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Paso inical para conectar Python con SQL Server

Antes de empezar con esta guía para conectar Python con SQL Server, deberás tener Primavera P6 previamente configurado en una base de datos SQL Server. Si aún no lo has hecho, echa un vistazo primero a nuestro artículo sobre cómo configurar una base de datos Microsoft SQL Server para Primavera P6 Professional.  Del mismo modo, deberás tener instalado Python en tu computadora. Y si ya tienes todo listo, comencemos.

Configurar un nuevo «Login» en Microsoft SQL Server Management Studio

Accede a Microsoft SQL Server Management Studio

El siguente paso para conectar Python con SQL Server será abrir el gestor de base de datos Microsoft SQL Server Management Studio desde el menú «Inicio» de tu ordenador. En la ventana que se abre, con nombre «Connect to Server», elige el nombre del servidor donde se encuentre la base de datos de Primavera P6 con la que trabajas y presiona el botón «Connect».

Es hora de crear un nuevo «Login» para realizar la conexión desde Python

Crea un nuevo Login ahora. Para ello, deberás acceder  dentro de la carpeta «Logins», que se encuentra dentro de la carpeta «Security». Una vez dentro, con el botón derecho del ratón sobre la carpeta «Logins», haz clic en la opción «New Login».

Configura tu nuevo «Login»

Se abrirá una nueva ventana que se llama «Login-New», donde podrás ver en la esquina superior izquierda una serie de páginas para poder navegar. En primer lugar, ve a la página que se denomina «General». En ella, deberás poner un nombre para loguear. En nuestro caso hemos seleccionado «project2080».  Selecciona la opción «SQL Server authentication» y añade una contraseña. Nosotros hemos elegido «Project*2080» como contraseña. Recuerda apuntarlo porque necesitarás estos dos datos a la hora de realizar la conexión desde Python. En el campo correspondiente a «Default database» selecciona la base de datos que usas para Primavera P6 Professional. En nuestro caso es «PROJECT2080».

En la página «Server Roles», asegúrate de marcar la función «sysadmin». La opción «public» viene por defecto y la puedes dejar marcada también si tu perfil es público.

Asegúrate de que en cada una de las ventanas siguienes tienes haces la misma selección que te mostramos a continuación.

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Por último, en la página «Status», asegúrate de tener marcadas las opciones que te mostramos en el siguiente pantallazo. Presiona «Ok» para continuar.

Una vez se haya cerrado la ventana, cierra la conexión y vuélvela a abrir. Ya habrás terminado con la configuración de acceso y podrás comenzar con la conexión con SQL Server desde Python.

Cómo crear una conexión con SQL Server desde Python

Una vez hayas creado el nuevo «Login», es hora de conectar Python con SQL Server. Para ello, abre un nuevo notebook en Python y crear una conexión con SQL Server. De este modo, podremos tener acceso total a las tablas, campos y registros de la base de datos de Primavera P6.

Configuración del entorno en Python

En este primer paso, vamos a importar las librerías que nos van a hacer falta para realizar la conexión de Python con SQL Server. Para este artículo, sólo necesitaremos las librerías «pyodbc» y «pandas», como se muestra en el siguiente código.

Crear conexión con SQL Server

Para poder trabajar, vamos a leer los datos de la base de datos de Primavera P6 (en nuestro caso, se llama «PROJECT2080») que se encuentra en `SQL Server`. Para ello, vamos a crear una conexión a SQL Server gracias al usuario `project2080` que previamente hemos creado. También necesitarás descargar e instalar el controlador ODBC para SQL Server, para poder realizar la conexión con la librería «pyodbc» de Python.

Usa el siguiente código en Python y asegúrate de poner las cuatro variables según lo hayas configurado tú en tu ordenador.

Crear dataframes basados en consultas a la base de datos

A continuación, vamos a crear dos dataframe:

1. el primer dataframe mostrará las tablas que hay en nuestra base de datos de P6
2. el segundo dataframe hará referencia a los campos o columnas de la base de datos.

Para ello, será necesario crear un cursor a la conexión para poder ir almacenando la información en memoria. Mediante consultas o «queries» accederemos a las tablas de nuestra base de datos de Primavera P6 Professional. Por último, guardaremos estas consultas como dataframes que inspeccionaremos a continuación. A continuación, puedes echar un vistazo al código a usar en Python.

Asegúrate de cerrar el cursor.

Tras conectar Python con SQL Server: inspecciona los datos

Ya tenemos guardados dos dataframe: uno que hace referencia a las tablas de nuestra base de datos y otro que hace referencia a las columnas. En este último paso, vamos a inspeccionar ambos dataframes para ver qué tipo de datos hemos obtenido. Para hacer una inspeccción básica, lo haremos mediante las funciones .info() y .sample().

Como has podido observar, ya tenemos mucha información sobre el dataframe de las tablas (df_tablas) usando la función .info(). Hay 404 entradas que van de la 0 a la 403. El número total de columnas es 4, las cuales vienen identificadas con un número de índice (#), el nombre de la columna («Column»), el número de valores no nulos («Non-Null Count») y el tipo de dato («Dtype). Nuestras tablas no presentan ningún valor no nulo, y los datos son del tipo «object». Por último, podemos ver que se ha usado 12.8 kB de memoria.

Cuando usamos la función .sample() vemos una muestra aleatoría de 10 filas de nuestro dataframe de las tablas (df_tablas). Al poner el número 10 dentro del paréntesis, le estamos diciendo a Python que nos devuelva únicamente 10 filas del dataframe.

Si quieres saber cómo inspeccionar el dataframe con las columnas de nuestra base de datos de Primavera p6, puedes descargar el notebook completo sobre cómo conectar Python con SQL Server. En él también incluimos algunos filtros básicos para ver cuáles son las columnas «Primary Key» de cada tabla de la base de datos de P6.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Te dijimos que íbamos a comenzar a aplicar el Data Science y el Deep Learning a la Planificación y Control de Proyectos, y lo hemos cumplido. Conectar Python con SQL Server es sólo el primer paso. Quizá no te conviertas en un experto en programación con Python o un gurú en SQL, pero sí que tendrás todas las herramientas necesarias para poder hacer un análisis exhaustivo de tus cronogramas de actividades, encontrar patrones y hacer un análisis predictivo de tus proyectos. Y nosotros te vamos a enseñar a hacerlo. Así que si no lo has hecho aún:

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Por qué conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI

La era de los informes dinámicos basados en Business Ingeligence y el cruce masivo de diferentes base de datos nos ha abierto un nuevo camino en el mundo de los informes de planificación y control de proyectos. Generar informes gracias a los datos obtenidos de la herramienta de planificación y control de proyectos Primavera P6 nunca fue una tarea tan sencilla. En nuestro artículo sobre cómo conectar Primavera P6 con Power BI ya te enseñamos a crear informes en Power BI gracias a la conexión con hojas Excel.

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El uso de hojas excel es un proceso que, ha día de hoy, es ciertamente amigable para la mayoría de usuarios. Sin embargo, puede llegar a ser un proceso que genere errores más fácilmente o que no sea 100 % automático. Esa es la razón por la que pensamos que trabajar directamente con archivos XER como fuentes de datos nos ahorrará a la larga mucho trabajo manual y reducirá en gran medida los riesgos que conlleva el trabajo con hojas de cálculo creadas manualmente.

Antes de enseñaros cómo conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI, vamos a ver qué hay detrás del archivo nativo XER de esta potente herramienta de planificación y control de proyectos que es Primavera P6. 

Qué encontrar en un archivo XER de Primavera P6

Cómo se almacenan los datos en la base de datos de Primavera P6

La base de datos de la herramienta de planificación de proyectos Primavera P6 almacena todos los datos en más de 170 tablas. Cada una de estas tablas contiene diferentes campos que a su vez contienen registros. Estas tablas se referencian entre sí mediante relaciones entre una clave principal (Primary Key) y una clave externa (Foreign Key). A pesar del gran número de tablas que contiene la base de datos de Primavera P6, deberemos estar más familiarizados con únicamente 20 de ellas.

Cabe destacar que los campos calculados no se almacenan en la base de datos de Primavera, ya que éstos se calculan en función de otros campos de la base de datos.

Ejemplo de dónde se escriben los datos en la base de datos de Primavera

A continuación, vamos a ver un ejemplo donde se muestra cómo se almacenan los datos que introducimos en P6 dentro de su base de datos. Para ello, nos basaremos en el Código de Actividad que se denomina Project 2080.

Los datos se almacen en las tablas, campos y registros de la base de datos, como comentábamos anteriormente. En este ejemplo, este Activity Code que hemos denominado «Project 2080» se almacena en la tabla (%T) «ACTVTYPE«, dentro del campo (%F) «actv_code_type_id«, con un código único a modo de registro (%R) de valor «1986«. Con la ayuda de Excel, así es como se vería:

En cuanto a los diferentes valores dentro del Código de Actividad «Projet 2080«, éstos se almacenan dentro de la tabla (%T) «ACTVCODE«, tal y como se muestran en el siguiente pantallazo:

Cabe destacar que la Primary Key de la tabla ACTVTYPE (1986) pasa a ser la Foreign Key en la tabla ACTVCODE. Esto hará que ambas tablas estén relacionadas entre sí, algo que nos ayudará a la hora de relacionar tablas en Power BI.

Qué es el archivo XER de Primavera P6

Primavera es capaz de trabajar con diferentes tipos de formato, tales como XML, XLSX (Hoja de Cálculo) o MPX (Microsoft Project) para intercambiar datos referentes a programación de proyectos. Sin embargo, el archivo que caracteriza a Primavera P6 es el archivo XER. El archivo XER es un archivo tipo CVS, con delimitadores tipo tabulador (TAB). En otras palabras, el XER es un archivo de texto con datos tabulados que puedes abrir y modificar en cualquier editor de texto u otro software que lea archivos CVS. Antes de pasar a trabajar con el archivo XER de Primavera en Power BI, vamos a enseñarte cómo puedes abrir y ver éste archivo en Excel.

Cómo abrir y ver un archivo XER en Excel

Al tratarse de un archivo de texto, el archivo XER se puede abrir mediante un editor de notas e incluso usando la herramienta Excel, como veremos a continuación, a través de la opción «Desde Texto / CSV»:

Una vez hemos hecho click en esta opción, seleccionamos el archivo XER que queremos importar y se nos abrirá una nueva ventana llamada «Power Query Editor». En ella aparecerá nuestro archivo, pero aún sin formato. Para ello, seleccionaremos el archivo y pulsaremos el botón derecho de nuestro ratón para que nos salte un desplegable donde seleccionaremos la opción «CSV»:

En este momento, aparecerán dos columnas únicamente. Para poder ver todas las columnas, haremos uso de la propiedad de los archivos XER, los cuales sabemos que se tratan de archivos de texto tabulados. Iremos a la opción de dividir columna o «split columns», por delimitador:

En la ventana que nos sale, seleccionaremos como delimitador la opción «Tab», como se muestra a continuación:

En la siguiente imagen ya podemos ver cómo se muestran todas las columnas que forman parte del archivo XER que exportamos de Primavera P6:

Ya podemos dar al botón de Cerrar y Cargar el archivo de la esquina superior izquierda para poder ver el archivo XER como una única tabla en nuestra herramienta Excel:

Antes de pasar a ver cómo conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI, queremos mencionar que este archivo siempre tiene la misma estructura, independientemente de que sea un archivo con datos de uno, dos o más proyectos. La estructura es siempre la misma y hay ciertos atributos de la tabla que es importante conocer antes de pasar al siguiente punto.

Si nos fijamos en la primera columna de la tabla que hemos obtenido al abrir el archivo XER en Excel, vemos que existen cuatro atributos:

1. %T: para referirse a las tablas
2. %F: para referirse a los campos
3. %R: cuando se refiere a los registros
4. %E: hace referencia a la última fila del archivo XER de P6

Por tanto, si deseamos conocer la lista de tablas que nuestro archivo nativo de Primavera P6 contiene, no tenmos más que filtrar la primera columna por «%T»:

Cómo conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI en 4 pasos

Si has llegado hasta este punto, estamos seguros de que ya tienes un conocimiento mucho más profundo sobre los archivos XER de Primavera P6 que el que tenías antes de llegar a este artículo. Es hora de poner estos conocimiento en práctica y comenzar a conectar tus archivos XER de Primavera P6 con Power BI. El objetivo no es otro que automatizar al máximo tu sistema de reporting y ahorrar el mayor tiempo posible mes a mes.

Paso 1: abrir Power BI

En primer lugar, abriremos Power BI y guardaremos el archivo con el nombre que corresponda. En nuestro caso hemos llamado a este archivo “conectar el archivo XER de Primavera P6 con Power BI”.

Paso 2: exportar tus proyectos de Primavera P6 a formato XER

A continuación, ya en Primavera P6, seleccionaremos y abriremos aquellos proyectos que nos interesan para generar nuestros informes en Power BI. Una vez abiertos, los exportaremos en formato XER. Cabe mencionar que hay hasta tres tipos de datos a exportar: proyectos, sólo recursos o sólo roles. Seleccionar uno u otro conjunto de datos influirá únicamente en el número de tablas que formen el archivo XER. Para este artículo, hemos elegido la opción de exportar los datos del proyecto.

Paso 3: obtener los datos del archivo XER en Power BI

De vuelta en Power BI, vamos a comenzar a trabajar con el archivo XER. Importaremos los datos del archivo XER en Power BI y trabajaremos con ellos en el editor de consultas. Para ello, el primer paso es importar el archivo de texto XER. Pinchamos en «Obtener datos» y seleccionamos la opción «Texto o CVS». Al tratarse de archivos con extension .XER, deberemos seleccionar la opción de ver “todos los archivos” y seleccionaremos nuestro el archivo XER que hemos creado previamente.

Se nos habrá abierto el «Editor de Power Query», tal y como sucedió anteriormente cuando importamos el archivo a Excel. Seguiremos exactamente los mismos paso que vimos más arriba cuando hablamos de cómo abrir y ver un archivo XER en Excel (refresquemos la memoria: deberemos seleccionar el icono dentro de la ventana “Editor de Power Query”, y con el botón derecho del ratón seleccionar la opción “CSV”. En este momento se transforará en una tabla de dos columnas. A continuación, seleccionaremos la primera columna (”Column 1”), y seleccionaremos INICIO-Dividir Columna-Por Delimitador. Seleccionaremos el delimitador “Tabulador” ya que los archivos XER son archivos tipo CSV con tabulador TAB, y dividir en “cada aparición del delimitador”). Sin embargo, en este caso no le daremos al botón de «Cerrar y aplicar» todavía. 

El segundo paso, consiste en hacer una serie de ajustes en esta consulta. Primero, añadiremos una columna condicional. La condición será que si en la columna 1.1 aparece un %T, entonces devuelve el nombre de la tabla que viene en la Column 1.2.:

Una vez creada esta nueva columna, la seleccionaremos y nos iremos a Transformar – Rellenar Abajo:

A continuación, moveremos la columna entre la Column 1.1 y la Column 1.2 y le pondremos el nombre de “Table”:

Por último, filtraremos la Column 1.1, seleccionando todo menos ERMHDR, %E y %T:

Paso 4: extraer las tablas del archivo XER

En este paso, vamos a comenzar extraer tablas, junto con sus campos y registros particulares. Como no queremos que este artículo se extienda más de lo necesario, únicamente vamos a extraer la tabla ACTVCODE como ejemplo. Una vez sepamos extraer una tabla, el resto de tablas se extraerían del mismo modo usando siempre como fuente de datos la misma tabla procedente del archivo XER que hemos exportado de Primavera P6.

Comezaremos creando una referencia a la consulta del archivo XER que acabamos de crear en los pasos anteriores. Para ello, seleccionaremos la consulta original y con el botón derecho del ratón seleccionaremos “Referencia”. Iremos creando tantas referencias como tablas de los archivos XER queramos tener a nuestra disposición.

Una vez renombremos esta nueva consulta por el nombre de la tabla que vamos a crear (en este caso sería ACTVCODE), filtraremos la columna que llamamos «Table» por el nombre de nuestra tabla y seleccionaremos Transformar – Usar la primera fila como encabezado.

De cara a tener una tabla lo más limpia posible, eliminaremos aquellas columnas que no necesitemos, así como aquellas que estén vacías o tengan valores nulos en ellas.

Por último, cambiaremos el formato de las columnas según corresponda, poniéndo mayor atención a los formatos de fechas y los números decimales para aquellos campos que hacen referencia a cantidades.

TIP DEL DÍA: en ciertos formatos, las comas y puntos pueden variar cuando traemos información de los archivos XER. Nuestra recomendación es que seleccionéis todas las columnas donde haya un delimitador de decimales y que hacen referencia a cantidades y en Trasnformar – Reemplazar valores cambiéis los puntos por comas. De este modo, al cambiar el tipo de dato a número decimal no perderéis los decimales.

Y esto es todo. Ya podéis Cerrar y aplicar para poder ver todos los cambios tanto en la vista Informe, vista Datos y vista Modelo.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Acabas de dar un gran paso como planificador y responsable del control de proyectos. Tal vez aún no eres consciente del gran cambio que se avecina en tu vida profesional, pero a partir de ahora los informes que preparabas pasarán a una nueva dimensión. El universo de los informes dinámicos te da la bienvenida. Y todo ello sin necesidad de vincular la base de datos de Primavera P6 con Power BI. Ahora sólo es cuestión de saber qué tablas del archivo XER necesitarás para generar esos informes que serán la envidia entre tus compañeros. Y, ¿sabes qué? Que nosotros te ayudaremos con ello.

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 ¿Qué es una Extension of Time Claim dentro de un contrato?

Una Extension of Time Claim es una reclamación de extensión de tiempo debido al retraso que no se podía prever de manera razonable en el momento de la firma del contrato. La concesión de una prórroga de tiempo libera al contratista de la responsabilidad por daños tales como daños liquidados a partir de la fecha original de finalización del contrato para el período de la reclamación. En otras palabras, una EOT Claim es el documento que nos permite justificar, reclamar y obtener un cambio en el marco temporal en el que se encaja nuestro proyecto.

¿Cuándo tenemos derecho a reclamar una EoT Claim?

Durante la ejecución de un proyecto, siempre y cuando se especifique así en el contrato, tendremos derecho a reclamar una Extension of Time cuando se genere un retraso en la finalización de nuestro proyecto por una causa ajena a nosotros. Es en este momento deberemos notificárselo a nuestro cliente o al administrador del contrato, identificando claramente el evento que causó dicho retraso, su naturaleza, así como el impacto negativo en el hito final de finalización del proyecto que se haya acordado en la línea base contractual del proyecto.

Dependerá de cada proyecto, pero de manera general se suele enviar una primera carta al cliente notificando que se ha incurrido en un retraso debido a un elemento ajeno a nosotros. Tras el envío de esta primera notificación, se procede a enviar la EoT Claim en sí misma, con toda la información que sea necesaria para poder así extender en en el tiempo el plazo de ejecución del proyecto.

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¿Cuál es el propósito de una Extension of Time Claim?

El propósito de una EOT Claim es tener una herramienta contractual que nos permita solicitar un cambio en la duración contractual de nuestro proyecto. Gracias a la Extension of Time Claim estableceremos una relación de eventos cuya causa-efecto impactará directamente en la ejecución del proyecto.

¿Cómo alcanzar el éxito con las Extension of Time Claims?

Bajo nuestro punto de vista, el elemento más importante para tener éxito en las diferentes reclamaciones de extensión de tiempo de nuestro proyecto es disponer de una muy buena y detallada línea base de proyecto antes de comenzar ninguna actividad. Una vez que se ha definido la línea base de proyecto, incluyendo recursos, rendimientos de trabajo, etc. deberemos ser constantes en la fase de actualización de la misma. De este modo, seremos capaces de identificar cuanto antes los diferentes eventos que impacten en la fecha contractual de finalización de trabajos de nuestro proyecto.

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¿Qué son los KPIs?

Los KPIs son Indicadores Clave de Desempeño. Provienen del término inglés Key Performance Indicators. Estos Indicadores de Desempeño son una serie de métricas que se usan en el control de proyectos para sintetizar nuestro proyecto. La idea es sintetizar en un tablero de control toda la información de nuestro proyecto relativa a eficacia y productividad de las tareas que se llevan a cabo con el fin de ayudarnos a tomar mejores decisiones. 

¿Para qué sirven los KPIs?

Los KPIs permiten al equipo de proyecto medir su progreso y hacer un seguimiento del desempeño enfocado hacia objetivos previamente definidos. La manera más adecuada de mostrar los Indicadores Clave de Desempeño es a través de un cuadro de mando integral. El fin último es llegar a ser capaces de tomar mejores decisiones durante la ejecución del proyecto ya que nos ayudarán a ver la tendencia de las unidades de proyecto objeto de control.

Ejemplos de KPIs en la gestión de proyectos

Dentro de un proyecto puedes llegar a tener KPIs muy variados, tales como KPIs de ventas, indicadores KPI de logística, KPIs de producción, indicadores de desempeño de ingeniería, y hasta KPIs sobre seguridad y salud. Algunos ejemplos de KPI serían los ratios de hormigonado, ratios de excavación, la salud del cronograma de proyecto, y el EVM o Gerencia del Valor Ganado. Tu experiencia como Gerente del Proyecto te ayudará a escoger los mejores indicadores de desempeño para tu proyecto.

Indicadores KPI para medir tu cronograma de actividades

Los problemas en la ejecución y la salud del cronograma de actividades pueden incluir el seguimiento de los siguientes puntos:

• Comparativa entre las actividades que comienzas y terminan con el número de actividades que se esperaba comenzar o terminar en un periodo dado.
• Resumen de las actividades en progreso
• Incremento porcentual de la duración de las actividades
• Número de actividades adicionales o de actividades eliminadas
• Cualquier otro tipo de indicador que explique y represente el progreso y ejecución del proyecto

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Los KPIs dentro de la Gestión del Valor Ganado

Te explicaremos ahora por qué son los KPIs tan usados dentro del EVM. La Gestión del Valor Ganado o EVM combina medidas del alcance, del cronograma de actividades y del coste del proyecto dentro de un sistema integrado. Dicho sistema nos proporciona indicadores basados en el coste. La aplicación del análisis del Earned Value Management durante las etapas tempranas del proyecto incrementa la validez y eficacia de la línea base de proyecto, tanto a nivel de actividades como de coste. Una vez establecida, la línea base de proyecto  apuntala el entendimiento del desempeño del proyecto durante la ejecución del proyecto.

El Earned Value Management se puede ampliar hasta incluir el concepto de cronograma ganado o «earned schedule», el cual proporciona indicadores basados en el tiempo para complementar los indicadores basados en coste que se usan para durante la ejecución del proyecto.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Ahora qué ya sabes por qué son los KPIs elementos tan importantes dentro de un proyecto, deberás aprender a identificar los indicadores de desempeño que mejor se ajusten al tuyo. No olvides que los Key Performance Indicators pueden servir para medir desde el progreso de una unidad de obra, como el hormigón vertido o los kilos de acero corrugado que se va colocando diariamente, hasta el número de bajas por accidente laboral o el número de accidentes sin consecuencias graves dentro de nuestro proyecto. Recuerda que absolutamente todo es medible en un proyecto. Sólo debes encontrar la métrica que mejor se adapte al tuyo, que tenga mayor relevancia y que mejor te ayude a sintetizar los datos. Tu experiencia como Project Manager o como Project Controls Manager te será de gran ayuda para identificar los mejores indicadores.

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A continuación, te enseñamos las 5 personas imprescindibles a la hora de controlar un proyecto (más alguna otra que te sorprenderá verla también). Entre todos ellos asegurarán que el proyecto está siendo ejecutado según el plan línea base. Además, harán posible comparar el progreso del proyecto con el plan original, identificarán posibles problemas futuros tan pronto como sea posible para poder realizar acciones correctivas cuanto antes. Por último, ayudarán a recopilar los datos necesarios para preparar una reclamación de extensión de plazo o para la resolución de disputas.

¿Quién hace el Control de un Proyecto de manera profesional?

El Especialista en Control de Proyectos es la persona encargada de hacer el Control de un Proyecto de un modo profesional. No es un Gerente de Proyecto ni un Controlador de Proyectos. El especialista en Control de Proyectos es el nexo de unión entre las diferentes funciones dentro de un proyecto. Es la persona encargada de recopilar información, darle forma y preparar los diferentes informes de avance de un proyecto. Dichos informes llevarán consigo un análisis del proyecto basado en KPIs, curvas de progreso del proyecto y/o histrograma de recursos.

La información que debe recopilar un Especialista en Control de Proyectos es toda aquella relacionada con el cronograma de actividades, información financiera del proyecto, todo lo relativo con la función de Gerencia de la Cadena de Suministro o Supply Chain Management, así como información y datos sobre la fase de ingeniería, calidad y medio ambiente, seguridad y salud, y la que fuera necesaria sobre la propia función de gerencia de proyectos.

La persona Especialista en Planificación de Proyectos

Muchas veces el Especialista en Planificación de Proyectos y el Especialista en Control de Proyectos es la misma persona. Sin embargo, ésto va en función de la naturaleza del proyecto. En proyectos de gran presupuesto, quien hace el Control de un Proyecto de manera profesional es el Especialista en Control de Proyectos. Todas las tareas relacionadas con la creación de la línea base de proyecto, de actualizar el cronograma de Gantt de manera periódica, de analizar el Diagrama de Gantt, o de preparar informes de avance mediante curvas-S son realizadas por el Especialista en Planificación de Proyectos.

El Especialista en Planificación de Proyectos gestiona el Cronograma de Gantt mediante un software profesional de planificación de proyectos. Uno de los programas de planificación de proyectos más utilizados a nivel mundial es Primavera P6, de Oracle. Sin embargo, existen otros como Microsoft Project.

Controlador de Proyectos: figura clave para el control de un proyecto

La tercera figura que desde Project 2080 consideramos importante a la hora de realizar el Control de un Proyecto es el Controlador de Proyectos o Project Controller. Esta figura representa el control financiero del proyecto. El Controlador de Proyectos debe recopilar desde la fase de preparación de la línea base, y de manera regular, los datos financieros del proyecto, tales como: venta del proyecto, coste del proyecto, margen de proyecto, riesgos, oportunidades, contingencias, etc.

El Controlador de Proyectos, es la persona encargada de crear una estructura de códigos para ir imputando el coste de nuestro proyecto mes a mes. Esta estructura deberá ser aprobada por el Project Manager y distribuida a todos los participantes del proyecto. Estos códigos deben englobar el coste de la mano de obra, la maquinaria, equipos subcontratados, así como los materiales que necesite el proyecto para ser ejecutado correctamente. Como herramienta de control de costes, podemos hablar de SAP, ampliamente utilizada a nivel mundial.

Además del control financiero que el Controlador de Proyectos hace de manera regular, éste también trabaja junto con el Especialista en Planificación de Proyectos para desarrollar la Estructura de Descomposición de Costes o Cost Breakdown Structure (CBS). Esta estructura consta de una serie de códigos únicos que mapean tanto con los códigos de coste descritos en el párrafo anterior como con los códigos de la Estructura de Desglose de Trabajos o WBS (Work Breakdown Structure).

Gracias a los códigos CBS, a la WBS, y al mapeo que se haga con los códigos que el Controlador de Proyectos usa para el control de costes de proyecto, el Especialista en Control de Proyectos tendrá la estructura inicial para la creación de multitud informes que crucen los datos relativos al cronograma de proyecto y a los costes de proyecto. Estos datos serán la base para la Gestión del Valor Ganado o Earned Value Management (EVM).

Responsable de la Ingeniería del proyecto

Una vez hemos visto la figura del Especialista en Control de Proyectos, Planificador de Proyectos y Controlador de Proyectos, ¿sabes quién más realiza el control de un proyecto? Hablemos ahora del Responsable de la Ingeniería del Proyecto. En otros foros se le denomina responsable técnico del proyecto. Esta es la figura más importante dentro del departamento de ingeniería del proyecto. Es el encargado de definir la lista de entregables o lista de planos del proyecto. En ella, el responsable de ingeniería asigna cada plano dentro del correspondiente WBS, el cual ha sido previamente definido por el planificador del proyecto. De este modo, será mucho más sencillo realizar el seguimiento del proyecto mes a mes ya que el planificador del proyecto podrá identificar estos planos dentro del cronograma de Gantt.

Además, el responsable técnico del proyecto será el encargado de distribuir las tareas de ingeniería entre su equipo de trabajo.  De este modo, podrá facilitar al Especialista en Planificación y Control de Proyectos la valoración de sus recursos propios.

Gracias a la lista de planos y a la valoración de los recursos propios de ingeniería, el planificador del proyecto podrá asignar a cada tarea la carga de trabajo de la fase de ingeniería. Cabe destacar que el responsable técnico debe revisar y aprobar la línea base de proyecto. Dicho compromiso debe ser con las fechas, actividades a realizar, así como con la valoración de recursos propios.

Responsable de la Cadena de Suministro

Del mismo modo que ocurría con el Responsable de Ingeniería, el Responsable de la Cadena de Suministro alimenta de datos clave tanto al Especialista de Planificación de Proyectos como al Controlador de Proyectos. La fase de compras y logística quedará definida durante la fase de creación de la línea base de proyecto. En este proceso, existe un compromiso del Responsable de la Cadena de Suministro con el cronograma de trabajo. Las actividades de la Cadena de Suministro nos darán información acerca de las fechas en las que se hicieron los pedidos, de los periodos de fabricación, de hitos intermedios, así como de entrega en obra de cada unos de los suministros.

Como en cualquier otra fase de proyecto, todo el alcance referente a la cadena de suministro se distribuirá según la Estructura de Desglose de Trabajos.  Así mismo, dicho alcance se codificará mediante los códigos CBS (Cost Breakdown Structure). Finalmente, la imputación de los costes llegarán a manos de Controlador de Proyectos, para poder actualizar el programa de gestión financiera y de costes del proyecto.

Otro tipo de profesional que hace el Control de un Proyecto

Además de los 5 profesionales dentro de la gestión de proyectos que hemos descrito más arriba, de manera adicional queremos hablar de otras figuras que también aportan su granito de arena cuando se realiza el Control de un Proyecto.

Responsable de Seguridad, Salud y Medio Ambiente dentro del Control de Proyectos

Tanto la seguridad y salud, como el medio ambiente, son aspectos de muy alta importancia durante la ejecución de un proyecto. Es por ello que durante la fase de Control de Proyectos sea necesario ver el progreso de los diferentes KPIs que se hayan definido al comienzo del proyecto. Como sucede en los casos anteriores, el HSE Manager será el encargado de facilitar toda la información necesaria al Especialista de Control de Proyectos.

Responsable de Riesgos, Oportunidades y Contingencias

La importancia del ROC (Risk, Opportunities & Contingencies) proviene de la idea de anticiparnos al futuro. Tanto desde el punto de poder mitigar riesgos, como por el hecho de ver oportunidades que nos ayuden a mejorar el margen de nuestro proyecto. Se trata de un proceso continuo que nace en la fase de licitación u oferta. Mes a mes deberemos ir haciendo un seguimiento y monitoreo de los riesgos, oportunidades y contingencias de nuestro proyecto. Normalmente, ésta es una función del Project Manager. Sin embargo, pueden darse casos en los que sea necesario crear este puesto dentro de un proyecto, debido a la envergadura del mismo. Llevar correctamente la gestión del riesgo, oportunidades y contingencias es una labor de todo el equipo de proyecto. Al fin y al cabo, todos ellos forman parte del ROC, en mayor o menor medida.

Responsable de la Gestión del Cambio

Por último, pero no menos importante, hablaremos de la figura de Responsable de la Gestión del Cambio. Hay proyectos que, por su gran envergadura, requieren una persona que gestione el cambio dentro de un proyecto. Estos cambios pueden impactar tanto en el coste como en el plazo del proyecto. En algunos casos, los cambios son debidos a modificaciones en el alcance del proyecto. Otras veces, son cambios que hacen referencia a costes unitarios. Lo que está claro, es que necesitaremos hacer un seguimiento y control de estos cambios por su impacto en el proyecto. La gestión del cambio se debe reflejar tanto a nivel financiero como a nivel de cronograma de actividades.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

El Control de Proyectos hace que pasemos a un nivel superior dentro de la gestión de proyectos. Ésto es gracias a la información que se obtiene de manera regular de los diferentes responsables del proyecto. Esta información permite al Project Manager gestionar el proyecto, hacer un seguimiento más férreo del mismo y poder informar con antelación de las diferentes acciones a tomar para reducir el nivel de riesgo del proyecto. En definitiva, el Control de Proyectos ayuda a anticiparnos a problemas y tener tiempo de reacción para solucionarlos sin que impacte en el coste, calidad y plazo del proyecto. Es por ello que un buen equipo multidisciplinar, y especialista en cada una de sus tareas, es necesario para poder cumplir con los objetivos marcados en la línea base del proyecto.

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Paso 1: crear la línea base de proyecto

¿Cómo se realiza el control de un proyecto sin conocer aquello que queremos controlar? Complicado. Si no disponemos de una buena línea base de proyecto, no seremos capaces de llevar un adecuado seguimiento y control del proyecto. En otros de nuestros post ya te hablamos sobre qué es una línea base de proyecto . Pero, ¿cómo se realiza el control de un proyecto gracias a la línea base de proyecto?

Nuestra línea base de proyecto debe ser capaz de englobar de una manera clara el alcance del proyecto, los recursos necesarios para la ejecución del proyecto, así como los costes del proyecto. Éstos son los tres mecanismos de seguimiento y control de proyectos que utilizamos en Project 2080. Nuestra experiencia nos dice que estos tres pilares sustentan una sólida línea base de proyecto, la cual es el cimiento de un adecuado seguimiento y control de proyecto.

El camino crítico del proyecto

Por último, la línea base de proyecto será esa fotografía inicial contra la que iremos comparando el progreso de nuestro proyecto de manera regular. Gracias a este primer cronograma de actividades línea base conoceremos el camino crítico de nuestro proyecto, clave para realizar el seguimiento y control de las actividades más críticas de nuestro proyecto. Si quieres, puedes refrescar tus conocimientos en nuestro post sobre qué es el camino crítico de un proyecto .

Paso 2: cómo se realiza el control de un proyecto gracias a las curvas-S

Una vez disponemos de nuestro cronograma de actividades línea base y de la ruta crítica y rutas sub-críticas del proyecto , estamos en disposición de obtener diferentes curvas-S del proyecto. Estas curvas-S deben su nombre a que cuando se acumulan a origen los valores relativos en el tiempo, su forma se va asemejando a una «S» tumbada.

Las curvas-S se obtienen una vez se han introduccido los diferentes recursos en las actividades de nuestro cronograma. Salvo las actividades que son parte del camino crítico, cuya holgura es de cero unidades de tiempo, el resto de actividades presentan cierta holgura. Ésto hace que se obtengan 2 tipo de curvas. A estas curvas-S se les denomina Línea Base más temprana (Early Baseline) y Línea Base más tardía (Late Baseline).

Por último, también seremos capaces de obtener curvas-S según la fase de proyecto o paquete de trabajo que queramos controlar y hacer su seguimiento. A continuación, podéis ver un ejemplo de curva-S que se utilizó para hacer el control de una viga de atado en la construcción de un dique de hormigón armado:

El Método del Valor Ganado

El Método del Valor Ganado es uno de los métodos más claros para realizar el seguimiento de un proyecto. ¿Cómo se realiza el control de un proyecto gracias al Método del Valor Ganado? El seguimiento y control de un proyecto utilizando la metodología del Valor Ganado se realiza teniendo en cuenta las diferentes curvas-S que se van generando durante la ejecución de un proyecto.

A continuación puedes ver un cuadro interactivo para refrescar tus conocimientos sobre la Gestión del Valor Ganado:

Paso 3: definir KPIs

¿Cómo se realiza el control de un proyecto gracias a KPIs o, dicho de otro modo, cómo ayudan los KPIs a llevar el control y seguimiento de un proyecto? Muy sencillo. Los Indicadores Clave de Desempeño o KPIs (Key Performance Indicators) son aquellos indicadores que se usan para poder medir todo tipo de variables de un proyecto, como el avance de determinadas fases o paquetes de trabajo que, debido a su naturaleza, es necesario sintetizar e ir analizando de manera regular. Estos medidores de desempeño nos ayudan, por tanto, a analizar diferentes elementos del proyecto, así como a tomar decisiones. Nos ofrecen una visión global y simplificada del proyecto.

A la hora de definir estos indicadores de desempeño o KPI, deberemos tener en cuenta:

• qué tipo de paquetes o elementos queremos controlar. Por ejemplo, un KPI podría ser el número de m3 de hormigón a verter en obra.
• qué datos necesitamos y dónde conseguirlos para obtener la información que necesitamos. En el caso de nuesto ejemplo, los datos que necesitamos los conseguiríamos a través de los albaranes de entrega del camión cuba de hormigón, o de la planta de hormigonado.
• asignarles un valor objetivo o un rango de valores en el cual debermos movernos.  Siguiendo con el ejemplo anterio, el KPI podría ser no hormigónar menos de 2.000 m3 de hormigón al día debido a la capacidad de la planta de hormigón que nos hace el suministro de material en obra.
• fijar la frecuencia con la que se analizarán (diaria, semanal, mensual, etc.). Para finalizar con el ejemplo anterior, queremos controlar el progreso de manera diaria.

Del mismo modo que se hace para un proyecto, también se pueden marcar diferentes KPI objtetivo dentro de un cronograma de actividades. Por ejemplo, un indicador de desempeño sería el número de actividades con holgura total menor a 10 días que se han retrasado respecto a la actualización del periodo anterior. El valor no debiera exceder del 2% de las actividades retrasadas en el periodo en curso. Otro medidor de desempeño podría ser el número de actividades con holgura total mayor de 40 días, cuyo valor no debiera exceder del 5 % del total de actividades.

Paso 4: el panel de control

Una vez creada la línea base del proyecto, de haber generado las curvas-S tras incorporar recursos a las actividades dentro del cronograma línea base, y de haber definido los KPI o Indicadores de Desempeño para medir algunas variables del proyecto, ¿sabes cómo se realiza el control de un proyecto de la manera más óptima posible, cuantitativamente hablando? A través de un panel de control, también llamado cuadro de mando o dashboard.

El panel de control es la herramienta que nos ayudará a conocer, desde un punto de vista cuantitativo, la situación del proyecto en base a sus principales métricas de control.  Dichas métricas serán comparadas con los objetivos marcados al comienzo del proyecto.

Cabe decir que los cuadro de mando o paneles de control puede realizarse de una manera global dentro del proyecto, o de modo individual para cada una de las fasesd del mismo. De este modo, podríamos contar con un panel de control operacional, así como un panel de control para el seguimiento y control de la fase de ingeniería, compras y logística, fase de construcción, etc. En todos ellos, es importante no olvidar nunca los objetivos que se plantearon durante la fase de preparación de la línea base de proyecto, así como fechas de implementación, desvíos, encargados de controlar cada objetivo, así como cualquier tipo de comentario o material adicional que complemente el cuadro de mando.

Paso 5: reuniones de seguimiento

Durante las reuniones de seguimiento el objetivo será recopilar toda la información necesaria sobre la situación actual del proyecto, el estado de los riesgos y oportunidades, y el progreso de las actividades en curso. La intención es ir viendo posibles desviaciones, además de si se ha generado algún riesgo u oportunidad en el proyecto que debamos comenzar a controlar.

Las reuniones de seguimiento se realizan de manera periódica.  La naturaleza del proyecto, su nivel de riesgo o criticidad, o su presupuesto, nos ayudarán a valorar mejor con qué frecuencia se llevarán a cabo estas reuniones de seguimiento. No debéis confundir una reunión de seguimiento con una reunión de planificación colaborativa.

Es en estas reuniones donde se ponen encima de la mesa los 4 pasos anteriores para llevar a cabo el seguimiento y control de tu proyecto. Se analizan los KPI, se compara la situación actual con la línea base del proyecto, y también observamos las diferentes curvas-S de progreso o el análisis del valor añadido del proyecto. Normalmente, a estas reuniones acuden los responsables de cada departamento, así como la persona responsable de la planificación y control de proyecto.

Una vez finalizada la reunión de seguimiento, se comunica a todas las partes involucradas las contramedidas o medidas de acción a llevar a cabo durante el siguiente periodo.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

En este momento, creemos que ya sabes todo lo necesario sobre cómo se realiza el control de un proyecto en 5 sencillos pasos. No obstante, tu opinión nos interesa. Por ello, si además de la línea base de proyectos, las curvas-S, la definición de los KPI, el panel de control o las reuniones de seguimiento, crees que hay algún otro punto que se nos escapa, déjanos un comentario más abajo. Y recuerda, casi todo se puede medir, controlar y seguir.

La entrada ¿Cómo se realiza el control de un proyecto? se publicó primero en Project 2080.

Tipos de arquitectura de Primavera P6

En primer lugar, vamos a ver los dos tipos de arquitecturas bajo las cuales trabaja la herramienta de Oracle Primavera P6:

1. Arquitectura Cliente-Servidor: ésta es una arquitectura que cubre un tamaño de usuarios mayor, así como grandes volúmenes de información. En este tipo de arquitectura, el software Primavera P6 depende de un proceso iniciado en un servidor. Las seis características que nos ofrece la arquitectura cliente-servidor son:
   • mayor escalabilidad
   • mayor desempeño
   • mayor disponibilidad
   • mayor seguridad
   • mayor integración
   • mayor operabilidad
2. Arquitectura tipo «Standalone»: se trata de una arquitectura pensada para trabajar con base de datos «express», ya que trabaja de manera local y sin necesidad de conexión a red. La gran ventaja de esta arquitectura es que son versiones gratuitas y que puedes descargar de la página web de Oracle. Por contra, el tamaño de la base de datos no excede de los 10 Gb. En este caso, Primavera P6 trabaja como un proceso separado e independiente, y no como parte de un proceso existente.

Una vez que conoces los dos tipos de arquitectura con las que trabaja la herramienta de Oracle, debes valorar qué tamaño, tipo y versión de base de datos necesita tu organización, como punto previo y necesario antes de la instalación del software Primavera P6. También debes saber que la herramienta de Oracle Primavera P6 es capaz de trabar con las siguientes bases de datos:

1. Oracle Database
2. Microsoft SQL Server / SQL Express
3. P6 Pro Cloud Connect
4. P6 Pro Standalone (SQLite)

Debido al carácter educativo y divulgativo de este artículo, nos centraremos en la base de datos instalada como «P6 Pro Standalone (SQLite)«. Esta es la versión que cualquier usuario que quiera aprender a manejar el software Primavera P6 de Oracle puede instalar en el ordenador de su casa, de manera completamente gratuita.

Cómo conectar la base de datos de Primavera P6 con Power BI

En primer lugar, ¿qué necesitas para conectar la base de datos de Primavera P6?

Paso 1: configurar la base de datos de Primavera P6

Lo primero de todo, haber configurado la base de datos tipo P6 Pro Standalone (SQLite) al realizar la instalación del software Primavera P6 en tu ordenador

Paso 2: instalar SQLite ODBC Driver (64 bit)

En segundo lugar, tener el SQLite ODBC Driver (64 bit) en tu ordenador. Esto es necesario ya que la vinculación de la base de datos de Primavera P6 con Power BI la haremos a través de la opción «ODBC», como se muestra a continuación:

Dentro de la web de descargas del driver deberás descargarte el siguiente e instalarlo, seleccionando todos los componentes:

Una vez instalados los drivers, tendrás que descargarte el siguiente instalador para la versión de windows «w64» e instalar todos los componentes:

Paso 3: configurar la fuente de datos de ODBC

Para ello, vete al menú inicio, busca «ODBC Data Source (64-bit)» y ábrelo.

Una vez abierto, en la pestaña «User DSN», resaltamos la opción «dBASE Files» y pinchamos en el botón «Add…»:

En la pantalla que se nos abra, seleccionamos la opción «SQLite3 ODBC Driver» y le damos a finalizar:

Entonces se abrirá una última ventana donde deberemos introducir el nombre de la fuente de datos con la que queremos que se muestre nuestra base de datos de Primavera P6, además de seleccionar el archivo correspondiente en nuestro ordenador:

Una vez hecho esto, le damos a OK, y de nuevo OK. Ya tenemos nuestra base de datos de Primavera P6 configurada como ODBC. Pasemos ya a Power BI para poder conectar nuestra base de datos y visualizar todas las tablas incluidas en ella.

Paso 4: obtener los datos en Power BI a través de ODBC

Hemos hecho ya lo más complicado, que es configurar nuestra base de datos de Primavera P6 para que pueda ser leída por Power BI como origen de datos tipo ODBC. Ahora nos toca abrir Power BI Desktop e ir a la opción de consultas «Transformar Datos»:

Una vez dentro del Editor de Power Query, seleccionaremos ODBC como nuevo origeny le daremos a conectar:

Se nos abrirá una nueva ventana donde podréis seleccionar ya vuestra base de datos de Primavera P6. En nuestro caso, la base de datos se llama «Project 2080»:

Una vez aceptemos, el trabajo está hecho: ya tendremos acceso a todas las tablas de nuestra base de datos de Primavera P6. A partir de aquí, podremos seleccionar aquellas que más nos interesen, dependiendo del tipo de informes o cuadros de mando que queramos desarrollar:

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Recuerda que las tablas del software de Oracle Primavera P6 están normalizadas y que existen algo más de 170 tablas diferentes. Cada una de estas tablas contiene diferentes campos y es es ellos donde se almacenan los datos. Dada la cantidad de datos que hay detrás de su base de datos, Primavera P6 es un muy buen programa para hacer Gráficas de Gantt. Ya que tanto el nombre de las tablas como los campos dentro de cada tabla pueden llegar a ser confusos, queremos regalarte acceso a la página web de mapeo de Oracle donde encontrarás el significado de cada uno de los elementos de estas tablas que conforman la base de datos de Primavera P6. También ten en cuenta que los campos calculados no se almacenan en la base de datos de Primavera P6.

La entrada Conectar ❰❰BASE DE DATOS SQL❱❱ de Primavera P6 con Power BI se publicó primero en Project 2080.

¿Qué es Power BI?

Power BI, según la página oficial de Microsoft, «es un servicio de análisis de negocio basado en la nube que le proporciona una vista única de los datos más cruciales de su negocio«. Power Bi nos ayuda a crear paneles o cuadros de mando dinámicos e interactivos. Alimentado a través de fuentes de datos, tales como: hojas de cálculo de Excel, servicios en la nube, datos de streaming y bases de datos locales. Todo ello, ubicado en la nube y capaz de manternernos informados en tiempo real, a través de una visión holística de las métricas claves de tu proyecto o portfolio. Dicho ésto, y antes de enseñarte a conectar Primavera P6 con Power Bi, vamos a ver por qué es importante Power BI para la planificación y control de proyectos.

¿Por qué es importante Power BI para la planificación y control de proyectos?

Power BI es importante para la industria de la planificación y control de proyectos ya que nos ayuda a dar un mejor servicio a la hora de elaborar informes y cuadros de mando para nuestros clientes. Dashboards basados en el análisis de los datos que alimentan nuestros cronogramas de actividades de proyecto, tales como: duraciones, fechas, hitos, recursos, costes, etc. De este modo, podemos incluso preparar informes sobre cómo evaluar la calidad del cronograma de proyecto de nuestro portfolio.

La planificación y control de proyectos nunca antes había vivido esta evolución y mejora. Nuestra función de análisis, basada en los datos que día a día nos alimentan, y nuestra ayuda y soporte en la toma de decisiones dentro de nuestros proyectos, ahora somos capaces de realizarla en tiempo real, con informes en la nube, en nuestros móviles.

Y qué decir de la inteligencia artificial de Power BI. Podremos hacerle preguntas como «¿cuáles son las actividades con un Soft Constraint?» y obtener una visualización impresionante e interactiva como respuesta. El lenguaje natural ha llegao a la planificación y control de proyectos.

Además, ahora seremos capaces en una única plataforma, de crear y publicar paquetes de contenido para determinados equipos, clientes u organizaciones enteras. La personalización de contenidos ya no es sólo cosa de Netflix. Project 2080 se ha unido al carro de la personalización de contenidos relacionados con la planificación y el control de proyectos. En este post, te estamos enseñando los primeros pasos, y la herramientas necesaria para conectar Primavera P6 con Power BI.

Se acabó el caos. Project 2080 te pone el futuro de la gestión de proyectos en la palma de tu mano. Vamos a hacer que el Cronograma de Actividades de Gantt, así como los informes y temas más complejos de tus proyectos sean atractivos y accesibles, y te ayuden en la toma de decisiones.

Diferentes accesos a Power BI

Actualmente, Power Bi dispone de diferentes productos a nuestras disposición. Éstos son:

• Power BI Desktop: versión escritorio de Power BI. En ella tendrás acceso a todas las funcionalidades necesarias para desarrollar tus informes, tales como: conectar fuentes de datos, preparar, adecuar y modelar los datos con facilidad. Todo ello con la única finalidad de poder analizar datos, encontrar patrones y preparar informes interactivos y personalizados para tu equipo de proyecto.
• Power BI Pro: a través de esta opción, podrás llevar a cabo una colaboración basada en datos más eficaz. Compartir visualizaciones, distribuir hallazgos, acceso  a las visualizaciones durante tus desplazamientos, mejorar de la colaboración a través de los comentarios de los equipos, e incluso suscripciones a contenidos para mantenerte al día.
• Power BI Premium: la cual ofrece una solución avanzada de preparación de datos en autoservicio que permito a todos los usuarios y organizaciones acelerar la entrega de conocimientos y colaborar con facilidad.
• Power BI Mobile: llévate los conocimientos a cualquier parte. Estar siempre conectado a los datos, allá donde te lleven tus proyectos. La inteligencia empresarial móvil o «mobile business intelillence» está a tan solo un toque de distancia.
• Power BI Embedded: utilidad para añadir tus analíticas e informes interactivos a tus propias aplicacones.
• Servidor de informes de Power BI: Power BI Report Server es la solución local que permite crear informes hoy, con la flexibilidad de cambiar a la nube en el día de mañana.

Aprende a conectar Primavera P6 con Power BI

Una vez te hemos enseñado lo que es Power BI, incluyendo las diferentes alternativas para acceder, y hemos visto la importancia de Power BI en el campo de la planificación y control de proyectos, pasemos a saber cómo conectar Primavera P6 con Power BI.

Una persona que trabaje en el departamento de planificación y control de proyecto de una empresa con la herramienta Primavera P6, u otra parecida, sabrá de la importancia de los filtros y los modos de agrupar u ordenar los datos de nuestro proyecto. En otras palabras, el planificador está acostumbrado a segmentar el proyecto por diferentes códigos, por fechas, por duraciones, por criticidad, etc. Un modo estático, a la vez que complicado, para mostrar los datos en una vista que podríamos incluso a guardarla como plantilla o layout en P6.

Es ahí donde Power BI abre un nuevo camino en el campo de la planificación y control de proyecto a través de sus visualizaciones dinámicas e inteligentes. ¿Quieres mostrar tus actividades en un rango de fechas? ¿Desearías conocer cuáles son las 5 actividades más críticas dentro de la WBS de cimentaciones? ¿Te gustaría conocer cuál es el avance de la fase de ingenería de tu proyecto? Todo ello está a tu alcance, pero necesita cierta preparación previa. Empecemos por el principio.

Antes de comenzar con la guía paso a paso para conectar Primavera P6 con Power Bi, queremos que sepas que hay 3 métodos para cargar los datos desde la herramienta de planificación de Oracle a Microsoft Power BI:

1. Copiar los datos de Primavera P6 y pegarlos en una hoja de cálculo Excel
2. Usar la herramienta de reportes de Primavera P6 y exportarla a un archivo «.csv»
3. Conectar la base de datos de Primavera P6 con Power BI

en este artículo hablaremos del primer método: «copiar los datos de Primavera P6 y pegarlos en una hoja de cálculo Excel». No obstante, los otros dos métodos los trataremos en profundidad en futuros artículos de este blog de planificación y control de proyectos para que así puedas elegir entre cualquiera de ellos. Vamos ya con la guía paso a paso para conectar Primavera P6 con Power Bi.

Paso 1: preparar los datos desde Primavera P6 en Excel

En primer lugar, copiaremos los datos de P6 y los pegaremos en una hoja de cálculo Excel, tanto para los datos de la ventana «Projects»:

como los datos de la ventana «Activities» de P6:

Destacar que las hemos configurado las columnas a mostrar. Las columnas de la ventana de «Projects» que hemos copiado son las siguientes:

En cuanto a la ventana «Activities», hemos seleccionado las siguientes columnas:

Importante recordar que al copiar los datos, dentro de las preferecias del usuario de Primaera P6, no incluyamos las etiquetas tanto en el formato de las unidades como de las duraciones:

Del mismo modo,  dentro de «User Preferences», en la pestaña «Dates» o fechas, poner una configuración que esté alineada con la configuración de fechas que tengas en Excel y en Power BI. En nuestro caso, la configuración es la siguiente:

Una vez copidados los datos en Excel, toca crear tablas dinámicas de estos datos, ya que nos interesa llevarnos la tabla ya creada. Como ya sabéis, Primavera P6 identifica ciertos hechos en sus fechas (Start y Finish) con diferentes caracteres. Por ejemplo, usa el caracter «A» para decirnos que esa fecha ya está cumplida, es decir, se trata de una actividad cuyo comienzo y/o finalización ya ha sido declarado como completado. Del mismo modo, P6 usa el caracter «*» para chivarnos de que en esa actividad hay algún tipo de restricción del tipo «Finish On», «As Late As Possible», etc. Para que estos caracteres especiales no nos den problemas al transformar los datos en Power BI, deberemos eliminarlos de nuestra tabla dinámica.

En nuestro caso, usamos tres pestañas dentro de nuestros archivos Excel: «Instructions», para explicar cómo hay que copiar y pegar datos; «Paste from P6», para copiar los datos como texto; y «PBI Schedule Quality», donde ubicamos la tabla dinámica formulada. En la pestaña donde se ubica la tabla dinámica, las celdas que corresponden a las columnas relativas a fechas, además de darles un formato de fecha, las formulamos del siguiente modo para elminar las marcas o caracteres que representan las restricciones mecionadas en el párrafo anterior:

Paso 2: cómo obtener los datos en Power BI

Una vez que tengamos los datos de Primavera P6 en una hoja de cálculo Excel, es hora de llevárnoslos a Power BI. Para ello, dentro de Power BI Desktop, nos iremos Inicio / Transormar Datos, ya que tendremos que hacer ciertas transformaciones de nuestra tabla dinámica original en Excel:

A continuación, haremos una nueva consulta y seleccionaremos, como nuevo origen de datos, la opción «Excel»:

Una vez selecciones el archivo donde tienes tus tablas dinámicas, se abrirá un navegador donde aparecerán las hojas de tu archivo, así como las tablas que hayas creado. En nuestro caso, seleccionaremos la tabla:

De este modo, acabamos de vincular nuestro archivo Excel con Power BI.

Paso 3: transformar los datos mediante el Editor de Power Query

Ya estarían conectados y listos para trabajar en el Editor de Power Query. A partir de ahora entraría en juego nuestra habilidad para transformar datos dentro de Power BI: administrar columnas, reducir filas, ordenar campos, dividir columnas, agrupar, combinar consultas y otras funciones relativas a inteligencia artificial. Una vez hayamos configurado nuestra nueva consulta podremos  «Cerrar y aplicar»:

Paso 4: modelar los datos

Un paso previo a comenzar el montaje de nuestro cuadro de mando o «dashboard» en Power Bi, consiste en modelar los orígenes de datos y aministrar las relaciones entre ellos. Aquí es donde reside parte de la magia de Power BI. Una característica que abre un mundo nuevo para los profesionales de la planificación y el control de proyectos. Para poder modelar, nos iremos a la pestaña «Modelo» que se ubica en el margen izquierdo de nuestra pantalla y comenzaremos a relacionar las diferentes tablas.

Debemos distinguir tres diferentes tipos de tablas. Existirán las tablas denominadas «Lookup Tables», que nos servirán para segmentar nuestras visualizaciones; «Data Table» o «Fact Table», donde residen todos los datos a analizar (fechas, número de actividades, relaciones, etc); y las «Measure Table», que representan las medidas que hemos creado para ser representadas en nuestra visualización o cuadro de mando. En nuestro ejemplo, las tablas y relaciones que hemos creado son:

Paso 5: crear nuevas medidas

En este paso es donde reside el cálculo de los datos. La creación de medidas hará que, de manera dinámica, se realicen cálculos basados en los datos de nuestra tabla «Data Table» o «Fact Table». Las medidas son un punto clave y poderoso Power BI ya que nos permitirá mostrar casi cualquier tipo de dato dentro de nuestro cuadro de mando. Para el ejemplo de este artículo, las medidas que hemos creado hacen referencia a cada uno de los 14 puntos que la DCMA tiene en cuenta para la valoración de la calidad de los cronogramas de proyecto. Si quieres saber más sobre este tema, puedes echr un vistazo en nuestro artículo sobre cómo evaluar la calidad del cronograma de proyecto cómo evaluar la calidad del cronograma de proyecto.

Paso 6: visualizaciones para la creación de tu cuadro de mando

Estamos ya en disposición de dar rienda suerta a nuestra creatividad y comenzar a montar nuestro cuadro de mando o dashboard en Power BI. Para ello, deberemos echar mano de las visualizaciones que nos ofrece Microsoft Power BI, además de otros elementos como cuadros de texto, figuras geométricas, etc.

Paso 7: tras conectar Primavera P6 con Power BI, es hora de publicar

Por último, y no menos importante, llegamos al punto en el cual mostraremos nuestro nuevo cuadro de mando. Un cuadro de mando hecho en Power BI con datos que provienen de la herramienta de planificación Primavera P6, a nuestro equipo de proyecto. Éste servirá para poder analizar de una manera más dinámica y en tiempo real, el estado de nuestros proyectos. Para ello, simplemente habra que ir a la opción «Publicar». Voilá, nuestro nuevo informe pasará de Power BI Desktop a estar visible en la web de Power BI de nuestra organización.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

La era de Power BI ha llegado. La función de planificación y control de proyectos ha dado un salto de calidad nunca visto antes. Ahora está al alcance de todo poder vincular bases de datos y visualizar cualquier tipo de KPI relevante. Saber conectar Primavera P6 con Power BI es sólo el primer paso. La creación de modelos y visualizaciones en un trabajo que lleva algo de práctica y saber dar rienda suelta a nuestra creatividad. Una vez lo consigas, olvidarás todas esas horas que echabas delante de una hoja Excel.

La entrada Conectar Primavera P6 con Power BI ❰❰EXCEL❱❱ se publicó primero en Project 2080.

¿Quién es René Morkos?

René Morkos es el fundador y CEO de Alice Technologies, empresa situado en Menlo Park (California, Estados Unidos) y que ofrece soluciones, basadas en inteligencia artificial, a los desafíos a los que se enfrenta la industria de la construcción. René Morkos se formó como Ingeniero Civil y Medioambiental en la Universidad Americana de Beirut. Entre los años 2006 y 2007, estudiaría un Máster en Gestión de la Construcción, en la Universidad del Sur de California. Finalmente, entre los años 2007 y 2013, sacaría el Doctorado en Ingeniería y Gestión de la Construcción en la Universidad de Stanford, donde formaría parte del grupo GAIA (Green Alliance for Innovative Action). Así mismo, se convertiría en vicepresidente de la AGS (Associated General Contractors of America), miembro de la CMAA (Construction Management Association of America) y del DBIA (Design Build Institute of America).

A nivel profesional, además de ser el fundador de Alice Technologies, trabajó como ingeniero de proyectos, ingeniero de análisis de estructuras, project manager, ingeniero de automatización, tanto en Estados Unidos como internacionalmente. Desde 2018, es profesor en la Universidad de Stanford en la materia de «Gestión, Fabricación y Construcción».

Gestión de Proyectos 4D

La planificación de proyectos es una parte importante dentro de la gestión de proyetos. Hasta no hace muchos años, el campo de la planificación de proyectos se trataba de una tarea bidimensional: tareas y tiempo. Nacen los Diagramas de Gantt, los cuales reflejaban estas dos dimensiones. En paralelo, se trabajaba en el diseño o ingeniería del proyecto, a través de planos o modelos 3D. Entonces, se comienza a pensar en la integración de la planificación y del modelado 3D para dar lugar a un modelo dinámico en 3 dimensiones, donde cada fase de la ejecución física del proyecto se representa en una línea de tiempo. Mediante estos modelos 3D, seremos capaces de ver cómo se ejecuta un proyecto en el tiempo.

Sin embargo, se da un paso más, integrándose una nueva dimensión al modelo ya existente que representaba las actividades ejecutadas en el tiempo mediante elementos constructivos. Esta nueva dimensión sería el coste y todo lo que conlleva, tal como la gestión de recursos como mano de obra, maquinaria y materiales. Es ahí donde nace la gestión de proyectos 4D y la era BIM. Empresas como Synchro han hecho una labor enorme para integrar en una única herramienta la planificación, el modelado 3D y los costes asociados al proyecto, como se puede ver en el siguiente vídeo:

¿Qué es ALICE?

ALICE es la primera plataforma a nivel mundial, basada en inteligencia artificial y aplicada a la industria de la construcción. El acrónimo ALICE viene de ArtificiaL Intelligence Construction Engineering (Inteligencia Artificial Construcción Ingeniería). Se trata de un simulador de construcción generativa que es capaz de ingerir un modelo BIM (Building Information Modeling) y usar un conjunto de reglas y algoritmos para generar de manera rápida miles de opciones viables a nivel de cronograma de proyectos, sólo presionando un botón. En este simulador se permite cambiar parámetros en tiempo real, tales como: el número de grúas o los retrasos en la ejecución de actividades, para así ver de manera instantánea el impacto en dicho cronograma de actividades.

Hay cuatro puntos en los que ALICE y su IA se enfocan para resolver los complejos desafíos del día a día en la construcción:

1.  resolver las complejas restricciones de un proyecto y poder validar el plan de construcción;
2. optimizar los recursos de un proyecto, tales como: la mano de obra, la maquinaria y equipos, o los materiales;
3. definir y simular cientos de posibles escenarios a lo largo de la vida de un proyecto, para así encontrar la mejor manera de ejecutar la fase de construcción;
4. mejorar, en cuestión de minutos y en una fase temprana del proyecto, tus cronogramas y planes de construcción.

Alice Technologies ya ha trabajado en proyectos de infraestructuras, proyectos de minería, proyectos industriales, Oil & Gas y Data Centers.

ALICE aplicado a proyectos de infraestructuras

La tecnología de inteligencia artificial aplicada a la gestión de proyectos que ofrece ALICE, se ha aplicado en un proyecto de autopista de $600M de presupuesto. Autopista de 20 km de longitud que incluía pasos superiores. En este proyecto, hubo dos equipos de trabajo por separado: un equipo trabajando con la herramienta de planificación Primavera P6, y otro equipo trabajando con ALICE y su inteligencia artificial. Ambos equipos de trabajo compararon resultados al final del proyecto. Tras seis meses de trabajo, el equipo ALICE se convirtió en claro vencedor gracias a un cronograma de actividades más optimizado y significativamente más rápido. Finalmente, se ahorraron 69 días de trabajo en la ejecución del proyecto gracias a la tecnología basada en inteligencia artificial de ALICE.

Otro ejemplo en el que ALICE resultó mucho más eficiente a la hora de ejecutar el proyecto, fue en la ejecución de una cubierta compleja en un aeropuerto en Asia. El proyecto tenía un presupuesto de $3B y ALICE consiguió una reducción del plazo de ejecución de 47 días. En este caso, ALICE valoró los diferentes escenarios de posicionamiento de grúas y de secuencia de tareas. ALICE, una vez más, ayudó al equipo de proyecto a reducir el tiempo y coste de ejecución.

ALICE aplicado a proyectos de minería

En la industria de la minería, ALICE también muestra importantes síntomas de fortaleza frente a la planificación de proyectos tradicional. Una de las más grandes operaciones de minería en el mundo usó la inteligencia artificial de ALICE para explorar estrategias de optimización de recursos y mano de obra, llegando a puntos de utilización mucho más eficientes.

ALICE aplicado a proyectos industriales

El sector industrial, el cual se nutre de métodos y procesos industriales, también se beneficia de ALICE para la ejecución de proyectos de alto riesgo. En este caso, la tecnología basada en inteligencia artificial de ALICE ayuda a los contratistas industriales a desarrollar planes de proyectos mucho más detallados cuando el riesgo de ejecución está en su punto álgido.

ALICE aplicado a Oil & Gas

La industria de Oil & Gas es otro de los sectores donde la inteligencia artificial de ALICE puede aportar mucho. En este caso, ALICE ayuda a las refinerías a conseguir volver a procesos normales en tiempo, presupuesto, con la mayor seguridad y con el menor número de trabajos sin planificar posible.

ALICE aplicado en Data Centers

Dentro de la industria de la construcción de Data Centers, la velocidad es todo. En este caso, las simulaciones basadas en modelos BIM ayudan a identificar estrategias para poder realizar la consecución del proyecto lo más rápidamente posible.

EN PROJECT 2080 NOS GUSTARÍA QUE RECORDARAS

Nos estamos adentrando ya en el mundo de la Inteligencia Artificial. En este mundo hay un gran espacio para la IA comience a ser parte de la gestión de proyectos y de la industria de la construcción. Empresas como ALICE Technologies están haciendo esto posible: creando simulaciones y estrategias constructivas en apenas minutos; comparando docenas de opciones a la hora de planificar proyectos; realizando visualizaciones paso a paso de actividades realizadas; y monitoreando y optimizando los recursos clave de un proyecto. ¿Se acabará pronto la funcion del planificador como la conocemos hasta ahora, dando paso a la inteligencia artificial? ¿Nuestra profesión necesitará de especialistas en la gestión de estas nuevas herramientas para analizar y tomar decisiones? Seguro que muy pronto tendremos respuestas a estas preguntas.

La entrada Proyecto ALICE basado en Inteligencia Artificial se publicó primero en Project 2080.

Los métodos de valor ganado descritos se pueden visualizar utilizando una sencilla cuenta de con cinco paquetes de trabajo. Al evaluar el trabajo realizado, el valor planificado y el valor ganado siempre se determinan en la fecha de corte.

Método de Valor Ganado 50/50

The «Método de Valor Ganado 50/50» se usa para simplificar la manera de determinar el progreso de los trabajos de una determinada tarea, actividad o paquete de trabajo que se incluyen en el Diagrama de Gantt.

Cómo calcular el Valor Planeado o Planned Value (PV)

Al comienzo del paquete de trabajo, el primer 50% del BAC (Presupuesto al finalizar o Budget at Completion) se atibuye al PV. El segundo 50% se atribuye una vez el paquete de trabajo planificado finaliza. Durante todo el período, el valor planificado no aumenta. El valor planificado toma automáticamente el valor del 100%, si la fecha de finalización planificada del paquete de trabajo es anterior a la fecha de corte.

Cómo determinar el Valor Ganado o Earned Value (EV)

Para el EV (Earned Value o Valor Ganado), se aplica el mismo procedimiento que para el PV (Planned Value o Valor Planificado). Sin embargo, el inicio y el final efectivos del paquete de trabajo son decisivos para la nota de crédito. Al comienzo efectivo del paquete de trabajo, el primer 50% del BAC se acreditará como EV. Durante el tiempo restante del paquete de trabajo hasta su finalización, este valor no aumenta. Tan pronto como se complete el paquete de trabajo, el 50% restante de los costes presupuestados se acreditarán al EV. El «Método de Valor Ganado 50/50» es esencialmente un compromiso entre el Método de Valor Ganado 0/100 y la estimación del grado de finalización.

En el «Método de Valor Ganado 50/50», el rendimiento a menudo se sobreestima en la primera mitad de la duración del paquete de trabajo, pero se subestima en la segunda mitad. Por lo tanto, este método solo debe usarse para paquetes de trabajo cortos que se inician y completan dentro de dos períodos de informes consecutivos.

Método de Valor Ganado 0/100

El «Método de Valor Ganado 0/100» es un caso especial del Método de Valor Ganado «porcentaje al inicio / porcentaje a la finalización». Se utiliza para paquetes de trabajo o actividades cortas que se completan dentro del mismo periodo en el que se prepara el informe.

El «Método del Valor Ganado 0/100» funciona con una evaluación muy cuidadosa del trabajo ejecutado. Por lo tanto, no es adecuado para proyectos con pocos paquetes de trabajo, ya que esto puede conducir a distorsiones significativas de la realidad. Por lo tanto, puede suceder que el progreso total del trabajo tenga un valor constante durante cierto tiempo. Si se completan varios paquetes de trabajo al mismo tiempo, habrá un gran salto en el progreso del trabajo. Sin embargo, este método es muy útil para proyectos con muchos paquetes de trabajo pequeños y cortos, así como ciclos cortos de informes.

Por último, el «Método de Valor Ganado 0/100» es el método más conservador para evaluar el desempeño del proyecto, ya que tiende a subestimar el progreso del trabajo del proyecto. Este hecho lo convierte en el más seguro de todos los métodos de valor ganado.

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Existen varios métodos para el cálculo de valor ganado utilizados en todo el mundo para determinar el progreso de los trabajo realizados en un proyecto. Si quieres saber más sobre ellos, puedes verlos en nuestro artículo sobre los «métodos para evaluar el valor ganado«.

Para obtener más información sobre los métodos del valor ganado, la metodología del valor ganado y el análisis del valor ganado, no dude en comprar el libro Earned Value Management, de Roland Wanner.

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