador

Si ya tienes Primavera P6 instalado en tu ordenador, puedes acceder a a la configuración de la base de datos cuando abras Primavera P6 Professional y selecciones el enlace «Edit database configuration ?».

Hayas elegido la Opción 1 o la Opción 2, la ventana «Database Configuration» se habrá abierto. Selecciona el botón «Add» para añadir una nueva base de datos.

Asegúrate de que has seleccionado como «Driver Type» la opción «Microsoft SQL Server/SQL Express». Para el campo de «Database Alias» pon el nombre como quieres que se llame la base de datos. Nosotros hemos elegido «P2080SQLPOST». En cuanto al campo «Conection String», normalmente valdría con tu «Nombre del ordenador/Nombre de la base de datos». Sin embargo, en nuestro caso, tenemos que hacer referencia al puerto 1433 y a la base de datos que hayamos creado (en este ejercicio hemos elegido la que base de datos que se llama «PROJECT2080».

Para finalizar, selecciona la casill «Use default database keystore» y pulsa «Next» para continuar.

En la siguiente ventana, añade la información de acceso pública que anotaste en el Paso 7. Ésto es el Usuario (si has mantenido el usuario por defecto, éste será «pubuser») y Contraseña que hayas creado para dicho usuario. Manten el número 1 como «Public Group ID» y presiona el botón «Test» para comprobar que la 

A continuación, debería salirte un mensaje de test satisfactorio («Test connection is successful»). Pulsa el botón «Aceptar» para continuar y el botón «Save» finalmente.

Llegado a este punto, habrás conseguido crear una base de datos SQL Server y la habrás conectado con Primavera P6 Professional.

Accede a tu nueva Base de Datos de Primavera P6 en Microsof SQL Server

Ya es hora de sacarle el máximo rendimiento a Primavera P6. Inicia sesión en Primavera P6 Professional y selecciona la base de datos que acabas de crear. Abre Primavera P6 Professional e inicia sesión utilizando las credenciales de inicio de sesión administrativas que configuraste y anotaste en el Paso 7.

Expande la pestaña «Advanced» y en «Database» asegúrate en seleccionar la base de datos que acabas de crear (en nuestro caso: «P2080SQLPOST»).

Es hora de pinchar en el botón «Connect» y ya estarás dentro de Primavera P6 Professional y conectado a una base de datos Microsoft SQL Server. Enhorabuena!!

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Sabemos que este artículo sobre cómo configurar una Microsoft SQL Server Database para Primavera P6 va a marcar un antes y un después para ti. A partir de ahora se abre un nuevo mundo en el cual vas a tener acceso total a cada una de las tablas, de las columnas y de los registros de tu base de datos de Primavera  P6 Professional. Prepárate porque pronto podrás disfrutar de nuevos artículos sobre la integración de Primavera P6 con Power BI y con Python. Comenzaremos a aplicar el Data Science y el Deep Learning a la Planificación y Control de Proyectos, y no queremos que te lo pierdas. Así que si no lo has hecho aún:

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La entrada Cómo configurar una base de datos Microsoft SQL Server para Primavera P6 Professional se publicó primero en Project 2080.

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¿Por qué usar la configuración de base de datos standalone de Primavera P6 Professional?

Una base de datos standalone de Primavera P6 Professional es una base de datos que se utiliza para almacenar y gestionar los datos de un proyecto. Se considera una base de datos standalone porque está diseñada para ser utilizada por un solo usuario o por un pequeño grupo de usuarios. Además, no está conectada a ningún otro sistema o base de datos. La base de datos standalone o SQLite Database viene ya con el mismo paquete de Primavera P6 Professional que te descargues de la web de Oracle.

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Hay varias razones por las que se podría configurar una base de datos standalone de Primavera P6 Professional:

1. Facilidad de uso: una base de datos standalone es fácil de configurar y utilizar, ya que solo necesita ser instalada y configurada en un solo equipo. No es necesario preocuparse por la configuración de servidores o bases de datos centrales.
2. Costo: una base de datos standalone suele ser más económica que otras opciones de bases de datos, ya que no requiere la compra de licencias adicionales o la contratación de personal especializado para administrarla.
3. Escalabilidad: una base de datos standalone es adecuada para proyectos pequeños o de corto plazo, ya que no está diseñada para soportar grandes cantidades de datos o un gran número de usuarios concurrentes.
4. Seguridad: una base de datos standalone es más fácil de proteger que una base de datos centralizada, ya que solo se accede a ella a través de un solo equipo y se puede configurar para exigir autenticación de usuario.

Sin embargo, tenga en cuenta que una base de datos standalone mediante SQLite también tiene sus limitaciones. Por ejemplo, no es adecuada para proyectos de gran escala o de largo plazo. Esto es debido a que no es tan escalable como otras opciones de bases de datos. Además, no ofrece las mismas opciones de colaboración y compartición de datos que otras opciones, como bases de datos centralizadas o en la nube.

¿Por qué usar Microsoft SQL Server como configuración de base de datos cuando trabajamos Primavera P6 Professional?

En ocasiones, y debido a las limitaciones de una base de datos standalone, nos interesa almacenar y gestionar los datos de un proyecto utilizando Primavera P6 Professional y una base de datos SQL Server. Microsoft SQL Server Database es un sistema de gestión de bases de datos relacionales desarrollado por Microsoft que ofrece un alto rendimiento, escalabilidad y seguridad.

Hay varias razones por las que se podría usar una configuración de base de datos del timpo Microsoft SQL Server o SQL Express con Primavera P6 Professional:

1. Escalabilidad: SQL Server es adecuado para proyectos de gran escala o de largo plazo. Es capaz de manejar grandes cantidades de datos y un gran número de usuarios concurrentes.
2. Seguridad: SQL Server ofrece un nivel elevado de seguridad, incluyendo autenticación de usuario, cifrado de datos y control de acceso.
3. Colaboración y compartición de datos: SQL Server permite a varios usuarios acceder y trabajar con los datos del proyecto al mismo tiempo, lo que facilita la colaboración y la compartición de datos.
4. Integración con otras herramientas: SQL Server se puede integrar con otras herramientas de gestión de proyectos y de negocios. Esta característica permite a los usuarios acceder y utilizar los datos del proyecto de manera más efectiva.

Utilizar una base de datos SQL Server con Primavera P6 Professional puede ser más complicado y costoso que la opción standalone. Es necesario adquirir una licencia de SQL Server y puede ser necesario contratar personal especializado para administrar y mantener la base de datos. Además, la configuración y el uso de SQL Server pueden requerir una mayor curva de aprendizaje.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

A la hora de la configuración de base de datos para trabajar con Primavera P6 Professional, tenemos 4 opciones para elegir como tipo de controlador. Hemos evaluado diferentes opciones de bases de datos. La Standalone (SQLite) es la más fácil de configurar y es adecuada para proyectos pequeños con poca demanda de gestión. Sin embargo, si tenemos un mayor volumen de proyectos, recomendamos configurar Microsoft SQL Server o SQL Express. Microsoft SQL Server es fácil de usar y se conecta bien con otras herramientas de planificación y control de proyectos, como Power BI o Python.

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Por qué conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI

La era de los informes dinámicos basados en Business Ingeligence y el cruce masivo de diferentes base de datos nos ha abierto un nuevo camino en el mundo de los informes de planificación y control de proyectos. Generar informes gracias a los datos obtenidos de la herramienta de planificación y control de proyectos Primavera P6 nunca fue una tarea tan sencilla. En nuestro artículo sobre cómo conectar Primavera P6 con Power BI ya te enseñamos a crear informes en Power BI gracias a la conexión con hojas Excel.

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El uso de hojas excel es un proceso que, ha día de hoy, es ciertamente amigable para la mayoría de usuarios. Sin embargo, puede llegar a ser un proceso que genere errores más fácilmente o que no sea 100 % automático. Esa es la razón por la que pensamos que trabajar directamente con archivos XER como fuentes de datos nos ahorrará a la larga mucho trabajo manual y reducirá en gran medida los riesgos que conlleva el trabajo con hojas de cálculo creadas manualmente.

Antes de enseñaros cómo conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI, vamos a ver qué hay detrás del archivo nativo XER de esta potente herramienta de planificación y control de proyectos que es Primavera P6. 

Qué encontrar en un archivo XER de Primavera P6

Cómo se almacenan los datos en la base de datos de Primavera P6

La base de datos de la herramienta de planificación de proyectos Primavera P6 almacena todos los datos en más de 170 tablas. Cada una de estas tablas contiene diferentes campos que a su vez contienen registros. Estas tablas se referencian entre sí mediante relaciones entre una clave principal (Primary Key) y una clave externa (Foreign Key). A pesar del gran número de tablas que contiene la base de datos de Primavera P6, deberemos estar más familiarizados con únicamente 20 de ellas.

Cabe destacar que los campos calculados no se almacenan en la base de datos de Primavera, ya que éstos se calculan en función de otros campos de la base de datos.

Ejemplo de dónde se escriben los datos en la base de datos de Primavera

A continuación, vamos a ver un ejemplo donde se muestra cómo se almacenan los datos que introducimos en P6 dentro de su base de datos. Para ello, nos basaremos en el Código de Actividad que se denomina Project 2080.

Los datos se almacen en las tablas, campos y registros de la base de datos, como comentábamos anteriormente. En este ejemplo, este Activity Code que hemos denominado «Project 2080» se almacena en la tabla (%T) «ACTVTYPE«, dentro del campo (%F) «actv_code_type_id«, con un código único a modo de registro (%R) de valor «1986«. Con la ayuda de Excel, así es como se vería:

En cuanto a los diferentes valores dentro del Código de Actividad «Projet 2080«, éstos se almacenan dentro de la tabla (%T) «ACTVCODE«, tal y como se muestran en el siguiente pantallazo:

Cabe destacar que la Primary Key de la tabla ACTVTYPE (1986) pasa a ser la Foreign Key en la tabla ACTVCODE. Esto hará que ambas tablas estén relacionadas entre sí, algo que nos ayudará a la hora de relacionar tablas en Power BI.

Qué es el archivo XER de Primavera P6

Primavera es capaz de trabajar con diferentes tipos de formato, tales como XML, XLSX (Hoja de Cálculo) o MPX (Microsoft Project) para intercambiar datos referentes a programación de proyectos. Sin embargo, el archivo que caracteriza a Primavera P6 es el archivo XER. El archivo XER es un archivo tipo CVS, con delimitadores tipo tabulador (TAB). En otras palabras, el XER es un archivo de texto con datos tabulados que puedes abrir y modificar en cualquier editor de texto u otro software que lea archivos CVS. Antes de pasar a trabajar con el archivo XER de Primavera en Power BI, vamos a enseñarte cómo puedes abrir y ver éste archivo en Excel.

Cómo abrir y ver un archivo XER en Excel

Al tratarse de un archivo de texto, el archivo XER se puede abrir mediante un editor de notas e incluso usando la herramienta Excel, como veremos a continuación, a través de la opción «Desde Texto / CSV»:

Una vez hemos hecho click en esta opción, seleccionamos el archivo XER que queremos importar y se nos abrirá una nueva ventana llamada «Power Query Editor». En ella aparecerá nuestro archivo, pero aún sin formato. Para ello, seleccionaremos el archivo y pulsaremos el botón derecho de nuestro ratón para que nos salte un desplegable donde seleccionaremos la opción «CSV»:

En este momento, aparecerán dos columnas únicamente. Para poder ver todas las columnas, haremos uso de la propiedad de los archivos XER, los cuales sabemos que se tratan de archivos de texto tabulados. Iremos a la opción de dividir columna o «split columns», por delimitador:

En la ventana que nos sale, seleccionaremos como delimitador la opción «Tab», como se muestra a continuación:

En la siguiente imagen ya podemos ver cómo se muestran todas las columnas que forman parte del archivo XER que exportamos de Primavera P6:

Ya podemos dar al botón de Cerrar y Cargar el archivo de la esquina superior izquierda para poder ver el archivo XER como una única tabla en nuestra herramienta Excel:

Antes de pasar a ver cómo conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI, queremos mencionar que este archivo siempre tiene la misma estructura, independientemente de que sea un archivo con datos de uno, dos o más proyectos. La estructura es siempre la misma y hay ciertos atributos de la tabla que es importante conocer antes de pasar al siguiente punto.

Si nos fijamos en la primera columna de la tabla que hemos obtenido al abrir el archivo XER en Excel, vemos que existen cuatro atributos:

1. %T: para referirse a las tablas
2. %F: para referirse a los campos
3. %R: cuando se refiere a los registros
4. %E: hace referencia a la última fila del archivo XER de P6

Por tanto, si deseamos conocer la lista de tablas que nuestro archivo nativo de Primavera P6 contiene, no tenmos más que filtrar la primera columna por «%T»:

Cómo conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI en 4 pasos

Si has llegado hasta este punto, estamos seguros de que ya tienes un conocimiento mucho más profundo sobre los archivos XER de Primavera P6 que el que tenías antes de llegar a este artículo. Es hora de poner estos conocimiento en práctica y comenzar a conectar tus archivos XER de Primavera P6 con Power BI. El objetivo no es otro que automatizar al máximo tu sistema de reporting y ahorrar el mayor tiempo posible mes a mes.

Paso 1: abrir Power BI

En primer lugar, abriremos Power BI y guardaremos el archivo con el nombre que corresponda. En nuestro caso hemos llamado a este archivo “conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI”.

Paso 2: exportar tus proyectos de Primavera P6 a formato XER

A continuación, ya en Primavera P6, seleccionaremos y abriremos aquellos proyectos que nos interesan para generar nuestros informes en Power BI. Una vez abiertos, los exportaremos en formato XER. Cabe mencionar que hay hasta tres tipos de datos a exportar: proyectos, sólo recursos o sólo roles. Seleccionar uno u otro conjunto de datos influirá únicamente en el número de tablas que formen el archivo XER. Para este artículo, hemos elegido la opción de exportar los datos del proyecto.

Paso 3: obtener los datos del archivo XER en Power BI

De vuelta en Power BI, vamos a comenzar a trabajar con el archivo XER. Importaremos los datos del archivo XER en Power BI y trabajaremos con ellos en el editor de consultas. Para ello, el primer paso es importar el archivo de texto XER. Pinchamos en «Obtener datos» y seleccionamos la opción «Texto o CVS». Al tratarse de archivos con extension .XER, deberemos seleccionar la opción de ver “todos los archivos” y seleccionaremos nuestro el archivo XER que hemos creado previamente.

Se nos habrá abierto el «Editor de Power Query», tal y como sucedió anteriormente cuando importamos el archivo a Excel. Seguiremos exactamente los mismos paso que vimos más arriba cuando hablamos de cómo abrir y ver un archivo XER en Excel (refresquemos la memoria: deberemos seleccionar el icono dentro de la ventana “Editor de Power Query”, y con el botón derecho del ratón seleccionar la opción “CSV”. En este momento se transforará en una tabla de dos columnas. A continuación, seleccionaremos la primera columna (”Column 1”), y seleccionaremos INICIO-Dividir Columna-Por Delimitador. Seleccionaremos el delimitador “Tabulador” ya que los archivos XER son archivos tipo CSV con tabulador TAB, y dividir en “cada aparición del delimitador”). Sin embargo, en este caso no le daremos al botón de «Cerrar y aplicar» todavía. 

El segundo paso, consiste en hacer una serie de ajustes en esta consulta. Primero, añadiremos una columna condicional. La condición será que si en la columna 1.1 aparece un %T, entonces devuelve el nombre de la tabla que viene en la Column 1.2.:

Una vez creada esta nueva columna, la seleccionaremos y nos iremos a Transformar – Rellenar Abajo:

A continuación, moveremos la columna entre la Column 1.1 y la Column 1.2 y le pondremos el nombre de “Table”:

Por último, filtraremos la Column 1.1, seleccionando todo menos ERMHDR, %E y %T:

Paso 4: extraer las tablas del archivo XER

En este paso, vamos a comenzar extraer tablas, junto con sus campos y registros particulares. Como no queremos que este artículo se extienda más de lo necesario, únicamente vamos a extraer la tabla ACTVCODE como ejemplo. Una vez sepamos extraer una tabla, el resto de tablas se extraerían del mismo modo usando siempre como fuente de datos la misma tabla procedente del archivo XER que hemos exportado de Primavera P6.

Comezaremos creando una referencia a la consulta del archivo XER que acabamos de crear en los pasos anteriores. Para ello, seleccionaremos la consulta original y con el botón derecho del ratón seleccionaremos “Referencia”. Iremos creando tantas referencias como tablas de los archivos XER queramos tener a nuestra disposición.

Una vez renombremos esta nueva consulta por el nombre de la tabla que vamos a crear (en este caso sería ACTVCODE), filtraremos la columna que llamamos «Table» por el nombre de nuestra tabla y seleccionaremos Transformar – Usar la primera fila como encabezado.

De cara a tener una tabla lo más limpia posible, eliminaremos aquellas columnas que no necesitemos, así como aquellas que estén vacías o tengan valores nulos en ellas.

Por último, cambiaremos el formato de las columnas según corresponda, poniéndo mayor atención a los formatos de fechas y los números decimales para aquellos campos que hacen referencia a cantidades.

TIP DEL DÍA: en ciertos formatos, las comas y puntos pueden variar cuando traemos información de los archivos XER. Nuestra recomendación es que seleccionéis todas las columnas donde haya un delimitador de decimales y que hacen referencia a cantidades y en Trasnformar – Reemplazar valores cambiéis los puntos por comas. De este modo, al cambiar el tipo de dato a número decimal no perderéis los decimales.

Y esto es todo. Ya podéis Cerrar y aplicar para poder ver todos los cambios tanto en la vista Informe, vista Datos y vista Modelo.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Acabas de dar un gran paso como planificador y responsable del control de proyectos. Tal vez aún no eres consciente del gran cambio que se avecina en tu vida profesional, pero a partir de ahora los informes que preparabas pasarán a una nueva dimensión. El universo de los informes dinámicos te da la bienvenida. Y todo ello sin necesidad de vincular la base de datos de Primavera P6 con Power BI. Ahora sólo es cuestión de saber qué tablas del archivo XER necesitarás para generar esos informes que serán la envidia entre tus compañeros. Y, ¿sabes qué? Que nosotros te ayudaremos con ello.

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8 novedades de Primavera P6 Professional Versión 20.12

La versión 20.12 de Primaera P6 nos trae novedades que van desde la configuración de la base de datos hasta la pantalla de asignación de recursos de nuestro cronograma de actividades.

Configuración de la base de datos

Una de las primeras novedades de Primavera P6 Professional Versión 20.12 se da e el asistente de configuración de la base de datos. Hasta la versión 19 de Primavera P6, este asistente no ha tenido grandes actualizaciones. Sin embargo, la versión 20.12 de Primavera P6 nos trae un asistente de configuración de la base de datos mucho más intuitiva y fácil de usar a la hora de configurar la conexión a la base de datos, especialmente útil para las conexiones SQL. A continuación, puedes ver y comparar por ti mismo el asistente de la versión 18 con el de la versión 20.12 de Primavera P6:

Bajo nuestro punto de vista, la gran diferencia de este nuevo asistente es la necesidad de incluir un input en formato <server>/<instance>\<database_name> para conectar a la base de datos SQL. Para saber más cobre la base de datos SQL, puedes leer nuestro artículo sobre cómo conectar la base de datos de Primavera P6 con Power BI.

Cambios en la pantalla de inicio de Primavera P6

No se trata de un cambio como tal. Sin embargo, queremos destacar que se ha includio como nuevo idioma el árabe. Seguro que una de las razones por las que los buenos de Oracle hayan incluido el idioma árabe como uno de los idiomas disponibles en esta nueva versión de Primavera P6 Professional sea el aumento en el número de usuarios árabes de esta gran herramienta de planificación y control de proyectos. El mundo árabe es una parte importante dentro de la industria de la Gerencia de Proyectos, con gran número de proyectos estratégicos a nivel mundial. Sin duda alguna, una gran novedad para Primavera P6.

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Añade comentarios a las relaciones en la versión 20.12 de Primavera P6 Professional

Para los que ya tenemos experiencia en el uso de la herramienta Primavera P6 Professional, esta es una de las más importantes novedades de Primavera P6 Professional Version 20.12. Han sido años de espera, pero ya tenemos con nosotros la opción de añadir comentarios a las diferentes actividades que relacionamos entre sí. Oracle ha creado un nuevo campo denominado «Comments» que podemos añadir en la pestaña «Relationships», «Predecessors» y «Successors».

Gracias a este nuevo campo de texto junto al resto de datos de las actividades predecesoras o sucesoras, podemos añadir información relevante. Dicha información nos ayudará a identificar el porqué de un cierto «lag» utilizado, o por qué hemos elegido una relación y no otra. En otras palabras, ahora disponemos de una opción cuyo valor añadido también se refleja a la hora de preparar informes para nuestra organización. A continuación, os mostramos cómo se puede mostrar la columna «Comments» de nuestras relaciones entre actividades a la hora de crear un nuevo informe gracias al asistente para creación de informes que nos ofrece Primavera P6 Professional en su versión 20.12:

Ahora sí, nuestros programas de trabajo en Primavera P6 tendrán una mayor transparencia gracias a los 250 caracteres que podemos añadir en el campo «Comments».

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Nueva opciones en la ventana de cálculo del cronograma de actividades

Tanto si eres un planificador de proyectos con un gran portfolio de proyectos, como si trabajas dentro de un megaproyecto con multitud de sub-programas de actividades, no vas a quedar indiferente cuando veas estas nuevas opciones que nos ofrece la ventana de cálculo del programa de actividades en Primavera P6 versión 20.12.

Opciones de cálculo para múltiples proyectos

Ésta es una de las novedades de Primavera P6 Professional versión 20.12 más importante bajo nuestro puento de vista. Primavera P6 guardará las opciones que definamos en la ventana de opciones del cronograma («Schedule Opctions» dentro de la ventana de cálculo) de manera independiente para cada uno de los proyectos que tengamos dentro de nuestra base de datos. 

Una vez seleccionemos uno de los proyectos que hemos abierto, tendremos la opción de cambiar su configuración de opciones de cálculo y grabar los cambios, tal y como se muestra en el siguiente pantallazo:

Calcular múltiples proyectos a la vez

Esta nueva funcionalidad que nos trae la nueva versión 20.12 de Primavera P6 Professional, ya es conocida para los usuarios de Primavera P6 EPPM. Esta nueva opción aparece en la ventana de cálculo «»Schedule» del proyecto cuando presionamos F9 en nuestro teclado. Su nombre es «All Projects use their own data date».

En multitud de ocasiones podemos estar trabajando en un mega proyecto que se ha decidido dividir en diferentes sub-proyectos que se gestionan de manera independiente, con diferentes fechas de corte, dependiendo de las necesidades de cada uno de ellos. Como ya sabrás, en versiones anteriores de Primavera P6, cuando calculábamos varios proyectos al mismo tiempo, nos saltaba un aviso en el que se nos notificaba que cada proyecto se calculaba en base a su propia fecha de corte o Data Date. En caso de que quisiéramos que todos los proyectos se calculasen para una determinada fecha Data Date, debíamos ir a la ventana de proyectos y cambiar esta fecha en el campo «Data Date» para luego poder calcular todos a la vez.

Ahora, en esta nueva funcionalidad de Primavera P6 Professional versión 20.12, el software nos deja seleccionar qué deseamos hacer:

• calcular todos los proyectos de manera independiente, teniendo en cuenta la fecha de corte o data date de cada uno de ellos. Esta opción mantiene la fecha de corte establecida previamente para cada proyecto.
• realizar el cálculo basándose en una nueva fecha de corte para todos ellos. Esta opción modificará automáticamente la fecha de corte que hasta entonces tenía cada uno de estos proyectos.

Ahora, el encargado de la planificación de la compañía tendrá un mayor control sobre cada uno de los proyectos que gestione y sus fechas de corte, dentro de un escenario de multi-proyectos.

Archivo «Log» disponible en html

En esta ocasión, la ventana de cálculo de Primavera P6 versión 20.12 nos ofrece de guardar el archivo «log» en formato «.html» y no únicamente en formato «.txt». La ventanja de salvar este archivo en formato «.html» es que podremos abrirlo en nuestro navegador, siendo un formato mucho más manejable donde podremos expandir y contraer los diferentes capítulos del archivo.

Nuevos códigos disponibles en Primavera P6 Professional versión 20.12

Las versiones anteriores de este software de planificación y control de proyectos ya nos ofrecía la opción de crear códigos de proyecto, códigos de actividades y hasta códigos de recursos para poder así usarlos a la hora de mostrar de diferentes maneras los datos de nuestro cronograma de actividades.  Incluso, también disponíamos ya de la opción de crear campos personalizados gracias a los «User Defined Fields». Sin embargo, una de las grandes novedades de Primavera P6 Professional Versión 20.12 es la inclusión de dos tipos de códigos nuevos: códigos de la asignación de recursos y códigos de roles.

Códigos específicos para Resource Assignment: Assignment Codes

Lós código que se han creado nuevos para la asignación de recursos nos servirán para poder ordenar por categorías, agrupar y analizar la asignación de recursos que hagamos en P6 v20.12. Cabe destacar que los códigos de asignación se usan a nivel global, y no a nivel de proyecto. Es por ello, que cuando te encuentres en la ventana de actividades o la ventana de proyectos de Primavera P6, y desees añadir nuevas columnas en tu layout, estos códigos de asignación no aparecerán en la zona de opciones. En otras palabras, estos códigos sólo están disponibles para visualización en la ventana de asignación de recursos de Primavera P6 Professional v20.12.

A la hora de asignarlos a cada recurso, la asignación se podrá hacer tanto desde la ventana de asignación de recursos como desde la ventana de actividades. Dentro de la ventana de actividades, en la zona de detalle de actividades visualizaremos la pestaña «Resources». Una vez veamos la pestaña de «Resources», podremos customizar las columnas que se muestran, incluyendo los diferentes códigos de asignación de recursos o «Assignment Codes» que hayamos creado. Hecho esto, ya sólo será cuestión de ir pinchando en cada uno de los campos y seleccionando el código adecuado para cada recurso.

Por último, estos códigos son elegibles en la ventana de «Resource Assignment» para poder agrupar nuestra asignación de recursos por código. Recordar también que estos códigos no están presentes en la ventana de actividades o en la ventana de proyectos. Como podéis ver a continuación, los User Defined Fields que en versiones anteriores aparecían bajo la columna «User Defined», ahora ya se muestran bajo la categoría correspondiente, tales como «Activity User Defined», «Project User Defined», «Resource User Defined» o «WBS User Defined».

Códigos específicos para Roles o Role Codes

En cuanto a los códigos de roles o «role codes», éstos funcionan de la misma manera que los Assignment Codes vistos en el punto anterior. Por lo que en este artículo consideramos que el punto anterior cubre todo lo necesario cuando nos referimos a Role Codes como novedad de Primavera P6 versión 20.12.

Calendarios para periodos financieros

En esta nueva versión de Primavera P6 destacamos también la opción de usar diferentes periodos financieros o Financial Periods en diferentes proyectos. Ya no tendremos el problema de estar limitados en el uso de periodos financieros en el caso de que tengamos algunos proyectos que se actualicen semanalmente y otros que lo hagan de forma periódica cada mes. En la nueva versión 20.12 de Primavera P6 Professional somos capaces de crear diferentes calendarios financieros: semanales, mensuales, o cualquier otra necesidad temporal en cuanto a periodos de trabajo se refiera. Una vez creados, podremos asignar cada uno de ellos a nuestros proyectos.

La creación de los diferentes calendarios financieros está disponible a través del menú Admin:

Una vez dentro de la ventana «Financial Period Calendars» podremos crear nuevos calendarios y modificarlos según nuestras necesidades, tal y como se muestra en el siguiente pantallazo:

Tras haber creado los diferentes calendarios de periodos financieros, estaremos en disposición de poder asignarlos a nuestros proyectos, almacenar de manera periódica los datos relativos a recursos y costes, y poder visualizarlos en nuestra ventana de actividades una vez abramos el proyecto.

Opción Fill-Down y Fill-Across en la ventana «Resource Assignments»

Otra de las novedades de Primavera P6 Professional Versión 20.12 es la opción de realizar un relleno de celdas automático tanto de modo vertical como horizontal, gracias al uso del «Fill Down» y «Fill Across», en la ventana de asignación de recursos. A continuación podéis ver un ejemplo de cómo podemos usar la opción Fill Down simplemente seleccionando varias celdas a la vez presionando Shift en nuestro teclado y abriendo el menú desplegable con el botón derecho de nuestro ratón.

Para poder llevar a cabo el comando «Fill Across» procederíamos del mismo modo.

El uso de estas dos nuevas funciones en la ventana de asignación de recursos de Primavera P6 versión 20.12 nos puede llevar a ahorar tiempo cuando hablamos de proyectos grandes donde hay rendimientos constantes de nuestros recursos a lo largo del tiempo. A continuación puedes ver un vídeo donde te explicamos cómo llevar a cabo la función Fill Down en Primavera P6 Professional a nivel de actividades:

Mostrar los valores exactos en las barras de histogramas

Llegamos al final de este artículo sobre novedades de Primavera P6 Professional Versión 20.12. Por eso hemos dejado para el final una de las novedades que impactará en mayor medida a la hora de elaborar tus informes periódicos de planificación y control de proyectos. Ahora tus gráficos de histográma podrán mostrar los valores sobre las barras que se muestren gracias a la nueva opción «Show Values».

Una vez seleccionamos esta opción, seremos capaces de ver los valores encima de cada una de las barras de nuestro gráfico, tal y como se ve a continuación:

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Estamos ante una de las actualizaciones más importantes en los últimos años de este gran software de planificación y control de proyectos. Novedades que nos harán ahorrar tiempo en nuestras tareas diarias como planficadores de proyectos. Mejoras funcionales que nos ayudarán a tener un mayor control de nuestro proyecto. A nuestro parecer, las novedades de Primavera P6 Versión 20.12 ayudarán a todos los usuarios a entender, controla y monitorear con un mayor detalle y precisión el portfolio de proyectos en los que trabajen. Sin duda alguna, Primavera P6 Professional ahora añade un plus de calidad del que carecía en versiones anteriores.

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Como ya es habitual en nuestros artículos sobre planificación y control de proyectos, la herramienta con la que vamos a saber cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso será Primavera P6 de Oracle. También queremos destacar que los siguientes pasos a seguir están alineados con el Earned Value Management.

Cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso

Paso 1. Cuál es el alcance del proyecto

El primer paso a seguir cuando nos surge la duda de cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso es conocer el alcance del proyecto. El alcance de un proyecto es la suma de todas las partes necesarias para alcanzar el hito de finalización de un proyecto. Estas partes o paquetes del proyecto pueden ser de diferente naturaleza, tales como: paquete de ingeniería, paquete de compras, paquete de logísticas, paquete de ejecución de la obra, o paquete de cierre de proyecto. Cada uno de estos paquetes contendrá a su vez diferentes sub-paquetes que albergarán las diferentes tareas a realizar para finalizar el proyecto.

Además de los paquetes de trabajo que hayamos identificado, también forman parte del alcance de un proyecto los diferentes hitos contractuales y/o hitos que, a pesar de no ser contractuales, servirán para poder llevar un control del proyecto de manera regular.

Para este artículo hemos escogido un proyecto cuyo alcance es la fabricación y ensamblado de 25 «coches-cama» en una línea de producción de ferrocarriles, con una duración total de 44 meses.

Paso 2. Definir la Estructura de Desglose de Trabajos o WBS

Una vez conocemos el alcance de nuestro proyecto, dentro de la gestión de proyectos tradicional, una de las herramientas para describirlo de manera clara es la WBS o Work Breakdown Structure (EDT o Estructura de Desglose de Trabajos, en castellano). Puedes visitar nuestro Diccionario del Planificador y saber más sobre qué es el WBS.

Una buena WBS o Work Breakdown Structure es ya medio camino en la consecución de un proyecto. Es por ello que recomendamos orientar la WBS de cada proyecto correctamente. De este modo, la WBS puede orientarse a:

1. Entregables
2. Tareas o actividades
3. Fases del proyecto
4. Mix

A la hora de crear la Estructura de Desglose de Trabajos o EDT de nuestro proyecto a estudio, hemos tenido en cuenta las siguientes restricciones:

1. existen 2 edificios de montaje en la fábrica, que a su vez se componen de diferentes zonas: 3 zonas en el primer edificio y 7 zonas en el segundo edificio
2. de los 25 coches-cama que hay que fabricar, hay uno que se coge como «coche tipo»
3. nuestro cliente debe aprobar el «coche tipo» al finalizar los trabajos dentro de cada una de las zonas para que el resto de coches puedan entrar en la línea de fabricación

Paso 3. Crear una lista de actividades

Ya estás viendo que hacer un Diagrama de Gantt paso a paso en Primavera P6 es muy sencillo y que es cuestión de organización. Ir creando paquetes y sub-paquetes que sean capaz de organizar y mostrar de una forma sencilla el alcance de nuestro proyecto. Una vez que sabemos el alcance de nuestro proyecto y lo hemos dividido por paquetes gracias a nuestras WBS, es hora de ver qué actividades forman cada uno de esos paquetes. Ya hablamos sobre este paso en nuestro artículo sobre la reunión de planificación colaborativa.

A la hora de definir o crear la lista de actividades de un proyecto, intentamos crear sólo actividades que puedan ser medibles durante su vida dentro del proyecto. Y en casos en los que las actividades no sean medibles, echamos mano de Galileo Galilei cuando afirmó: «medir lo que es medible, y hacer medible lo que no lo es».

En el proyecto en el que se basa este artículo, hemos identificado todas las actividades que se llevan a cabo en cada una de las zonas de montaje. Esta lista de actividades también incluyen hitos intermedios que puedan ser «puertas» a nuevas zonas. Estos hitos nos servirán para crear informes específicos a nivel de gestión del proyecto.

Paso 4. Calculando la duración de cada actividad

Ya casi hemos llegado al final. Pero queda uno de los puntos clave para saber cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso. Éste es el de calcular la duración de cada una de las actividades. Para ello podremos basarnos en la experiencia o hacer una valoración de qué recursos son necesarios para que dichas actividades puedan ejecutarse. Hablamos de recursos como materiales, mano de obra o maquinaria específica.

En nuestro proyecto, nos hemos basado en las hora-hombre necesarias para hacer los diferentes trabajos de montaje, electricidad, pintura, y otros oficios necesarios en una línea de producción de trenes para calcular la duración de nuestras actividades.

Paso 5. Relacionar cada actividad

El último paso que necesitamos hacer antes de poder crear un diagrama de barras o Diagrama de Gantt, es relacionar cada una de las actividades. Una regla de oro dentro de la planificación de proyectos es la de que todas las actividades, salvo el hito inicial y el hito final, deben tener, al menos, una actividad predecesora y otra actividad sucesora.

En nuestro ejemplo, las relaciones entre actividades se han llevado a cabo, primero, teniendo en cuenta la relación lógica entre actividades a realizar durante el montaje de un coche-cama. Y segundo, teniendo en cuenta la restricción de que no puede haber 2 coches-cama montándose a la vez en una misma zona.

Una vez que hemos relacionado todas las actividades con otras, añadiendo actividades predecesoras y sucesoras, hemos presionado el botón de calcular y todas las actividades se han posicionando en el tiempo.

Diagrama de Gantt en Primavera P6

Ya está! Hemos llegado al punto en el que podemos ver nuestro proyecto totalmente representado mediante un diagrama de barras horizontales, localizadas en el tiempo gracias a la duración de cada una de las actividades que alimentan la estructura WBS del proyecto. Gracias a Primavera P6 seremos capaces de mostrar los niveles de detalle que hayamos definido en la fase de definición de la WBS (nivel 1, nivel 2, nivel 3, etc). Éste sería un caso de Diagrama de Gantt resumido. Incluso podremos ver un Diagrama de Gantt en Primavera P6 a nivel de actividad, siendo éste muy útil cuando tenemos que presentar informes de actividades críticas donde nos interesa ver el día a día de dichas actividades para poder analizar o gestionar de una manera más detallada los riesgos del proyecto.

Una de las opciones que nos ofrece Primavera P6 es que, a pesar de que estemos mostrando un Diagrama de Gantt resumido, podremos ver si en ese nivel de WBS pueden existir actividades críticas, ya que se pueden mostrar actividades críticas con un color diferente a las no críticas. Ahí es donde entra el criterio artístico del planificador de proyectos.

A continuación, os mostramos cómo se vería en Primavera P6 el Diagrama de Gantt de nuestro proyecto.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

El Diagrama de Gantt de un proyecto es uno de los puntos más importantes dentro de la gestión de proyectos. Es la herramienta que el project manager tiene para controlar y analizar el progreso de un proyecto, desde un punto de vista de actividad, así como desde un punto de vista de la fase de proyecto a analizar. Te hemos mostrado cómo hacer un Diagrama de Gantt paso a paso en Primavera P6. Sin embargo, también puedes usar otras herramientas como Microsoft Project, una hoja de cálculo o algún otro software que puedes encontrar en la red con este fin.

Si quieres conocer más sobre nosotros, visita nuestro Canal de Youtube y suscríbete para que te lleguen nuestros nuevos contenidos.

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Tipos de arquitectura de Primavera P6

En primer lugar, vamos a ver los dos tipos de arquitecturas bajo las cuales trabaja la herramienta de Oracle Primavera P6:

1. Arquitectura Cliente-Servidor: ésta es una arquitectura que cubre un tamaño de usuarios mayor, así como grandes volúmenes de información. En este tipo de arquitectura, el software Primavera P6 depende de un proceso iniciado en un servidor. Las seis características que nos ofrece la arquitectura cliente-servidor son:
   • mayor escalabilidad
   • mayor desempeño
   • mayor disponibilidad
   • mayor seguridad
   • mayor integración
   • mayor operabilidad
2. Arquitectura tipo «Standalone»: se trata de una arquitectura pensada para trabajar con base de datos «express», ya que trabaja de manera local y sin necesidad de conexión a red. La gran ventaja de esta arquitectura es que son versiones gratuitas y que puedes descargar de la página web de Oracle. Por contra, el tamaño de la base de datos no excede de los 10 Gb. En este caso, Primavera P6 trabaja como un proceso separado e independiente, y no como parte de un proceso existente.

Una vez que conoces los dos tipos de arquitectura con las que trabaja la herramienta de Oracle, debes valorar qué tamaño, tipo y versión de base de datos necesita tu organización, como punto previo y necesario antes de la instalación del software Primavera P6. También debes saber que la herramienta de Oracle Primavera P6 es capaz de trabar con las siguientes bases de datos:

1. Oracle Database
2. Microsoft SQL Server / SQL Express
3. P6 Pro Cloud Connect
4. P6 Pro Standalone (SQLite)

Debido al carácter educativo y divulgativo de este artículo, nos centraremos en la base de datos instalada como «P6 Pro Standalone (SQLite)«. Esta es la versión que cualquier usuario que quiera aprender a manejar el software Primavera P6 de Oracle puede instalar en el ordenador de su casa, de manera completamente gratuita.

Cómo conectar la base de datos de Primavera P6 con Power BI

En primer lugar, ¿qué necesitas para conectar la base de datos de Primavera P6?

Paso 1: configurar la base de datos de Primavera P6

Lo primero de todo, haber configurado la base de datos tipo P6 Pro Standalone (SQLite) al realizar la instalación del software Primavera P6 en tu ordenador

Paso 2: instalar SQLite ODBC Driver (64 bit)

En segundo lugar, tener el SQLite ODBC Driver (64 bit) en tu ordenador. Esto es necesario ya que la vinculación de la base de datos de Primavera P6 con Power BI la haremos a través de la opción «ODBC», como se muestra a continuación:

Dentro de la web de descargas del driver deberás descargarte el siguiente e instalarlo, seleccionando todos los componentes:

Una vez instalados los drivers, tendrás que descargarte el siguiente instalador para la versión de windows «w64» e instalar todos los componentes:

Paso 3: configurar la fuente de datos de ODBC

Para ello, vete al menú inicio, busca «ODBC Data Source (64-bit)» y ábrelo.

Una vez abierto, en la pestaña «User DSN», resaltamos la opción «dBASE Files» y pinchamos en el botón «Add…»:

En la pantalla que se nos abra, seleccionamos la opción «SQLite3 ODBC Driver» y le damos a finalizar:

Entonces se abrirá una última ventana donde deberemos introducir el nombre de la fuente de datos con la que queremos que se muestre nuestra base de datos de Primavera P6, además de seleccionar el archivo correspondiente en nuestro ordenador:

Una vez hecho esto, le damos a OK, y de nuevo OK. Ya tenemos nuestra base de datos de Primavera P6 configurada como ODBC. Pasemos ya a Power BI para poder conectar nuestra base de datos y visualizar todas las tablas incluidas en ella.

Paso 4: obtener los datos en Power BI a través de ODBC

Hemos hecho ya lo más complicado, que es configurar nuestra base de datos de Primavera P6 para que pueda ser leída por Power BI como origen de datos tipo ODBC. Ahora nos toca abrir Power BI Desktop e ir a la opción de consultas «Transformar Datos»:

Una vez dentro del Editor de Power Query, seleccionaremos ODBC como nuevo origeny le daremos a conectar:

Se nos abrirá una nueva ventana donde podréis seleccionar ya vuestra base de datos de Primavera P6. En nuestro caso, la base de datos se llama «Project 2080»:

Una vez aceptemos, el trabajo está hecho: ya tendremos acceso a todas las tablas de nuestra base de datos de Primavera P6. A partir de aquí, podremos seleccionar aquellas que más nos interesen, dependiendo del tipo de informes o cuadros de mando que queramos desarrollar:

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Recuerda que las tablas del software de Oracle Primavera P6 están normalizadas y que existen algo más de 170 tablas diferentes. Cada una de estas tablas contiene diferentes campos y es es ellos donde se almacenan los datos. Dada la cantidad de datos que hay detrás de su base de datos, Primavera P6 es un muy buen programa para hacer Gráficas de Gantt. Ya que tanto el nombre de las tablas como los campos dentro de cada tabla pueden llegar a ser confusos, queremos regalarte acceso a la página web de mapeo de Oracle donde encontrarás el significado de cada uno de los elementos de estas tablas que conforman la base de datos de Primavera P6. También ten en cuenta que los campos calculados no se almacenan en la base de datos de Primavera P6.

La entrada Conectar ❰❰BASE DE DATOS SQL❱❱ de Primavera P6 con Power BI se publicó primero en Project 2080.

¿Qué es Power BI?

Power BI, según la página oficial de Microsoft, «es un servicio de análisis de negocio basado en la nube que le proporciona una vista única de los datos más cruciales de su negocio«. Power Bi nos ayuda a crear paneles o cuadros de mando dinámicos e interactivos. Alimentado a través de fuentes de datos, tales como: hojas de cálculo de Excel, servicios en la nube, datos de streaming y bases de datos locales. Todo ello, ubicado en la nube y capaz de manternernos informados en tiempo real, a través de una visión holística de las métricas claves de tu proyecto o portfolio. Dicho ésto, y antes de enseñarte a conectar Primavera P6 con Power Bi, vamos a ver por qué es importante Power BI para la planificación y control de proyectos.

¿Por qué es importante Power BI para la planificación y control de proyectos?

Power BI es importante para la industria de la planificación y control de proyectos ya que nos ayuda a dar un mejor servicio a la hora de elaborar informes y cuadros de mando para nuestros clientes. Dashboards basados en el análisis de los datos que alimentan nuestros cronogramas de actividades de proyecto, tales como: duraciones, fechas, hitos, recursos, costes, etc. De este modo, podemos incluso preparar informes sobre cómo evaluar la calidad del cronograma de proyecto de nuestro portfolio.

La planificación y control de proyectos nunca antes había vivido esta evolución y mejora. Nuestra función de análisis, basada en los datos que día a día nos alimentan, y nuestra ayuda y soporte en la toma de decisiones dentro de nuestros proyectos, ahora somos capaces de realizarla en tiempo real, con informes en la nube, en nuestros móviles.

Y qué decir de la inteligencia artificial de Power BI. Podremos hacerle preguntas como «¿cuáles son las actividades con un Soft Constraint?» y obtener una visualización impresionante e interactiva como respuesta. El lenguaje natural ha llegao a la planificación y control de proyectos.

Además, ahora seremos capaces en una única plataforma, de crear y publicar paquetes de contenido para determinados equipos, clientes u organizaciones enteras. La personalización de contenidos ya no es sólo cosa de Netflix. Project 2080 se ha unido al carro de la personalización de contenidos relacionados con la planificación y el control de proyectos. En este post, te estamos enseñando los primeros pasos, y la herramientas necesaria para conectar Primavera P6 con Power BI.

Se acabó el caos. Project 2080 te pone el futuro de la gestión de proyectos en la palma de tu mano. Vamos a hacer que el Cronograma de Actividades de Gantt, así como los informes y temas más complejos de tus proyectos sean atractivos y accesibles, y te ayuden en la toma de decisiones.

Diferentes accesos a Power BI

Actualmente, Power Bi dispone de diferentes productos a nuestras disposición. Éstos son:

• Power BI Desktop: versión escritorio de Power BI. En ella tendrás acceso a todas las funcionalidades necesarias para desarrollar tus informes, tales como: conectar fuentes de datos, preparar, adecuar y modelar los datos con facilidad. Todo ello con la única finalidad de poder analizar datos, encontrar patrones y preparar informes interactivos y personalizados para tu equipo de proyecto.
• Power BI Pro: a través de esta opción, podrás llevar a cabo una colaboración basada en datos más eficaz. Compartir visualizaciones, distribuir hallazgos, acceso  a las visualizaciones durante tus desplazamientos, mejorar de la colaboración a través de los comentarios de los equipos, e incluso suscripciones a contenidos para mantenerte al día.
• Power BI Premium: la cual ofrece una solución avanzada de preparación de datos en autoservicio que permito a todos los usuarios y organizaciones acelerar la entrega de conocimientos y colaborar con facilidad.
• Power BI Mobile: llévate los conocimientos a cualquier parte. Estar siempre conectado a los datos, allá donde te lleven tus proyectos. La inteligencia empresarial móvil o «mobile business intelillence» está a tan solo un toque de distancia.
• Power BI Embedded: utilidad para añadir tus analíticas e informes interactivos a tus propias aplicacones.
• Servidor de informes de Power BI: Power BI Report Server es la solución local que permite crear informes hoy, con la flexibilidad de cambiar a la nube en el día de mañana.

Aprende a conectar Primavera P6 con Power BI

Una vez te hemos enseñado lo que es Power BI, incluyendo las diferentes alternativas para acceder, y hemos visto la importancia de Power BI en el campo de la planificación y control de proyectos, pasemos a saber cómo conectar Primavera P6 con Power BI.

Una persona que trabaje en el departamento de planificación y control de proyecto de una empresa con la herramienta Primavera P6, u otra parecida, sabrá de la importancia de los filtros y los modos de agrupar u ordenar los datos de nuestro proyecto. En otras palabras, el planificador está acostumbrado a segmentar el proyecto por diferentes códigos, por fechas, por duraciones, por criticidad, etc. Un modo estático, a la vez que complicado, para mostrar los datos en una vista que podríamos incluso a guardarla como plantilla o layout en P6.

Es ahí donde Power BI abre un nuevo camino en el campo de la planificación y control de proyecto a través de sus visualizaciones dinámicas e inteligentes. ¿Quieres mostrar tus actividades en un rango de fechas? ¿Desearías conocer cuáles son las 5 actividades más críticas dentro de la WBS de cimentaciones? ¿Te gustaría conocer cuál es el avance de la fase de ingenería de tu proyecto? Todo ello está a tu alcance, pero necesita cierta preparación previa. Empecemos por el principio.

Antes de comenzar con la guía paso a paso para conectar Primavera P6 con Power Bi, queremos que sepas que hay 3 métodos para cargar los datos desde la herramienta de planificación de Oracle a Microsoft Power BI:

1. Copiar los datos de Primavera P6 y pegarlos en una hoja de cálculo Excel
2. Usar la herramienta de reportes de Primavera P6 y exportarla a un archivo «.csv»
3. Conectar la base de datos de Primavera P6 con Power BI

en este artículo hablaremos del primer método: «copiar los datos de Primavera P6 y pegarlos en una hoja de cálculo Excel». No obstante, los otros dos métodos los trataremos en profundidad en futuros artículos de este blog de planificación y control de proyectos para que así puedas elegir entre cualquiera de ellos. Vamos ya con la guía paso a paso para conectar Primavera P6 con Power Bi.

Paso 1: preparar los datos desde Primavera P6 en Excel

En primer lugar, copiaremos los datos de P6 y los pegaremos en una hoja de cálculo Excel, tanto para los datos de la ventana «Projects»:

como los datos de la ventana «Activities» de P6:

Destacar que las hemos configurado las columnas a mostrar. Las columnas de la ventana de «Projects» que hemos copiado son las siguientes:

En cuanto a la ventana «Activities», hemos seleccionado las siguientes columnas:

Importante recordar que al copiar los datos, dentro de las preferecias del usuario de Primaera P6, no incluyamos las etiquetas tanto en el formato de las unidades como de las duraciones:

Del mismo modo,  dentro de «User Preferences», en la pestaña «Dates» o fechas, poner una configuración que esté alineada con la configuración de fechas que tengas en Excel y en Power BI. En nuestro caso, la configuración es la siguiente:

Una vez copidados los datos en Excel, toca crear tablas dinámicas de estos datos, ya que nos interesa llevarnos la tabla ya creada. Como ya sabéis, Primavera P6 identifica ciertos hechos en sus fechas (Start y Finish) con diferentes caracteres. Por ejemplo, usa el caracter «A» para decirnos que esa fecha ya está cumplida, es decir, se trata de una actividad cuyo comienzo y/o finalización ya ha sido declarado como completado. Del mismo modo, P6 usa el caracter «*» para chivarnos de que en esa actividad hay algún tipo de restricción del tipo «Finish On», «As Late As Possible», etc. Para que estos caracteres especiales no nos den problemas al transformar los datos en Power BI, deberemos eliminarlos de nuestra tabla dinámica.

En nuestro caso, usamos tres pestañas dentro de nuestros archivos Excel: «Instructions», para explicar cómo hay que copiar y pegar datos; «Paste from P6», para copiar los datos como texto; y «PBI Schedule Quality», donde ubicamos la tabla dinámica formulada. En la pestaña donde se ubica la tabla dinámica, las celdas que corresponden a las columnas relativas a fechas, además de darles un formato de fecha, las formulamos del siguiente modo para elminar las marcas o caracteres que representan las restricciones mecionadas en el párrafo anterior:

Paso 2: cómo obtener los datos en Power BI

Una vez que tengamos los datos de Primavera P6 en una hoja de cálculo Excel, es hora de llevárnoslos a Power BI. Para ello, dentro de Power BI Desktop, nos iremos Inicio / Transormar Datos, ya que tendremos que hacer ciertas transformaciones de nuestra tabla dinámica original en Excel:

A continuación, haremos una nueva consulta y seleccionaremos, como nuevo origen de datos, la opción «Excel»:

Una vez selecciones el archivo donde tienes tus tablas dinámicas, se abrirá un navegador donde aparecerán las hojas de tu archivo, así como las tablas que hayas creado. En nuestro caso, seleccionaremos la tabla:

De este modo, acabamos de vincular nuestro archivo Excel con Power BI.

Paso 3: transformar los datos mediante el Editor de Power Query

Ya estarían conectados y listos para trabajar en el Editor de Power Query. A partir de ahora entraría en juego nuestra habilidad para transformar datos dentro de Power BI: administrar columnas, reducir filas, ordenar campos, dividir columnas, agrupar, combinar consultas y otras funciones relativas a inteligencia artificial. Una vez hayamos configurado nuestra nueva consulta podremos  «Cerrar y aplicar»:

Paso 4: modelar los datos

Un paso previo a comenzar el montaje de nuestro cuadro de mando o «dashboard» en Power Bi, consiste en modelar los orígenes de datos y aministrar las relaciones entre ellos. Aquí es donde reside parte de la magia de Power BI. Una característica que abre un mundo nuevo para los profesionales de la planificación y el control de proyectos. Para poder modelar, nos iremos a la pestaña «Modelo» que se ubica en el margen izquierdo de nuestra pantalla y comenzaremos a relacionar las diferentes tablas.

Debemos distinguir tres diferentes tipos de tablas. Existirán las tablas denominadas «Lookup Tables», que nos servirán para segmentar nuestras visualizaciones; «Data Table» o «Fact Table», donde residen todos los datos a analizar (fechas, número de actividades, relaciones, etc); y las «Measure Table», que representan las medidas que hemos creado para ser representadas en nuestra visualización o cuadro de mando. En nuestro ejemplo, las tablas y relaciones que hemos creado son:

Paso 5: crear nuevas medidas

En este paso es donde reside el cálculo de los datos. La creación de medidas hará que, de manera dinámica, se realicen cálculos basados en los datos de nuestra tabla «Data Table» o «Fact Table». Las medidas son un punto clave y poderoso Power BI ya que nos permitirá mostrar casi cualquier tipo de dato dentro de nuestro cuadro de mando. Para el ejemplo de este artículo, las medidas que hemos creado hacen referencia a cada uno de los 14 puntos que la DCMA tiene en cuenta para la valoración de la calidad de los cronogramas de proyecto. Si quieres saber más sobre este tema, puedes echr un vistazo en nuestro artículo sobre cómo evaluar la calidad del cronograma de proyecto cómo evaluar la calidad del cronograma de proyecto.

Paso 6: visualizaciones para la creación de tu cuadro de mando

Estamos ya en disposición de dar rienda suerta a nuestra creatividad y comenzar a montar nuestro cuadro de mando o dashboard en Power BI. Para ello, deberemos echar mano de las visualizaciones que nos ofrece Microsoft Power BI, además de otros elementos como cuadros de texto, figuras geométricas, etc.

Paso 7: tras conectar Primavera P6 con Power BI, es hora de publicar

Por último, y no menos importante, llegamos al punto en el cual mostraremos nuestro nuevo cuadro de mando. Un cuadro de mando hecho en Power BI con datos que provienen de la herramienta de planificación Primavera P6, a nuestro equipo de proyecto. Éste servirá para poder analizar de una manera más dinámica y en tiempo real, el estado de nuestros proyectos. Para ello, simplemente habra que ir a la opción «Publicar». Voilá, nuestro nuevo informe pasará de Power BI Desktop a estar visible en la web de Power BI de nuestra organización.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

La era de Power BI ha llegado. La función de planificación y control de proyectos ha dado un salto de calidad nunca visto antes. Ahora está al alcance de todo poder vincular bases de datos y visualizar cualquier tipo de KPI relevante. Saber conectar Primavera P6 con Power BI es sólo el primer paso. La creación de modelos y visualizaciones en un trabajo que lleva algo de práctica y saber dar rienda suelta a nuestra creatividad. Una vez lo consigas, olvidarás todas esas horas que echabas delante de una hoja Excel.

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Dónde encontrar la funcionalidad Progress Spotlight de Primavera P6

La función Progress Spotlight la puedes encontrar tanto en la versión Primavera P6 Professional como en la versión Primavera P6 EPPM (versión web). De hecho, es una de esas funciones que funciona prácticamente del mismo modo en ambas versiones del programa.

Versión Primavera P6 Professional

Comenzando por la versión de Primavera P6 Professional, la opción Progress Spotlight la puedes encontrar e identificar mediante el icono . Este icono lo podéis encontrar en la barra de herramientas y en el menú «View». Sin embargo, otra manera de mostrar esta franja amarilla tan útil para el planificador sería poniendo el curso sobre la línea vertical del Data Date hasta que salga una flecha doble horizontal, y manteniendo presionado el botón izquierdo del ratón moveríamos la línea vertical a la derecha hasta cubrir el periodo de tiempo que más nos convenga. Si hemos seleccionado el icono Progress Spotlight, una vez aparezca la franja amarilla, moveremos la línea vertical derecha como acabamos de indicar.

A continuación, puedes ver un ejemplo de cómo Primavera P6 destaca en amarillo todas aquellas actividades que, al menos, comienzan en el periodo definido por el «foco» de la función Progress Spotlight. Como podéis comprobar, esta característica que nos brinda Primavera P6 nos es de gran ayuda para localizar de manera rápida y visual las actividades comprendidas en un determinado periodo de tiempo.

Versión Primavera P6 EPPM (versión web)

Si trabajamos en la versión EPPM de Primavera P6, la opción Progress Spotlight la puedes encontrar a través del icono  , dentro de la pestaña «Projects» / «Activities», o medianate el siguiente comando de teclas: CTRL + ALT + S. Una vez se muestre la franja amarilla en el Gráfico de Gantt, podremos comenzar a desplazar el final de dicha franja del mismo modo que hemos descrito para la versión Primavera P6 Professional.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

La opción Progress Spotlight es de las funciones más útiles que nos ofrece Primavera P6, tanto para el trabajo de planificación por parte del planner, como para el análisis de los programa de actividades e identificación de determinadas tareas por parte de terceras partes. Su uso es recomendable tanto para aquellos informes en los que queremos destacar un determinado número de actividades próximas a la fecha de corte o Data Date.

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Soluciona el error «Archivo XER no puede importarse»

Hay muchos caminos para solucionar este pequeño inconveniente ante el que nos podemos encontrar. Entre otros podríamos destacar el solicitar un archivo XER en una versión que se adecúe a la versión de Primavera P6 de nuestro cliente o contratista o actualizar Primavera P6 a una versión más actual, entre otros.

Sin embargo, en Project 2080 te vamos a dar un consejo que te ahorrará tiempo, así como unas cuantas llamadas telefónicas. Para ello sigue los siguientes pasos:

1. Abre el archivo XER con el bloc de notas de windows o cualquier otro editor de texto compatible.
2. En la esquina superior izquierda, puedes ver la versión en la cual se ha grabado la exportación del archivo, en nuestro ejemplo es versión 19.1. 
3. Cambia el «19.1» por la versión que sea compatible con la versión Primavera P6 que tenga instalado tu cliente o tu contratista.
4. Guarda el archivo y envíalo.
5.  Importar este nuevo archivo

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Hasta ahora, con todas las versiones de Primavera P6 en las que hemos trabajo, este método de modificar la versión a través del bloc de notas ha funcionado de una manera muy fiable. No obstante, siempre aconsejamos que se revisen los datos que vienen en el archivo. De este modo nos asegurarnos que no ha habido ninguna anomalía o pérdida de información durante el proceso. Ahora ya estás en disposición de dejar de ver el mensaje «Archivo XER no puede importarse», simplemente aplicando este sencillo truco.

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Características del Hito de Finalización de Trabajos en un cronograma de actividades

Las características más comunes de este tipo de hitos contractuales serían:

• Se representa como hitos finales. Éstos son actividades sin duración que reflejan la finalización de un paquete de actividades, una fase de proyecto o una interferencia con otros proyectos.
• El Hito de Finalización de Trabajos es parte del camino crítico del proyecto, ya que representan acuerdos hechos con el cliente, y es el que se analiza en caso de futuras reclamaciones o extensiones de tiempo.

Cómo identificar un Hito de Finalización de Trabajos en Primavera P6

A la hora de trabajar en Primavera P6, nos gusta identificar estos hitos claramente en nuestro cronograma dentro de la WBS denominada «Hitos» o «Milestones». Lo identificaremos tanto en la ventana donde se listan las tareas del proyecto como en el Diagrama de Gantt dentro de Primavera P6, tal y como comentamos a continuación:

• Activity ID: dependiendo el sistema de códigos o caracteres que se establezcan en cada proyecto, guardaremos los caracteres CD para referirnos a éstos hitos. Un ejemplo sencillo de Activity ID sería: «KM-CD-10» para referirnos a:
  • Fase: KM (Key Milestone)
  • Tipo de Hito: CD (Completion Date)
  • Orden de la actividad: 10
• Activity Name: «COMPLETION DATE + definición del hito». Al usar mayúsculas conseguimos que de un vistazo identifiquemos que se trata de un hito de gran importancia para el proyeto.
• Diagrama de Gantt: podremos representar estos hitos contractuales de una manera distinta al resto de hitos del proyecto. Primavera P6 nos da la opción de cambiar la forma, el color y el patrón de las barras, así como añadir etiquetas específicas. Por ejemplo, si el hito común se representa normalmente con un diamante de color negro, un hito de finalización de trabajos podríamos representarlo con un triangulo de color naranja y añadirle una etiqueta a la derecha con su «Activity ID».

Su pareja: el Hito Planificado de Finalización de trabajos

Pero en el caso del contratista, es importante reflejar también cuál es la mejor estimación para la finalización de los trabajos. A esta estimación la llamamos “hito planificado de finalización de trabajos” o “Planned Completion”, en inglés. Este hito nos será de gran utilidad para calcular la holgura total de la que disponemos antes de alcanzar el hito contractual o hito de finalización de los trabajos.

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A la hora de crear un cronograma de actividades desde cero es necesario que tengamos en cuenta qué hitos tienen un carácter contractual y cuáles no. Estos hitos contractuales normalmente van ligados a una penalización por parte de nuestro clientes si no somos capaces de alcanzarlos. El hito de finalización de trabajos, conocido en el mundo anglosajón como «Completion Date», será nuestro objetivo a nivel contractual. Dependiendo de la naturaleza del proyecto, puede haber más de un hito de finalización de trabajos. La existencia de estos hitos demanda la existencia obligatoria de otro hito que reflejará la fecha planificada por nosotros para la consecución de los trabajos a la que llamaremos «Planned Completion Date». La clave será controlar que el «Planned Completion Date» nunca acabe más tarde que el «Completion Date», intentando siempre que haya cierta holgura que pueda cubrir riesgos y eventos que pudieran afectar el ritmo normal de los trabajos.

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